Revisió i qualificació de nòmines quadrades

El més conegut per les seves eines de processament de pagaments, Square ofereix un servei de nòmines en línia des del 2015. Hi ha afegit algunes funcions importants des de la seva última revisió, incloses les aplicacions mòbils autònomes i la cobertura integral de l’impost sobre nòmines estatals. La nòmina quadrada és prou fàcil d’utilitzar i s’admet tots els elements principals de l’administració de nòmines, des de la configuració fins al pagament despeses fins als impostos fins als informes. Tot i això, aquest jove servei no té la profunditat i la personalització de la seva competència. Els seus informes es troben al costat, i només inclou un bon grapat de guanys. Square Payroll té un llarg camí per recórrer per competir amb el nostre Editor's Choice, Gusto.

Preu i plans

El preu base per pagar els empleats de W-2 i els contractistes amb Square és de 29 dòlars mensuals, amb una càrrega de treball de 5 dòlars al mes, cosa que la converteix en una de les opcions més econòmiques. L’oferta bàsica de Patriot Software (10 dòlars mensuals més 4 dòlars per empleat al mes) és menys costosa i això requereix que envieu els vostres propis impostos sobre la nòmina. Podeu pagar fins a 80 dòlars al mes més 4 dòlars per empleat i mes si trieu el pla de servei complet de nòmines de Quickbooks.

La nòmina quadrada és exclusiva perquè ofereix una opció única per a contractistes que costa 5 dòlars per contractista al mes. No s’ha de pagar cap quota d’abonament durant mesos en què no pagueu ningú, que s’ha convertit en una pràctica força normalitzada. Podria ser un bon servei per a startups que no tinguin -o preveuen tenir- molts empleats i que vulguin utilitzar altres aplicacions integrades de Square, com ara Cites, Pagaments i Punt de venda, o el nou producte de factures.

Una nova entrada

Moltes altres aplicacions de petites empreses, fins i tot financeres, no requereixen que designeu opcions per a tots els paràmetres abans de començar a treballar realment. Per exemple, podeu començar a enviar factures amb programari de comptabilitat abans d’entrar tota la base de dades de clients. Podeu afegir els vostres clients sobre la marxa.

Els llocs web de nòmina no són així. Tot i que certament podeu afegir empleats a mesura que els contracteu i els avantatges a mesura que els incorporeu a bord, no podeu fer la vostra primera prova fins que no hàgiu completat els registres exhaustius dels empleats i afegiu tota la informació necessària sobre els avantatges que ofereix el vostre personal.

Les eines de configuració de Square Payroll s’han esborrat des de l’última vegada que vaig revisar el servei. Abans tenia un assistent complet que us ha guiat per tots els passos necessaris per configurar una primera nòmina. Aquesta funció útil no s'ha substituït per un breu procés de quatre passos que demana dades de contacte i la mida del vostre personal. Un cop completat això, s'obrirà la interfície d'usuari principal del lloc mitjançant un panell vertical a la part esquerra per a la navegació. A partir d’aquí, completareu les tasques de configuració.

Una tasca onerosa

Primera creació: Creació de registres d’empleats, que a Square Nòmines inclou informació sobre beneficis dins de cada registre de treballadors. Aquesta és una feina que requereix molta feina i temps. Tanmateix, podeu estalviar molt de temps convidant els empleats a que introdueixin bona part de la seva pròpia informació, com ara dades de contacte, data de naixement, número de Seguretat Social, estat de presentació i nombre de bonificacions designades al formulari W-4.. Com a competidors també permet aquest tipus d’accés limitat als empleats.

Si el propietari encara ha de subministrar molta informació en els registres dels empleats, incloent-hi si l’empleat és horari o assalariat, quina és la seva taxa de pagament, si s’ha sol·licitat un sou de paper o un dipòsit directe, etc. Si utilitzeu el punt de venda quadrat i teniu previst importar allà les targetes de sessió, heu d'assignar una clau de pas a l'empleat.

Si ets una empresa jove o tot just comences a oferir beneficis, tens dues opcions. Podeu aprofitar les associacions que Square Payroll té amb administradors de beneficis de tercers per a coses com l'assegurança mèdica i els plans de jubilació. O bé, podeu aportar el vostre compte i introduir aquestes deduccions al lloc de manera que s’incorporen al procés de nòmines.

