Revisió i qualificació del projecte Microsoft

La decisió d’utilitzar Microsoft Project com a aplicació dedicada a la gestió de projectes del vostre equip només té sentit quan s’alineen diverses estrelles. En primer lloc, heu de tenir un gestor de projectes certificat a bord per conduir el programari. En segon lloc, temps ha d’estar al vostre costat i el vostre gestor de projectes certificat no es pot precipitar per aprendre a utilitzar l’eina. En tercer lloc, el vostre equip ja hauria sigui una casa de Microsoft, o hauria estar disposat a convertir-se en un . En quart lloc, el nombre de projectes que gestiona l'equip i el nivell de complexitat hauria de ser bastant elevat. Si la vostra organització compleix aquests criteris, Microsoft Project pot ser una eina inestimable. Si no, us serveix millor una altra opció i n’hi ha moltes.

Si heu llegit fins ara i heu adonat que Microsoft Project no és adequat per al vostre equip, us recomano tres opcions més. Per a les empreses petites, Projectes Zoho i Projectes de treball en equip són les eleccions dels editors PCMag. Ambdues tenen un preu raonable i són molt fàcils d’aprendre a utilitzar, encara que encara no siguis un mestre de gestió de projectes. L’altra eina que guanya l’elecció dels editors és LiquidPlanner, una eina d’alta gamma ideal per a equips més grans que gestionen no només projectes, sinó també persones i altres recursos.

Unes poques advertències

Microsoft Project triga molt a aprendre a utilitzar i fins i tot a dominar. Escric aquesta ressenya des del punt de vista d'algú que no l'ha dominat (ni tan sols a prop), però que té Va experimentar-lo durant algunes setmanes i va fer preguntes als representants de Microsoft per obtenir més informació. El meu punt de vista inclou proves de comparació amb desenes d’altres aplicacions de gestió de projectes, des de lleugers dissenyats per a petites empreses fins a opcions de qualitat empresarial.

Com que Microsoft Project és una cosa interessant, recomanaria complementar el meu article amb les revisions d’usuaris de persones que han treballat amb l’eina àmpliament i que poden proporcionar visions diferents sobre com es manté a llarg termini.

Preu i plans

Hi ha dues maneres de comprar Microsoft Project. Podeu afegir-lo a una subscripció a Office 365 o bé comprar una versió autònoma per a desplegament local. Les opcions es confonen, així que deixeu-me anar a través de les peces.

Complement d'oficina. Quan afegiu Microsoft Project a una subscripció a Office, obteniu la versió basada en el núvol de l'aplicació. Hi ha tres nivells de preus per a aquest tipus de compres: Project Online Professional, Premium i Essentials.

Project Online Professional té un cost de 30 dòlars per persona i per mes. Amb aquest nivell de servei, cada persona utilitza l'aplicació d'escriptori Microsoft Project en un màxim de cinc equips només per a la gestió de projectes, no la gestió de cartera. Tot i que es tracta d’una aplicació d’escriptori, encara funciona al núvol ( és a dir , necessita una connexió a Internet per utilitzar-la). També s’inclou l’accés mitjançant navegadors web.

Project Online Premium costa 55 dòlars per persona al mes. Ofereix tot al compte Professional, a més d’eines de gestió de cartera. Inclou funcions d’analítica avançada i de gestió de recursos que no accediu al compte professional.

El tercer nivell, Essentials, no és un nivell de servei tant com un tipus de rol que podeu triar per als membres de l’equip que tenen responsabilitats bastant limitades a l’aplicació. Costa 7 dòlars per persona i per mes. Primer heu de tenir un membre Professional o Premium per utilitzar l’opció Essential. Els usuaris essencials només poden accedir a Microsoft Project mitjançant un navegador web o dispositiu mòbil. Només poden actualitzar l’estat de la tasca, treballar amb fulls de temps, compartir documents i comunicar-se amb els companys. No reben aplicacions d'escriptori ni cap altra funcionalitat.

Desplegament autònom local. Si no voleu utilitzar la versió allotjada al núvol de Microsoft Project, podeu allotjar-la localment i hi ha tres opcions per fer-ho.

