Revisió i valoració pràctiques

Workful és el lloc més recent de nòmines en línia que hem provat. Va ser desenvolupat per la mateixa empresa que produeix TaxSlayer, una aplicació de preparació d’impostos en línia personal que va començar com una petita empresa tributària familiar de propietat familiar el 1965. Ha començat en aquesta nova direcció, oferint alguna cosa que els competidors no ofereixen. gratuït: un rellotge de temps integrat El lloc permet executar limitacions de nòmines i registres i portals d’empleats en profunditat, així com permisos d’accés que es poden definir fins al nivell de la pantalla en alguns casos. Una excel·lent interfície d’usuari i eines de navegació faciliten la possibilitat d’afrontar fins i tot gestors de nòmines sense experiència. Tanmateix, seria més fàcil si l’ajuda en línia fos més robusta i si Workful es fes càrrec de l’enviament d’impostos sobre la nòmina, tal com ho fan Gusto Editor i d’altres.

Preu estrany

El preu de Workful no s'assembla a cap de la competència. No hi ha preu base; Acaba de cobrar 10 dòlars per empleat al mes (si es paga mensualment; 8 dòlars al mes si anualment), amb un càrrec mínim de 50 dòlars al mes. Si teniu menys de cinc membres del personal, encara en pagueu cinc. Això fa que Workful sigui un dels llocs més cars aquí revisats. Només la nòmina de servei complet de QuickBooks costa més, a 80 dòlars al mes més 4 dòlars per empleat al mes. La versió bàsica del programari Patriot és el més barat absolut a 10 dòlars al mes més 4 dòlars per empleat al mes; el lloc no presenta, però, impostos sobre la nòmina a aquest nivell.

Configuració laboral

Una vegada que hàgiu creat un nom d’usuari i una contrasenya, Workful sol·licita el nom de l’empresa, el nombre d’empleats i la informació de contacte. Aleshores, se us demana que seleccioneu funcions que són importants per a vosaltres (seguiment del temps d’interrupció, informes, portal d’un empleat, etc.), però aquest pas és opcional. Una vegada que feu clic sobre això, entreu a la pàgina principal de Workful, on us demanen si voleu ajuda en directe amb la configuració.

A continuació, hi ha una llista de quatre passos integrats a la finestra emergent que us permetran, com configurar el rellotge horari i la programació de pagaments. No heu de fer-ho directament des de la pantalla de configuració. Només pots tancar la finestra i fer la configuració mitjançant la configuració del lloc principal, però això et dóna una bona idea del que s’ha de fer abans d’executar una nòmina.

El primer pas és Fixar el rellotge horari. Workful arriba amb un rellotge de temps integrat per al qual haureu d’establir paràmetres. Això és únic entre els llocs de nòmines que hem revisat. Introduïu l’horari d’oficina de la vostra empresa i indiqueu si s’incorpora automàticament les hores a les nòmines i si s’inclouen pauses. També heu d’explicar a Workful com trobar empleats perquè puguin entrar i sortir. Hi ha dues opcions: Podeu permetre'ls fer-ho només quan estiguin a la xarxa Wi-Fi de la vostra empresa o si es troben en un determinat nombre de peus d'una de les ubicacions de la vostra oficina.

Pot semblar complicat, però no ho és. Simplement introduïu el nom de la vostra xarxa Wi-Fi o proporcioneu l’adreça física de la vostra empresa juntament amb la màxima proximitat permesa (quants metres de distància de l’oficina real poden ser i continuen endavant i fora?). A continuació, vindrà la vostra programació de pagaments. Quina serà la freqüència de les vostres nòmines? Setmanalment? Quincenalment? Quina data marcarà el final del primer període de pagament i quina serà la primera data de pagament?

Excel·lents registres d'empleats

A continuació, se us demana que introduïu els registres dels empleats. M'agrada la manera com Workful mostra la informació dels empleats en registres individuals. Hi ha sis pestanyes de divisió, un parell de les quals no he vist als llocs de competidors: despeses i rellotge de temps. Feu clic a la pestanya Perfil per veure informació de contacte estàndard, data de naixement i número de seguretat social. La pestanya Rellotge de temps mostra els horaris i les sortides de sortida durant una setmana a la vegada.

La pantalla de documents és un dipòsit per a fitxers de personal, com ara manuals d'empleats i avaluacions d'empleats. Si el treballador ha enviat despeses, es mostrarà a la pestanya Despeses, juntament amb el seu estat d’aprovació. La pestanya Time Off obre la millor informació informativa més completa i que he vist amb aquest propòsit. Podeu alternar entre els tres tipus compatibles: vacances, malalts i PTO. Aquesta pàgina també mostra, tant en un número com en un gràfic, quantes hores han acumulat i quin és el saldo actual (es pot ajustar manualment). També us indica quantes hores s’han aprovat i utilitzat i quantes queden pendents. A continuació, es mostra una taula que mostra l'historial de temps de l'empleat.