Per afegir una prestació, com ara una assegurança mèdica, obríeu un registre d’empleats i feu clic a Afegeix un avantatge i, a continuació, creeu nou. Introduïu el nom que vulgueu aparèixer als centres de pagament, com ara l'Assegurança mèdica o 401 (k), i seleccioneu el tipus de prestació a la llista desplegable. Podeu optar per deduir un percentatge de sou del treballador o una quantitat fixa. Si hi ha un límit anual, introduïu-lo. Les contribucions de l'empresa es gestionen de la mateixa manera. El nou benefici apareix aleshores com a opció als registres de tots els empleats. Square Payroll ofereix els tipus de deducció més habituals, però no és tan flexible com OnPay, per exemple.

Els seus membres del personal podran cobrar un temps de retribució (PTO) o una baixa per malaltia? A partir d’aquest escrit, la nòmina quadrada només admet un o un altre. T’ajuda a crear polítiques per fer el seguiment d’això i fa els càlculs en curs en segon pla. Heu d’especificar quantes hores necessiten els empleats per treballar abans que siguin elegibles. El lloc també admet guarniments i altres deduccions posteriors als impostos.

Més passos

Abans de poder executar una nòmina, haureu d’introduir informació de l’impost sobre nòmines del vostre estat (ara s’admeten les 50 i el lloc proporciona les taules d’impostos actuals). Inclou els números de compte de retenció estatal i d’UI i els tipus d’impost de la IU d’estat. Haureu de fer algunes tasques més de neteja, com enllaçar Square Payroll al vostre compte bancari per tal de retirar fons per impostos i dipòsits directes. Aquest procés pot trigar uns dies, perquè Square ha de fer dos dipòsits molt petits al vostre compte per verificar la connexió. Tanmateix, podeu utilitzar Plaid: un servei que pot autenticar immediatament comptes i que s’integra amb Square. Això us permet tenir una nòmina el mateix dia que us registreu. La nòmina del mateix dia és una característica excel·lent, que també han afegit alguns competidors.

Si ja heu pagat empleats o contractistes, haureu d’introduir el vostre historial de nòmines, una tasca bastant onerosa. Com els seus competidors, Square té a la seva disposició especialistes a bord que poden ajudar-se en aquesta i altres tasques de configuració.

L’experiència d’usuari de nòmines quadrades

Square Payroll mostra tots els camps de dades dels empleats en una pantalla llarga que requereix un gran desplaçament. Competidors com SurePayroll separen informació relacionada i la mostren en pantalles individuals que són accessibles fent clic a les pestanyes. D’aquesta manera es facilita la creació inicial dels registres, així com la recuperació i edicions posteriors.

Aquesta no és l'única peculiaritat del lloc. Quan inicieu la sessió, veieu un Tauler de control que incorpora enllaços a altres productes i serveis Square. Heu de fer clic a la icona de nòmines per arribar al quadre de comandament de la nòmina quadrada, que no és tan complet com el d'OnPay, per exemple. Mostra un gràfic de tres mesos que mostra els costos laborals totals i els enllaços a les nòmines recents. Una alerta sobre la propera nòmina es troba a la part superior dreta, juntament amb un enllaç Pay My Team, al qual feu clic al moment de la nòmina.

En general, el lloc és molt escàs, amb pocs enllaços de navegació; de fet, simplement no hi ha molta navegació, tret dels botons Continuar durant les execucions de nòmines. El menú principal conté enllaços a les seccions del lloc: visió general (quadre de comandament), historial (nòmines anteriors), equip (llista i registres d'empleats), avantatges (com tercers que poden ajudar a establir plans d'assegurança mèdica), formularis d'impostos (impost sobre nòmines presentades) formularis) i Configuració. La darrera no inclou gaire, per la senzillesa del lloc. Utilitzeu el menú principal gairebé exclusivament per a la navegació, tot i que quan esteu a la pantalla de funcionament interna, de vegades haureu de fer clic en una X a la cantonada superior esquerra per tancar-la i tornar al menú principal.

Execució de nòmines i ajuda

Un cop hàgiu completat el procés de configuració i comprovat el vostre compte bancari, ja esteu preparat per pagar-los. A la pantalla inicial, feu clic a Pay My Team, que llança un assistent. T’ofereixen tres opcions: executar una nòmina regular, executar un pagament fora de cicle o pagar un contractista. La següent pantalla mostra tots els empleats en una taula, juntament amb les seves tarifes de pagament. A continuació, introduïu el nombre d’hores treballades a les columnes correctes: Regulars, hores extraordinàries (1, 5x Regulars), dobles (2x Regulars), Addicionals, Consells de cobrament i Consells sobre efectiu. L’opció Addicional és per a comissions, bonificacions, etc., però l’etiqueta només diu Addicionals i no podeu editar-la perquè sigui més específica.