Una és Project Standard, que costa 589, 99 dòlars amb càrrec com una tarifa única. Amb aquesta versió, obteniu un programari instal·lat localment en un equip i només una persona el pot fer servir. És un programari antic de l'escola en el sentit que no té cap funció de col·laboració. Obteniu eines de gestió de projectes, però res per a la gestió de recursos.

La següent opció és Project Professional per 1.159, 99 dòlars. Cada llicència és bona per a un sol equip. Té tot en Project Standard, més la possibilitat de col·laborar mitjançant Skype for Business, eines de gestió de recursos, fulls de temps i l’opció de sincronitzar-se amb Project Online i Project Server.

Project Server, l'última opció, és una versió de Microsoft Project que les empreses poden obtenir amb SharePoint 2016. Podria aprofundir sobre com obtenir SharePoint 2016 i els tres nivells del servei empresarial per a Office, però suposo que si aquesta opció és del vostre interès. Ja teniu un assistent a Microsoft que podeu demanar més informació.

Comparació de preus

Si utilitzem el preu de 30 o 55 dòlars per persona per mes per Project Online Professional com a base de comparació, quins són els nivells de servei que imagino que hi ha a la vostra casa de rodes si esteu llegint aquest article, els preus de Microsoft són a la gamma alta. per a petites i mitjanes empreses

TeamGantt és un bon lloc per començar a fer comparació. Ofereix servei que va des d’un compte gratuït fins a una subscripció avançada que costa 14, 95 dòlars per persona i per mes. És una eina basada en web que inclou col·laboració i és molt més fàcil d'aprendre a utilitzar que Projecte.

Un pla comparable amb Zoho Projects té un cost pla de 50 dòlars mensuals, independentment de quantes persones l’utilitzin. Projectes de treball en equip ofereix una tarifa plana mensual similar (69 $ al mes per tants membres de l’equip que necessiteu), com ho fa Proofhub ($ 150 al mes).

Si acudim a eines més d’alta gamma, LiquidPlanner comença a partir de 599, 40 dòlars l’any per un compte de petites empreses de fins a cinc persones. Aquest preu es basa en una tarifa de 9, 99 dòlars per persona i per mes, però aquest pla particular només es ven en un paquet de cinc places. El pla més popular de LiquidPlanner, Professional, és millor per a empreses mitjanes i grans. Es calcula que serà de 45 dòlars per persona i per mes, amb un mínim de deu persones. Igual que Microsoft Project, LiquidPlanner necessita temps per dominar-se en part perquè ofereix tantes eines tant per a la gestió de projectes com per a la gestió de recursos.

Altres plataformes de gestió de projectes adequades per a organitzacions més grans són Clarizen (a partir de 45 dòlars per persona al mes), Celoxis (25 dòlars per persona al mes; mínim per a cinc persones) i Workfront (uns 30 dòlars, segons la configuració).

Començant

No puc subratllar el fet que Microsoft Project sigui utilitzat per gestors de projectes amb experiència o amb més precisió formació. No està dissenyat per aprendre sobre la marxa. No inclou uns tutorials clars per començar. Assumeix familiaritat tant amb grans conceptes com amb detalls de la gestió de projectes. Si esteu pensant que podríeu utilitzar aquest programari, però vosaltres (o la persona responsable que utilitzarà l'aplicació) no sabeu què és un informe de referència, us aconsello seriosament que considereu una eina diferent.

L’aplicació en sí s’assembla molt a Excel. Té la mateixa interfície de cinta de pestanyes que es pot veure en altres aplicacions de Microsoft Office. La part de full de càlcul de l’aplicació conté totes les dades relacionades amb tasques o recursos. A la dreta de les cel·les hi ha un gràfic de Gantt que reflecteix la programació a mesura que es va creant.

Microsoft Project admet totes les coses típiques que voleu fer en una aplicació de gestió de projectes. Per a cada tasca, podeu introduir molts detalls, com ara una descripció, notes, data d'inici, durada de la tasca, etc. Els esdeveniments recurrents són compatibles, com són les dependències, els camps personalitzats i les línies bàsiques per fer el seguiment del progrés real enfront del progrés previst.

