Valoració i valoració de Rubex per efilecabinet

Rubex per eFileCabinet (que comença a partir de 15 dòlars per usuari al mes) és una solució de gestió de documents (DM) de programari com a servei (SaaS), emmagatzematge en núvol i compartició de fitxers dissenyada per ajudar les empreses a anar sense papers i a organitzar eficaçment els seus fitxers documents. Ideal per a empreses petites i mitjanes empreses (SMB) que necessiten una solució basada en núvols, Rubex per eFileCabinet facilita la possibilitat de compartir documents de forma segura dins d’una organització i externament, així com configurar la retenció i el compliment de documents. Rubex de eFileCabinet també manté automàticament un historial de vida del document, inclosos els canvis realitzats, qui ho va fer i quan. Desa de manera proactiva tota la informació necessària per a les futures pistes d'auditoria.

Rubex by eFileCabinet compta amb una funció de cerca completa, fluxos de treball automatitzats, creació de plantilles i compartició de fitxers amb control de versions orientat a augmentar l'eficàcia que coincideixi molt bé amb Microsoft SharePoint Online, la nostra elecció per a solucions DM. També trobareu una àmplia gamma d’opcions de col·laboració d’Ascensio System OnlyOffice, que és la segona selecció dels editors a la nostra selecció de revisions de programari DM.

Gestió de documents i emmagatzematge segur

Rubex by eFileCabinet és un portal web integrat per compartir fitxers en DM i que ofereix les funcions dels serveis eFileCabinet Online i SecureDrawer de la companyia en una solució moderna i basada en la web. Amb l’objectiu d’ajudar les PIME a passar sense papers i augmentar la seva eficiència, Rubex by eFileCabinet ofereix una funcionalitat d’organització, emmagatzematge i compartició de documents intel·ligents. També afegeix controls granulars per a permisos d’arxius i gestió de polítiques de retenció de dades.

Dissenyat al voltant de la col·laboració, Rubex per eFileCabinet és la darrera evolució de eFileCabinet Online, que ofereix una suite completa de funcions DM per compartir fitxers de forma segura. Per reforçar la seguretat de l’emmagatzematge i la compartició de documents, Rubex de eFileCabinet utilitza xifratge de 256 bits i utilitza Amazon Web Services (AWS).

Rubex per eFileCabinet és molt nou; el lloc web eFileCabinet encara destaca els serveis eFileCabinet i SecureDrawer més antics i reconeguts, cosa que pot ser confusa. El futur és clarament Rubex per eFileCabinet, que ofereix aparentment totes les funcions que tenen aquestes dues aplicacions, però en una nova interfície d'usuari (IU). Les aplicacions Android i iOS de eFileCabinet Online fan referència de manera similar a eFileCabinet Online, fins i tot si el que estan accedint és Rubex per eFileCabinet.

Preu i capacitats

A partir de 15 dòlars per usuari al mes, Rubex per eFileCabinet ofereix un compartit de fitxers segur amb 25 GB d’emmagatzematge, però no té funcions ni funcionalitats DM. La subscripció incrementada és el nivell d’avantatges que costa 30 dòlars per usuari al mes amb 1 TB d’emmagatzematge inclosa. Es tracta d’una oferta més robusta que agradarà a la majoria de les PIME, però només s’hi pot accedir amb un mínim de tres usuaris. Les subscripcions avantatges inclouen el sistema DM eFileCabinet, compartició de fitxers segura, l’aplicació SideKick, retenció (governança), autenticació de dos factors (2FA), configuració de seguretat individualitzada, eines de compliment i integració de signatura electrònica. També inclou integració de Microsoft Office, accés d’integració d’interfície de programació d’aplicacions (API), pista d’auditoria, assistència i servei i accés mòbil. El conjunt de funcions d’aquest nivell serà ideal per a la majoria de les PIME que satisfan les seves necessitats de DM en núvol. El preu és aproximadament mitjà d’un producte d’aquest interval, però el requisit de tenir un mínim de tres usuaris per accedir-hi se sent com una estratègia per obligar els usuaris a pujar al següent nivell.

