Els professionals han d'utilitzar targetes de crèdit virtuals, no només els comptes a pagar

Suposem que la propera vegada que es noti una infracció de seguretat en una altra empresa, saps que no t’hauràs de preocupar, per molt que hagi estat la violació o per quants números de targeta de crèdit s’hagi fet. Suposem que ho sabíeu, encara que els delinqüents rebessin totes les dades de la targeta de crèdit de la vostra empresa a través d’un venedor, no hi podrien fer res. Això seria un alleujament enorme en comparació amb el que se senten ara, quan cada gran incompliment busca frenèticament les notificacions que també es prenen les seves dades.

Afortunadament, amb una mica d’ajuda del departament de comptes a pagar, cap professional de les TI s’ha de preocupar de perdre de nou els números de la targeta de crèdit del client. La raó és que ara és força fàcil per a les empreses fer pagaments amb números de targeta de crèdit virtual que només són bons per a una sola transacció. Un cop finalitzada aquesta transacció, el número no serveix per a res. No importa si els dolents tenen el número, el codi de seguretat i les dates de caducitat perquè no es pot tornar a utilitzar. Això pot passar quan configureu els vostres pagaments comercials mitjançant targetes de crèdit virtuals i, després, configureu el vostre programari de comptabilitat empresarial de manera que tot això passi automàticament i de manera transparent.

Què són les targetes de crèdit virtuals?

Les targetes de crèdit virtuals han estat durant uns temps, però fins fa poc, existien perquè els consumidors poguessin fer pagaments únics en línia com a forma de protegir-se contra el robatori d’un número de targeta. Per a ús empresarial, van ser les empreses més grans que van començar a utilitzar números de targetes virtuals per a contractacions i viatges, generalment com a part dels sistemes generals de pagaments comercials.

Però ara, els números de targeta virtual per a transaccions comercials també estan disponibles per a empreses més petites. El suport inicial prové de MasterCard, un dels majors noms de la indústria financera, tot i que és probable que segueixin altres proveïdors de pagament.

"Les targetes virtuals són una de les àrees de més ràpid creixement de la indústria", va dir Jeff Feuerstein, vicepresident sènior, Grans Productes del Mercat i Gestió de Productes de Plataformes a Mastercard. Va dir que la despesa de targeta de crèdit virtual de l'any passat als Estats Units va ser de 122 milions de dòlars.

Feuerstein també va dir que les companyies treballen ara amb els seus bancs per fer pagaments mitjançant números de targeta virtual i que en el procés estan eliminant els pagaments mitjançant xecs i pagaments automatitzats de compensació (ACH). Va dir que els clients comercials estan trobant que els pagaments amb targeta virtual són més segurs que altres formes de pagament i que, a més, solen ser menys costosos. En alguns casos, les empreses poden fins i tot trobar que reben un rebaix en els seus pagaments.

Com funcionen les targetes de crèdit virtuals

Per a la majoria de les empreses, els pagaments amb targeta virtual s’utilitzen per a contractacions i altres tipus de transaccions en què se’ls ofereix una factura sobre els lliuraments contra comandes de compra (PO). També s'utilitzen freqüentment per a pagaments de despeses de viatge, quan l'oficina de viatges intern utilitza una targeta de crèdit virtual.

La forma de funcionament del procés depèn del vostre sistema de comptabilitat i del banc que estigueu treballant. Com a exemple, MasterCard és compatible amb els seus dos sistemes de pagament virtuals, anomenats "MasterCard In Control per a pagaments comercials" i "MasterCard In Control per a viatges de negocis". La forma de gestionar MasterCard varia segons les vostres necessitats.

Hi ha un lloc web per a pagaments virtuals petits o poc freqüents, per exemple. Tanmateix, per a la majoria d’empreses, l’opció més senzilla és crear un nou tipus de fitxer de pagament que defineixi els pagaments que s’hauran de fer mitjançant un número de targeta virtual. Aquest fitxer de pagament es transmet al vostre banc on es processa i, a continuació, cada pagament del fitxer de pagament es fa mitjançant un número de targeta de crèdit únic, d’un sol ús, de 16 dígits. El vostre venedor mai veu un número real de targeta de crèdit, de manera que si s’incompleixen, no importarà.

Alguns sistemes de comptabilitat no utilitzen fitxers de pagament, per la qual cosa, hi ha una interfície de programació d'aplicacions (API) que permet als personal de TI integrar el sistema de pagaments virtuals al vostre sistema de comptabilitat existent. Diversos altres processadors virtuals de pagaments, com ara Bento Technologies 'Bento for Business, proporcionaran suport als desenvolupadors per implementar les seves API en el vostre sistema de comptabilitat. Altres, com DivvyPay's Divvy, inclouen interfícies d'usuari (IU) per a alguns dels sistemes de comptabilitat comercial més comuns.

Utilitzeu una VPN per garantir la seguretat

Per fer tot aquest treball, el vostre personal informàtic ha de poder modificar els fitxers de pagament o afegir el suport de l'API al sistema de comptabilitat existent. Com que aquesta informació de pagament sensible es transmetrà a la vostra entitat financera, o en alguns casos als vostres proveïdors, necessitareu una xarxa privada virtual (VPN) per garantir la seguretat. I, per descomptat, el vostre departament de comptabilitat necessitarà accés als registres de despeses perquè puguin auditar-los.

Actualment, la majoria dels bancs ofereixen aquest servei de pagament virtual de forma gratuïta com a servei per als seus clients, però això pot variar segons el banc, per la qual cosa haureu de consultar abans de comprometre’s. Els vostres venedors seran pagats igual que ho farien per a qualsevol altra transacció de crèdit, per la qual cosa no cal inscripció especial.

• Els millors serveis de VPN per al 2019 Els millors serveis de VPN per al 2019
• 5 coses que heu de conèixer sobre les targetes de crèdit virtuals 5 coses que heu de saber sobre les targetes de crèdit virtuals
• Els millors serveis de processament de targetes de crèdit per al 2019 Els millors serveis de processament de targetes de crèdit per al 2019

Val la pena assenyalar que l’ús de números de targeta virtual per als pagaments té uns avantatges addicionals més enllà de la seguretat del pagament i la llibertat de preocupació per incompliments del venedor. Segons Feuerstein, hi ha alguns beneficis importants en capital: ja que hi pot haver un retard de 30 a 45 dies en les despeses de capital, el seguiment de despeses es automatitza fàcilment i, en molts casos, l’ús d’aquest mètode de pagament amb targeta és menys costós que els xecs o ACH. pagaments. Sovint, és realment més barat que acceptar diners en efectiu per a béns o serveis.

Tanmateix, la consideració de fons per utilitzar els números de targetes de crèdit virtual és la seguretat. Els pirates informàtics que incompleixin un dels venedors no tindran números de targetes de crèdit que puguin utilitzar, per molt que es tracti i per molt feble que sigui la seguretat del venedor. I això val molt.