Revisió i valoració de Meeteor

Sovint no explotem plenament el potencial de les reunions de negocis del nostre dia a dia, de manera que és fàcil sentir que estan perdent el temps. Quan ningú està segur del propòsit de la reunió, els objectius i els resultats esperats o quines decisions realment cal prendre, la col·laboració es fa difícil. La gent acaba passant una hora parlant d’un gran pla, després del qual no passa res realment. Meeteor, que comença a partir de 9 dòlars per usuari al mes, té com a objectiu ajudar amb aquest problema.

Meeteor ajuda els membres de l’equip a organitzar objectius i materials abans que es reuneixin, guardin notes i assignin articles d’acció durant l’esdeveniment i facin seguiment de les tasques fins i tot després que tothom hagi sortit de la sala. La idea és capturar conclusions i idees que surtin d’una determinada discussió i, a continuació, fomentar i fer el seguiment de les decisions preses.

Gran premissa, execució "marcada". Si bé el programari té algunes idees excel·lents, té una implementació feble. Si es poden desactivar les funcions, Meeteor podria convertir-se en una eina realment útil a la vegada amb alguns dels nostres productes per a la col·laboració en línia, inclosos Podio i Slack.

Feu que la vostra gent cridi el meu poble

El procés de registre és senzill. Meeteor és gratuït per a equips de fins a cinc membres, la qual cosa facilita la sortida dels pneumàtics. Per a les organitzacions més grans, l’aplicació web cobra 9 dòlars per usuari al mes, amb llicències d’empresa disponibles amb preus específics només disponibles a partir de vendes de Meeteor. Els convidats de reunions (fora de la vostra organització) no es comptabilitzen en els termes de la concessió de la llicència, de manera que no haureu de pagar cap quota per a un sol visitant. El programari està integrat amb Microsoft Outlook i Atlassian HipChat, amb suport per a Google Calendar en breu, segons Meeteor.

La configuració inicial estableix la pertinença a l'equip i la configuració del sistema. Per exemple, els administradors controlen qui pot unir-se a un equip i quants equips hi ha. Els empleats amb un identificador de correu electrònic al domini de l’empresa podrien participar automàticament o poden demanar permís; els equips i els espais de treball poden ser privats tret que es convidi els membres.

Probablement voldreu investigar la connexió opcional de Meeteor amb Microsoft Outlook, perquè sense això la configuració de l'equip pot ser un dolor, especialment per a organitzacions més grans. Crear una organització, en particular una ad hoc, com ara un comitè de la indústria, significa copiar i enganxar IDs de correu electrònic als camps de la invitació. Està bé per a uns quants participants, però això envelleix ràpidament. Per tant, els administradors de TI amb un arbre de Active Directory (AD) de Microsoft Windows Server que conté centenars o milers d’usuaris voldran ràpidament utilitzar algun tipus d’exportació massiva. Com a mínim, Meeteor ha de sol·licitar permís per accedir a una aplicació de contactes o habilitar la càrrega de fitxers CSV. L’ideal seria que s’integri amb les aplicacions de gestió de relacions amb els clients (CRM) o les botigues de gestió d’identitat, ja que la llista de membres Meeteor emmagatzema només el nom i l’identificador de correu electrònic. Sovint, això no és suficient per ajudar-vos a trobar la gent adequada.

Els espais de treball us ajuden a organitzar reunions relacionades en funció del projecte, equip o qualsevol altra estructura que funcioni per a vosaltres. Es tracta bàsicament d’un directori compartit perquè pugueu ser tan granular o general com vulgueu.

Abans de la reunió: convida't, organitza't

Sovint, l’organització prèvia a la reunió consisteix en una tempesta de neu per correu electrònic amb una varietat d’adjunts en els quals almenys un destinatari important queda inevitablement fora de la llista de distribució. Aquí és on Meeteor brilla més brillant: Meeteor ofereix a tothom un lloc on compartir informació relacionada que sigui accessible mentre tothom pensa en el tema de la reunió. Si no és res, demana que els organitzadors es reuneixin per establir objectius clars i una agenda clara.