El següent nivell és la subscripció comercial, que costa 55 dòlars per usuari al mes i inclou 5 TB d’emmagatzematge. El nivell empresarial té totes les característiques del nivell Avantatge i també inclou automatització de processos empresarials, captura de reconeixement òptic de caràcters (OCR), automatització de flux de treball, dissenyador de fluxos de treball i biblioteques d'automatització. Aquest nivell també inclou eines a bord, aprovacions, procés de temps, escalada automàtica del procés prioritari, encaminament de fitxers específics de dades i emmagatzematge i emmagatzematge automàtic de fitxers. També hi ha una opció empresarial disponible, però el preu per això depèn de requisits específics de personalització i emmagatzematge. Tots els plans de preus de Rubex per eFileCabinet es facturen anualment.

Funcionalitat centrada en l’organització

Rubex per eFileCabinet es centra en l’organització i l’eficiència en la digitalització, la gestió i la compartició de documents. La funcionalitat i el control clau del lloc web comença des del costat esquerre de la pantalla i es fa més granular a mesura que s’avança cap al costat dret. La solució en línia presenta una atractiva i intuïtiva experiència d’usuari (UX). La barra superior, de color blau fosc, inclou un menú d'hamburguesa de tres franges per accedir als submenús Inici, administració, cerca, sol·licituds de fitxers, marcada i La meva configuració. Aquest menú es pot amagar fàcilment per maximitzar l’espai de la pantalla.

La secció d’administració és on podeu afegir usuaris, convidats i grups. Des d’aquí, podeu gestionar les llicències d’usuaris i convidats i veure les sessions d’usuaris. La secció Administrador és on es poden afegir plantilles i on es poden determinar les polítiques de governança i seguretat. Les opcions de la política de seguretat inclouen diversos requisits complexos de contrasenya, freqüència de canvi de contrasenya i seleccions d'autenticació de dos factors (2FA) disponibles per a una seguretat òptima.

La barra blava també inclou menús desplegables per a nous, compartir, editar i una drecera per aplicar plantilles. Un taronja "Necessiteu ajuda?" el botó invoca Preguntes freqüents (FAQ) i un quadre de cerca gran destaca al costat dret. També hi ha enllaços a una Guia de QuickStart per a usuaris nous i una icona de la tasca revela la secció Centre d’Activitats que mostra les càrregues i les notificacions recents.

Tres icones principals es troben sota el logotip de Rubex. El primer és una icona de casa per a la casa, que inclou el meu compte, que té una icona de construcció per designar un negoci. Els usuaris poden crear diversos armaris per emmagatzemar els seus fitxers; També podeu crear calaixos imbricats dins dels armaris. La construcció d'una estructura de fitxers lògica i intuïtiva és senzilla.

La segona icona principal és Les meves accions. Està format per punts interconnectats i enumera tots els documents compartits i el seu estat de si han estat accedits o no, i durant el temps que romanen disponibles. La tercera icona, un maletí, és per a Els meus portafolis, que és on podeu emmagatzemar tots els documents adjunts a un projecte específic o a un client.

A la secció El meu compte, hi ha icones emergents a l'extrem superior dret, inclosos Detalls, comentaris (on els usuaris poden deixar notes post-it virtuals), Perfil i Permisos (per canviar els permisos de lectura, escriptura i eliminació dels Usuaris i grups). Hi ha una finestra emergent de governança per protegir els fitxers de la publicació (o la supressió), la automatització i els registres d'Auditoria. La governança es converteix en una característica crítica a mesura que més empleats accedeixen a documents importants. Una bona configuració del govern garanteix que els gestors puguin veure quins fitxers han estat suprimits i per qui, a més, requereix aprovació dels gestors abans que els fitxers siguin completament triturats del sistema.

La combinació de controls de navegació clars i en nivells i controls basats en icones facilita que els usuaris de qualsevol nivell d’habilitat es familiaritzin amb Rubex per eFileCabinet. Però hi haurà una corba d’aprenentatge per als usuaris que provenen de l’antiga interfície d’usuari en línia eFileCabinet, que tenia a la seva disposició més eines i opcions disponibles. En comparació amb la interfície d'usuari de eFileCabinet Online, Rubex per eFileCabinet és visualment minimalista però dinàmicament funcionalment. Si bé eFileCabinet Online sembla una aplicació nativa a l'estil de Microsoft Office, completada amb una interfície d'interès, Rubex per eFileCabinet sembla una aplicació per a mòbils que necessita uns quants clics més per accedir a alguns elements del menú. Alguns usuaris poden apreciar l’aspecte net, però hi ha un avantatge en tenir sempre més opcions de menú.

