Comença el nou any correcte: smb it checklist

Començar l’any des d’una perspectiva de TI significa portar el màxim ordre al caos que puguis. Les setmanes entre Nadal i Cap d'Any tendeixen a ser molt delicades quant a sol·licituds d'ajuda informàtica, desplegaments i altres tasques de gestió aleatòries. La major part de gener segueix el mateix, ja que la resta de l'organització torna de les vacances i lentament augmenta l'impuls. Aquestes setmanes són útils per als gestors d’informàtica que necessiten temps per establir les seves cases per tal de proporcionar una base tecnològica ferma durant la resta de l’any. A continuació, es mostren sis passos clau que els gestors d’informàtica haurien de fer el més aviat possible el 2016.

1. Planifiqueu l’actualització de l’arrendament de maquinari

Esperem que heu mantingut un registre d’auditoria de maquinari precís que cobreix tota la vostra infraestructura in situ, inclosos no només ordinadors i ordinadors portàtils, sinó també maquinari de xarxa, impressores i aquesta categoria de dispositius mòbils en expansió. Qui té què; on es troba; informació bàsica d’identificació com ara números de sèrie i, el més important, les dates de actualització d’arrendament. Anoteu quina maquinària serà refrescant aquest any i quan, i assegureu-vos de tenir en compte els vostres plans de projecte. Feu especial atenció al dispositiu mòbil que utilitzen els vostres empleats, ja que cada vegada més gent utilitza dispositius mòbils personals per a la feina (que poden comportar càrregues de pagament innecessaris i riscos de seguretat).

2. Feu una auditoria completa de llicències de programari

Si heu seguit el procediment adequat l'any passat, ja hauríeu d'haver realitzat una auditoria de programari. Però, en cas que no ho fes, sens dubte no vol saltar aquest pas ara.

Tanmateix, de la mateixa manera que a l’auditoria de maquinari, trobareu que els usuaris també opten personalment a les carteres de programari. Semblant als empleats que utilitzen dispositius personals per a la feina, molts també utilitzen els seus serveis basats en núvols. Això pot succeir perquè un sol usuari decideix registrar-se en un servei determinat, o fins i tot un equip complet desplega un servei en núvol només entre ells.

Sovint, aquests serveis es paguen mitjançant càrrecs recurrents assignats a targetes de crèdit personals o corporatives, i la comptabilitat pot tenir dificultats per esbrinar qui paga per què. Això és una mala notícia per a ells, però també us pot mossegar durant el temps del pressupost de TI, per tant, avança el màxim possible ara. Aquesta tendència també pot provocar mals de cap des del punt de vista de la seguretat, ja que molts anomenats serveis al núvol obligen els usuaris a descarregar mòduls del client que necessàriament omiten el vostre procés de prova habitual. Si no sabeu el que funciona als dispositius dels vostres usuaris, no els podeu protegir adequadament.

En un sentit més tradicional, assegureu-vos que la vostra auditoria de programari cobreix també les bases habituals, cosa que significa una avaluació exacta del programari instal·lat, on s’executa, qui té accés versus qui té llicències i quan aquestes llicències caducen. Dediqueu una atenció especial al programari de seguretat: anti-virus, xarxes privades virtuals (VPN) i el xifrat són tres exemples.

3. Pateix aquesta auditoria de seguretat

Per descomptat, les auditories de seguretat informàtica només són molt més agradables que una visita de l’IRS, però la bona notícia és que són absolutament crítics i molt especialitzats. Això vol dir que teniu un gran cas per contractar un consultor per aprofitar aquest procés. Tanmateix, tant si sou vosaltres com algun expert extern que ho feu, assegureu-vos que es detallen els següents:

Afegiu les auditories: lligueu el procés amb les dades de l’auditoria de maquinari i programari.

Anàlisi de la protecció de la identitat: manera de controlar l'accés als recursos d'informació corporativa i a les dades tant locals com al núvol.

Anàlisi de seguretat del núvol: analitzeu de manera separada totes les vostres operacions al núvol, ja sigui només alguns aspectes d’emmagatzematge fora del lloc o una aplicació completa, amb software, com a servei (SaaS) que està executant un procés empresarial clau.

Anàlisi de protecció de dades i recuperació de desastres (DR): Com es va resoldre la solució de l’any passat i hi ha hagut punts febles o escenaris no previstos aquest any?

Anàlisi d'auditoria general: no podeu donar-ho a cap consultor; utilitzeu l'informe d'auditoria de seguretat per avaluar el nivell de seguretat de les vostres operacions informàtiques i descobreix no només on cal fer millores, sinó també on podeu estalviar diners mitjançant diferents solucions o tàctiques de seguretat.

4. Aprendre els vostres processos empresarials

En una petita empresa, això es pot fer en algunes sessions de presentació individual. En una empresa de mida mitjana, probablement tindreu l’oportunitat de gastar uns quants dinars. El nom del joc aquí és "Com funciona realment ?" La idea és identificar primer quins són els processos clau de la vostra empresa que la fan funcionar (és a dir, que li permeten guanyar diners i funcionar) i qui dirigeix ​​o és propietari d’aquests processos. A continuació, obteniu una bona estona amb aquestes persones i feu que us passi pel detall –en detall– de com succeeixen aquests processos; el que és realment important per fer-los realitat; quines eines s’utilitzen avui en dia per fer aquest treball; i què voldrien que voldrien aquests desitjos, o que, en general, es vulguin agrupar.