Creeu una reunió definint el seu propòsit (per exemple, "Decidiu a quines conferències hauríem d'assistir aquest any" o "Trieu destinataris de premis") i assignant-lo a un espai de treball. Se us demana que escolliu els participants, la data i hora de la reunió i la ubicació i la logística. Aquest és un altre àmbit en què la integració de Microsoft Outlook és útil si els administradors de TI han afegit sales de conferències a la Llista d'adreces globals. L'emplenament del formulari no us sorprendrà. Si ho fa, no us mantindreu confusos durant molt de temps. El text d’ajuda està ben dissenyat.

A continuació, Meeteor us guiarà en el procés de creació d’una agenda estructurada i us demanarà que proporcioneu els resultats desitjats, els temes específics de l’agenda i les instruccions de “treball previ” per ajudar els participants a preparar-se per a la reunió. Podeu penjar documents que us ajudin. També podeu proporcionar materials de reunió, regles bàsiques i definir funcions com ara facilitador i prenedor de notes. Cap d'aquests camps no és obligatori, que és un avantatge i un menys. D'una banda, facilita la simplicitat d'una reunió ad hoc. D’altra banda, fa un pas paral·lel a la reflexió que pretén eina.

És fàcil convidar els participants a la reunió d’una llista de membres de l’equip, però podeu convidar a qualsevol a una reunió per correu electrònic. Tots reben l’agenda amb antelació juntament amb una invitació al calendari, així com el resum després de la conclusió de la reunió. Només els usuaris de Meeteor poden contribuir a reunir les agendes i notes, gestionar tasques o administrar espais d’obra. Va bé, ja que demanar a algú que es registri a Meeteor (o a qualsevol altre servei) per a una reunió única és demanar problemes, sense oblidar-se de la confecció de la llista de contactes organitzativa.

Allà és on comença el problema, perquè planifica una reunió quan us escriviu el dia, l'hora i la ubicació (virtuals o físics). Si no utilitzeu el sistema de calendari de grups de Microsoft Outlook, haureu de buscar la programació dels vostres companys per separat. Això vol dir que, per a organitzacions més petites o reunions realitzades amb persones de diferents organitzacions, haureu de tenir una conversa separada (com ara "Quan esteu disponibles? És bo el dimarts?"). Em va fer desitjar algun tipus de funcionalitat "Si us plau, indiqueu quan funcionaria per a vosaltres", com ara la proporcionada per Doodle o Calendly. Si he de tenir cinc o deu converses de correu electrònic per configurar un temps de reunió acceptable, aleshores això és suficient per a que em preguntin per què necessito Meeteor.

A més, un cop programada una reunió, es troba en una llista autònoma de l'aplicació. He de recordar-ho d’afegir-lo a la meva iCal (o de qualsevol aplicació) manualment una vegada que arribi la invitació, de nou, tret que l’hagis integrat amb Microsoft Outlook. Fins i tot dins de Meeteor, les reunions no es presenten amb un calendari visual; això fa que sigui difícil veure que algú us ha convidat a una reunió de les 7:30 del matí o de fer el mapa del vostre dia. Bottom line: El valor de Meeteor s’orienta més a la realització i a l’optimització del potencial d’una reunió en lloc de la planificació i la logística.

Mantenir un registre de reunions

Els participants poden prendre notes amb Meeteor durant una reunió, que és un canvi de procés potent i útil per a la majoria de les reunions. La funció de notes fa que Meeteor sigui atractiu, especialment per a gent que assisteix a moltes reunions. La majoria de nosaltres escrivim notes a nosaltres mateixos, però no es comparteixen en un "Ara què hi farem?" forma, sobretot post-reunió.

Aquestes notes poden ser de text senzill o marcar-les com a tasques, decisions o "aprenentatges". Podeu acompanyar una decisió o aprenentatges amb un text que expliqui la seva raonament i impacte, però, inherentment, es tracta simplement de notes destacades. Això no és gens dolent, ja que encoratja els participants a preguntar "Aleshores, què es va decidir aquí?"