Els companys d'aplicacions mòbils d'eFileCabinet iOS i Android aporten una mica de comoditat, permetent als usuaris carregar fotografies i documents directament des dels seus dispositius mòbils. Tot i això, diversos usuaris han informat de problemes relacionats amb la sessió o la càrrega. He utilitzat l'aplicació per a Android durant les proves i també he tingut problemes per penjar fitxers.

Posar el poder de cerca en DM

L'ús de les icones per a armaris, calaixos i carpetes aporta l'arxiu i la organització d'oficines del món real a l'espai digital. Això fa que treballar amb DM sigui familiar, i és possible crear una estructura ordenada i nidificada per a fitxers. Una de les característiques més grans de Rubex per eFileCabinet és el seu motor de reconeixement òptic de caràcters (OCR), que pot agafar documents escanejats i fitxers PDF i fer cercar el seu contingut. Quan feu clic amb el botó dret a un document a Rubex mitjançant eFileCabinet, podeu triar un paràmetre "Configuració que es pugui cercar (OCR)" per afegir el contingut d'aquest document a la base de cerca. L'ús de Zonal OCR, que s'inclou a la subscripció empresarial de 55 dòlars per usuari per mes, extreu només els camps de dades més importants d'un document escanejat i emmagatzema els valors extrets a bases de dades estructurades.

També hi ha la possibilitat d’afegir metadades, etiquetes i noms de perfils per ajudar millor a la presentació i cerca de documents. La cerca estalvia molt de temps a mesura que augmenta el volum d’arxius i documents. Els usuaris poden definir metadades, etiquetes i noms de perfils poden ajudar a adaptar el que es cerca més en funció del que necessiti una empresa. La funció de cerca funciona de manera ràpida i precisa, i fins i tot ajuda a trobar paraules clau que es troben en documents PDF escanejats.

L'edició de documents i fitxers directament de Rubex per eFileCabinet no és possible, però hi ha un procés de registre d'entrada / sortida que permet als usuaris consultar el document i fer canvis en el format natiu del document. Una vegada que els usuaris tornin a revisar el document amb els canvis realitzats, Rubex per eFileCabinet crearà una nova versió del document per a un control i audició de versions més precisos. Rubex per eFileCabinet permet als usuaris anotar, redactar i signar correu electrònic durant el programa, però cal fer canvis reals fora.

És possible afegir signatures electròniques als documents, però el lloc web rebotarà els usuaris fora del lloc per a la verificació de Citrix RightSignature; la integració amb DocuSign també està disponible. La funcionalitat per compartir està integrada al menú del clic dret. Quan trieu un fitxer en un calaix o un armari, podeu fer clic amb el botó dret per obtenir més opcions. Quan feu clic a l’opció Compartir, s’obrirà una finestra que ressalta el fitxer compartit i us permet introduir una adreça de correu electrònic i un missatge per al destinatari. Els fitxers compartits només es llegeixen de manera predeterminada, però fent clic a la pestanya Avançat es mostren diverses opcions, inclosos els permisos de lectura, escriptura i suprimiment; Carregueu, baixeu i elimineu les notificacions, així com una data de caducitat mitjançant una interfície d'interès de calendari fàcil d'utilitzar.

Una solució integral per a pimes

Rubex per eFileCabinet fusiona amb èxit la versatilitat d’eFileCabinet Online i la funcionalitat d’emmagatzematge i compartició segura de SecureDrawer i afegeix potents OCR i funcions de cerca exhaustives. Amb una atenció especialitzada en l’organització de documents, l’auditoria fàcil i el control de l’administració, Rubex per eFileCabinet és una solució DM força completa que pot ajudar a les PIME cap al seu objectiu de modernitzar-se i evolucionar cap a una oficina sense paper eficient. Però si necessiteu una gamma més àmplia d’opcions de col·laboració, mireu primer les eleccions del nostre sistema d’Escensio Ascensio OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online.