Les barres del gràfic de Gantt són interactives, de manera que a mesura que les ajusteu, la informació de les cel·les també s'actualitza. Quan una tasca està en curs, podeu indicar el percentatge que es fa fent lliscar una línia més petita dins de la seva barra de lletra associada cap a la dreta.

A més de tenir una vista gràfica de Gantt, Microsoft Project també ofereix visualitzacions de calendaris i diagrames. La vista del calendari és explicativa, mentre que la vista del diagrama és similar a la vista de Gantt, només conté detalls addicionals sobre la tasca. Si seguiu millor una línia de temps quan hi ha algun sentit d'una narració al darrere, pot ser útil la vista del diagrama.

Com s'ha esmentat, la primera vegada que utilitzeu l'aplicació, no hi ha massa entrenaments sobre com començar. Algunes aplicacions ofereixen tutorials interactius a la pantalla. Altres us inicien en un projecte de mostra. Encara d’altres us dirigeixen abans a un canal de vídeos d’ajuda per començar. Microsoft Project no té res d'això. De fet, la poca cosa que ofereix el Projecte només pot afegir la vostra confusió, com ara aquesta petita informació que vaig veure el primer dia:

"Per ser clar, Project Online NO és una versió basada en la web de Project Professional. Project Online és un servei completament separat que ofereix portafoli complet i eines de gestió de projectes al web. Inclou Project Web App i pot, segons la vostra subscripció, també inclou Projecte d'escriptori en línia Project, que és una versió de subscripció de Project Professional. "

Fins i tot després d’haver passat a detall totes les opcions de preus i plans, aquestes paraules encara em fan girar el cap.

Característiques i detalls

Microsoft Project és potent quan es tracta d’aspectes més detallats de la gestió de projectes, com ara la gestió de recursos, els informes i els fulls de temps. Poderós no vol dir fàcil o senzill, per descomptat.

A Microsoft Project, amb els nivells de servei que inclouen la gestió de recursos, podeu gestionar el treball (que inclou tant persones genèriques i persones específiques, com altres recursos relacionats amb el "treball"), materials i costos. Podeu fer molt amb aquests elements si teniu el temps i la inclinació.

Per exemple, podeu afegir detalls als recursos materials, com ara una unitat de mesura, i si voleu obtenir informació detallada, podeu introduir costos per als materials. I si els costos d’un material canvis amb el temps? A Microsoft Project, un panell de detalls addicional us permet fer un seguiment i tenir en compte els canvis en el cost al llarg del temps.

Amb els recursos laborals, he esmentat que podeu fer el seguiment de persones o generalitzat gent. En funció del treball que seguiu, potser haureu d’assignar recursos humans generals, com ara un "programador front-end" o "tester de QA", en lloc d’una persona específica. Tot depèn del que estiguis gestionant i de com.

Els informes són molt personalitzables, tot i que, com la resta de l'aplicació, es necessita temps per aprendre a utilitzar-los. Algunes de les característiques més rudimentàries són netes i sorprenentment senzilles d’utilitzar, però. Podeu generar un informe navegant a la secció d'informes i seleccionant quines dades voleu aparèixer en diferents mòduls de la pàgina. Mitjançant un quadre de selecció de camp a la dreta, podeu fer l'element més alt del projecte i, per sota, ella podeu afegir una taula que mostri quant de cada fase del projecte ja està completa i així successivament.

Tots els elements que afegiu a l'informe estan estilitzats i no s'ajusten automàticament per adaptar-se els uns als altres. Per exemple, si el text d’un element s’allarga, es pot bloquejar en un altre. Altres elements visuals menors sovint també necessiten fines. Podeu acabar malbaratant molt de temps canviant-vos les caixes i anireu anant elements a l'esquerra ia la dreta perquè sembli decent, cosa que probablement no serà el que pagueu. És una tasca de dissenyador.