També podeu assignar tasques a un assistent de la reunió o a algú de l’organització. Cadascun es pot assignar una data de venciment i emmagatzemar-lo per categoria personalitzable (com ara "passos següents" o "cremador posterior"). Al nivell més senzill, és el que busques. Tanmateix, ens agradaria que les tasques tinguin configuració de prioritat o camps de temps, que no hi ha a la versió actual. Aquesta manca pot ser problemàtica per a persones que participen en diversos projectes o en nombrosos equips, exactament el tipus de clients amb reunions pesades que estarien interessats en Meeteor.

A més, no podeu assignar una tasca a algú que no estigui a l’organització, que és una altra supervisió. Imagineu un tema d’acció: "Assegureu-vos que el consultor en disseny web ens faci arribar les noves maquetes a partir del dimarts". El dissenyador no rebrà directament aquesta tasca o notificació de tasques a menys que sigui un participant de la reunió o un usuari de Meeteor. Això no és una supervisió crítica, ja que qui gestiona el dissenyador web probablement estigui a la reunió. Però, sens dubte, seria més convenient i eficaç si les tasques es puguin dirigir directament a personal extern.

Seguint

Quan finalitzi la reunió, podeu enviar el resum als participants perquè puguin integrar els seus objectes de tasca amb els seus propis calendaris, que de nou depèn de les funcions de la vostra aplicació de correu electrònic. El resum no mostra qui va ser convidat, qui va assistir i qui va ser un presentació no presentada. Aquesta és una altra de les funcions que ens agradaria veure, ja que de vegades es pot rebre aquest resum.

Les tasques assignades als participants de la reunió es mostren en una llista de tasques, però la gestió de les tasques de Meeteor és mínima. Probablement seguireu millor amb una aplicació de gestió de projectes o de gestió de tasques més completa, com Asana. Meeteor us permet fer clic en un element per dir que ho heu fet; es tracta d’això. No hi ha una funcionalitat més avançada, com ara una manera de registrar si totes les tasques assignades estan finalitzades, quan es van completar o fins i tot una manera de lliurar-les oficialment a algú altre ("En lloc seu, Bill farà").

Les relativament poques opcions d’integració de Meeteor afecten el servei, sobretot si es comparen amb moltes altres aplicacions SaaS (Programes com a servei), que generalment tracten de proporcionar tantes opcions d’integració a programari de tercers com a altres serveis possibles. En particular, la falta de suport de Meeteor per a l'API REST, que permetria als desenvolupadors interns d'un client construir les seves pròpies integracions, és un desconcert que la companyia hauria de fer front. Les reunions empresarials poden afectar qualsevol procés empresarial i, per tant, per extensió de diferents plataformes de programari empresarial. Fins i tot algunes integracions més per a candidats òbvits com ara calendaris i gestors de contactes serien excel·lents. Per ser just, Meeteor diu que s’apropen més funcions d’aquest tipus. El fet de millorar aquesta millora i afegir suport per al desenvolupament d'integració independent ajudaria sens dubte, en lloc que l'empresa mantingui tot el seu propi servei (com sembla l'estratègia actual de Meeteor).

En termes pràctics, he de muntar una reunió a Meeteor després de consultar amb altres persones sobre quin dia i hora els funciona. Aleshores, he de capturar els elements assignats per fer durant la reunió (i afegir-los manualment al meu calendari). A continuació, he de fer un seguiment d'aquests articles de tasca manualment o amb l'ajuda d'alguna altra aplicació de gestió de projectes. Amb més maneres de connectar Meeteor amb altres aplicacions, el programari té la possibilitat de solucionar el dolor que pateixen molts empresaris. Però, en la seva forma actual, obliga la informació necessària a ser negociat o introduït manualment dues vegades que voldreu provar detingudament Meeteor abans de comprar.