També podeu ingressar a la PTO o a les hores de salari malalt. Feu clic als tres punts al final de cada fila per afegir notes, com una explicació per a la columna Addicional. El lloc calcula la paga bruta de cada treballador i la diposita a la columna final. Feu clic a Continua us portarà a la pàgina Ajustaments, on tornareu a veure la taula de membres. Les columnes aquí mostren les quantitats de retenció d’impostos, deduccions i aportacions de l’empresa, reemborsaments i, finalment, pagaments nets.

La pantalla següent, Confirma la retirada, és suficient, tenint en compte el conjunt de funcions del lloc. Resumeix la cursa que està a punt d’aprovar. Els totals de tots els tipus de pagament, els impostos per als ocupadors i les contribucions de l'empresa apareixen a la part superior esquerra de la pàgina. El Resum de retirada a la dreta desglosa les nòmines dels dèbits i pagaments programats que haureu de gestionar. També podeu veure una vista prèvia de diferents estacions de pagament fent clic a un enllaç.

Feu clic a Confirma la retirada i la vostra finalització s'acaba (tot i que podeu cancel·lar-la fins a les 7 de la tarda del Pacífic el dia abans del sou). Els enllaços a la pàgina següent us permeten imprimir xecs, descarregar els paystubs i exportar l'execució al format CSV. Si teniu problemes per executar la vostra nòmina (o realitzar qualsevol altra tasca), podeu contactar amb l'assistència de Square per telèfon, correu electrònic o Twitter; de forma alternativa, podeu consultar l’ajuda en línia i la comunitat d’usuaris. L'ajuda en línia del lloc no és tan àmplia com la d'alguns competidors, inclòs SurePayroll, i una ajuda més sensible al context seria benvinguda.

Informes i mòbils

Si busqueu un servei que ofereixi molts informes preformatats, trobareu llocs com Gusto molt més adequats que Square Payroll, que només ofereix una opció d’informe personalitzat. Podeu exportar els detalls de pagament, els totals dels empleats, els estalls de pagament o els totals de l'empresa en format CSV. Square també s’integra amb QuickBooks Online i, com és d’esperar, està ben integrat amb altres serveis de Square.

La companyia ha afegit aplicacions mòbils per a iOS i Android des que la vaig revisar per última vegada. Totes dues funcionen de manera similar a la interfície basada en el navegador tant en configuració com en operacions, amb algunes excepcions. A la descripció general (quadre de comandament) li falta el gràfic dels costos laborals i els enllaços a les nòmines anteriors. A més, les entrades que apareixen al menú de navegació lateral esquerre de la versió d'escriptori es divideixen entre un menú desplegable accessible des d'una icona de la part superior esquerra i tres icones de navegació que es publiquen a la part inferior: visió general, equip i historial. He pogut accedir als registres d'empleats i contractistes de l'aplicació i executar una nòmina sense problemes.

Un lloc per a principiants

La nòmina quadrada pot ser una bona opció per a les empreses que ja utilitzin Square Point of Sale, ja que podeu importar les targetes d’empleats des del mateix al lloc de nòmines. També es distingeix de la competència en oferir una opció única per a contractistes, per 5 dòlars per contractista al mes. Això proporciona un camí amunt fàcil per a una empresa molt petita que només utilitza contractistes independents des del primer moment.

De fet, només recomanaríem la nòmina quadrada per a una empresa molt petita amb pocs empleats o una que només faci contractistes. El servei és bastant fàcil d’utilitzar, però una empresa amb qualsevol complexitat trobarà a faltar les funcions necessàries, com ara tipus d’ingressos personalitzables i més informes. En aquest moment, no pot competir amb Gusto, la nostra elecció d’editors. Gusto combina una experiència d’usuari excepcional amb les característiques que podrien utilitzar moltes petites empreses. Square Payroll sens dubte mostra una promesa, però té un camí a seguir en termes d’informació, personalització i profunditat de l’oferta.

Mentre teniu la possibilitat de guanyar diners, consulteu els nostres ressenyes sobre els millors serveis de comptabilitat en línia i programari fiscal.