Només amb aquesta informació realment es pot afegir valor. La vostra experiència no consisteix només en saber què passa en la tecnologia; és capaç d’aplicar la tecnologia de manera creativa per aconseguir que aquests processos de guanys de diners es facin més ràpid, més barat o d’una manera més competitiva. Només quan saps com funcionen les coses, pots fer aquesta feina amb eficàcia, fins i tot amb facilitat. Per tant, allunya't de la pantalla i coneix els teus companys de treball. Us sorprendrà la satisfacció que tinguin per aquestes converses i la quantitat que puguin augmentar les vostres accions internes.

5. Parlar amb el màrqueting

TI i Màrqueting solen ser dos departaments que no tenen molt a veure entre ells, a banda de la interacció superficial. Però, amb el focus de màrqueting en xarxes socials, la tecnologia juga un paper cada vegada més important en el pla de màrqueting general de la vostra empresa. Així, el fet de tenir un xat per començar un any pot pagar grans dividends durant la resta de l'any. Entre les coses més importants és probable que es tracti un màrqueting:

Gestió de la presència de xarxes socials i en línia: molts departaments de màrqueting no tenen ni idea del nivell de sofisticació a l’hora de gestionar campanyes de màrqueting en línia; Si afegiu la vostra experiència aquí podeu crear de manera immediata un pla tecnològic per a ambdues parts.

Recopilació i emmagatzematge de dades: la gent de màrqueting sol sol·licitar-ho tot amb la intenció d’esbrinar com s’utilitzarà més tard. Estaria bé si "tot" no inclogués possibles petabytes de dades de web, transaccions i seguiment de clients. Entendre què recopilen aquestes persones avui i què pretenen reunir demà pot dictar la vostra estratègia d’emmagatzematge durant tot l’any.

Anàlisi de dades: si els administradors de la vostra base de dades (DBA) han respost les preguntes d’intel·ligència de negoci (BI) fins ara, haureu de canviar. Amb un marcat increment de la recopilació de dades, es produirà el mateix increment en la mineria que les dades per valor. Carregar això a les espatlles d’un o dos DBA sobrecarregats és probablement un error. En canvi, comproveu si les eines de serveis d’intel·ligència empresarial autoservei (BI) (com Microsoft Power BI o Tableau Desktop) poden ajudar a la vostra organització. Parleu amb departaments de màrqueting, finances i altres serveis intensius en dades sobre els coneixements que busquen i, a continuació, vegeu si podeu implementar eines per deixar-los aprofitar per a ells mateixos.

6. Accediu a la planificació

Si heu seguit els passos ja descrits, ara teniu una idea precisa de quina tecnologia utilitza la vostra empresa, com s’utilitza i quant costa. També teniu una bona vista sobre els forats que perforen aquesta situació , on pagueu massa; on hi ha riscos de seguretat potencials; què caldrà actualitzar o actualitzar enguany i molt més.

Feu servir aquestes troballes per començar a traçar el vostre any informàtic. Heu d'esbrinar quants projectes pot gestionar el vostre departament per sobre dels que han de succeir (com ara renovacions de llicències, nous llançaments de maquinari a causa de les actualitzacions d'arrendament, etc.). Només un cop mapeu aquells projectes que no són opcionals, podeu iniciar la planificació del valor afegit.

Però quan arribeu a aquesta fase, heu de seguir alguns passos clau:

Us heu trobat amb líders de processos de primera línia; ara reunir-se amb la direcció superior. La gent de primera línia us ha proporcionat una visió del funcionament de les coses i de la vostra ajuda, però només els alts directius us poden proporcionar una perspectiva àmplia. Les dues perspectives necessiten un pla de tecnologia eficaç.

Treballar per "vendre" projectes abans de passar temps en avaluació i proves. Esbrinar quines eines funcionen millor a la vostra organització pot ser una tasca tediosa i que faci temps. No t'ho agafis fins que no hagis rebut comptes tant per part dels interessats de primera línia com de l'administració superior. Dit d'una altra manera, ven la vostra idea de projecte als usuaris que se'n beneficiaran abans de passar-hi hores importants.

Quan vengueu els vostres projectes, no us centreu només en l’estalvi de costos. Molts gestors d’informàtica parlen per trobar solucions més barates a qualsevol eina que s’utilitza avui dia. De vegades és un bon angle , especialment per a coses com ara trucades per a mòbils i plans de dades. Però, per a programes orientats a tasques i serveis en núvol, és millor jugar a un enfocament centrat en la funcionalitat. Configureu demostracions de solucions proposades per a les parts interessades per tal que puguin veure què pot fer el vostre pla i tindreu molta més atenció que fins i tot amb el full de càlcul del pressupost més fantàstic.

No s'excedeixi. Un cop heu rebut l'atenció de la direcció superior i la compra dels grups d'interès del procés, és fàcil deixar-vos endur per l'entusiasme i l'emoció. Això pot conduir a un excés prometedor que, al seu torn, condueix al fracàs del projecte i a la dependència d'Advil. Tingueu molta cura en la vostra planificació del projecte. Proveu el buffer no només pel que fa al temps, sinó també pel que fa al pressupost, en cas que necessiteu contractar ajuda externa per aconseguir que es completi alguna cosa a temps. Recordeu que la TI també ha de respondre a situacions imprevistes, de manera que és fonamental que us assegureu que podeu implementar-ho per demà, encara que encara hi hàgiu un tractament efectiu.