Dit això, dissenyar els informes d'aquesta manera té un propòsit. Un cop hàgiu acabat amb tots els ajustaments, el producte final sembla que estigui preparat per exportar a una presentació directament (a PowerPoint, sens dubte), de manera que podeu passar de generar informes a compartir-los sense molts passos addicionals.

A la secció de fulls d’horari, per a aquelles versions de l’aplicació que l’inclouen, podeu fer que els membres de l’equip ompliu fulls de temps setmanals per la duració que necessiteu, com ara setmanalment o mensualment. Els membres de l’equip poden informar no només del temps dedicat a tasques relacionades amb els projectes, sinó que també poden indicar quina època de treball va ser, com ara la investigació, desenvolupament o realització. Una altra opció permet als usuaris afegir temps als seus fulls de temps per a tasques que no estiguin relacionades específicament amb un projecte. Per exemple, si Julia condueix a reunir-se amb un client, l’equip pot desitjar enregistrar aquest temps i facturar-lo, tot i que el viatge no apareix com a tasca d’un projecte.

Sala per a la Millora

Ja he fet al·lusió al fet que Microsoft Project pot oferir més ajuda per ajudar la gent a començar-la i aprendre a utilitzar-la.

A més, el projecte és feble quan es tracta de comunicació integrada a l'aplicació. El problema és que Microsoft és un regne i dins seu regne ja té moltes eines per comunicar-se. Podeu desactivar un correu electrònic amb Outlook, o programar una reunió al calendari o activar-se als equips Microsoft xerrar o Yammer per a converses, o Skype per a trucades de vídeo, etc. Però, de vegades, quan treballes en un projecte, només vols @ enviar un missatge a algú o fer-li una sessió de xat i fer una pregunta sense haver de trencar el context del treball navegant a una altra aplicació. Veient que aquestes eines ja existeixen, per què duplicar-les en Projecte? (Alguns podrien referir-se a Microsoft com a "ecosistema" més que com a regne. Un ecosistema no pot ajudar a ser el que és, però un regne tria els seus límits.)

De fet, viatjar pel regne em va molestar fins al final mentre estava provant Microsoft Project. El desig de compartir informació pot provocar que l’aplicació em traslladi a Outlook. Necessitat d’actualitzar alguna cosa sobre una reunió programada a el meu projecte podria deixar el meu ordinador carregant una nova pestanya per a Calendar sense el meu consentiment. Moltes vegades, volia fer la possibilitat d’ajustar tots els detalls relacionats amb el meu projecte des de l’aplicació de gestió de projectes, no en un altre lloc.

Si bé Microsoft disposa d’aplicacions pròpies que funcionen amb Project, moltes organitzacions es basen en eines que provenen d’un altre lloc, sent Salesforce un exemple principal. Projecte no s’integra amb moltes altres eines. Tampoc és compatible amb Zapier, que és una eina en línia que de vegades pot connectar aplicacions i serveis que de manera nativa no parlen entre ells. Si voleu afegir l’aplicació de gestió de projectes a altres serveis en línia que el vostre equip ja utilitza, ja siguin Slack, Trello o Salesforce, Microsoft Project no és una bona eina per triar.

Una eina poderosa dins del seu àmbit

Tot i que és potent i exhaustiu en molts aspectes, Microsoft Project només s'adapta a empreses molt específiques. De més en més, aquest és el cas de moltes aplicacions Microsoft. El vostre equip ja s'ha d'invertir en productes de Microsoft perquè Project tingui sentit. També funciona millor per a organitzacions mitjanes i grans, però no per a petites. A més, necessiteu un responsable de projecte qualificat i amb experiència en l'equip perquè sigui la persona que condueix l'aplicació. Els nostres lectors han tingut clarament una bona experiència amb el programari, ja que van atorgar el premi Business Choice a la gestió de projectes el 2019.

Si Microsoft Project no és un candidat ideal per a les vostres necessitats de gestió de projectes, us recomano que els petits equips consultin Projectes Zoho i Projectes de treball en equip, mentre que les organitzacions més grans que gestionen molts més projectes i recursos aprofundeixen en LiquidPlanner. Els tres van obtenir la selecció dels editors de PCMag.