Trobareu els detalls que heu d’incloure per a l’empleat a la pestanya Nòmines: informació sobre dipòsits directes, retencions federals i locals, tipus d’ingressos i saldos inicials per a qualsevol nòmina prèviament finalitzada. Hi ha diversos tipus d’ingressos que s’inclouen normalment i s’inclouen vacances i temps de malaltia, però no podeu afegir els vostres propis tipus com a OnPay i altres.

Els registres dels contractistes es gestionen per separat. Només heu d’introduir noms i adreces de correu electrònic; Workful envia als contractistes un correu electrònic que els porta a una pantalla on poden completar els seus serveis de bord.

Finalment, introduïu la informació necessària per connectar el vostre compte bancari a Workful per a dipòsits directes. Heu d'indicar el nom i el compte bancari, el número d'encaminament i el número de compte. També cal que proporcioneu informació de l’oficial principal (nom, data de naixement i número de Seguretat Social) i imatges d’un formulari d’autorització ACH i de la llicència de conduir de l’administrador, així com el número de seguretat social de la persona.

Barra d'eines de navegació completa

Un cop tanqueu l'eina integrada del lloc, haureu completat o no tots els passos, podreu veure la interfície d'usuari principal. Workful s’obre al seu Tauler de control; sempre podeu tornar-hi fent clic a la icona, que és el primer d'una sèrie d'enllaços que surt pel panell vertical esquerre. Workful's Dashboard no és tan robust com el de SurePayroll. A la part superior apareixen notificacions de tasques que necessiten atenció (per exemple, sol·licituds d’interrupció, per exemple). La informació sobre les nòmines finalitzades recentment i les projeccions de la següent es mostren a continuació, amb enllaços a les tirades de nòmines regulars i fora del cicle. Una llista d'empleats apareix al panell vertical dret, juntament amb l'estat actual del rellotge horari (marcat / retardat).

El segon enllaç obre una llista completa d'empleats amb l'estat de rellotge horari actual per a cada treballador. Feu clic a un nom i s’obrirà el registre d’empleats corresponent. Des d'aquí, podeu introduir nous registres i enllaçar-se amb un organigrama que Workful crea automàticament si es mira quin gestor s'assigna a cada treballador, una característica insòlita i benvinguda. Els registres dels contractistes es guarden a part dels empleats de Workful. Cada registre es divideix en dues àrees. El primer és un perfil de contacte bàsic i el segon conté informació financera com ara configuracions bancàries (per a dipòsits directes), tipus de pagament i història de pagaments.

La pestanya etiquetada Document Warehouse obre un centre de compensació per als documents de personal que heu penjat, tant públics com privats. El següent enllaç a baix és Nòmines; més sobre això després. Time Off obre una vista de llista de tots els empleats i quantes hores han acumulat i passat, així com els saldos i absències actuals pendents o aprovats. Podeu afegir i editar les polítiques aquí. Workful també proporciona un calendari gràfic que fa el seguiment d’esdeveniments com aniversaris i festius, dies de pagament i dies específics per als empleats fora de l’oficina. Una altra pantalla mostra una llista de despeses i el seu estat aprovat / denegat.

Els informes de Workful són més aviat escassos. Probablement maduraran, però de moment no compleixen l'estàndard establert per llocs com OnPay. Només n’hi ha set, i en la seva majoria són només una llista de visualitzacions de dades, només personalitzables per rang de dates. Una és una llista senzilla d’empleats amb les seves dates de lloguer, aniversaris i números de telèfon; un altre mostra les despeses dels empleats. Altres ofereixen més profunditat, com ara el detall del registre de nòmines i el passiu fiscal. A més d’aquestes mancances, els informes no es poden exportar a cap altre format, només es visualitzen al lloc.

L'última icona de la barra d'eines de navegació obre la configuració de l'empresa del lloc. Aquí és on us dirigiu si no heu completat la configuració o sempre que hagueu de canviar alguna cosa. Més enllà de la configuració que ja he comentat, hi ha dues notes: en primer lloc, podeu configurar la vostra integració amb QuickBooks Online (no s’admeten altres integracions). I podeu assignar permisos d’usuari que proporcionin als propietaris, administradors i gestors la possibilitat d’accedir o canviar, visualitzar i aprovar elements específics del lloc. Aquests papers són més granulars que els d'altres llocs que he revisat, fins i tot que els de Gusto. En alguns casos, podeu restringir els permisos al nivell de la pantalla.

Portals d’empleats bons

Tots els serveis de nòmines que hem revisat el 2019 ofereixen portals d’empleats: llocs web protegits amb contrasenya on s’emmagatzema i s’hi pot accedir la informació personal de cada treballador. Els treballadors són millors que els altres que he vist. Semblen i funcionen com el lloc d’administració principal, amb una barra d’eines de navegació vertical molt similar. Els empleats poden veure els seus perfils i informació de contacte dels companys de feina; la seva història i documents de rellotge horari; i els seus calendaris, despeses i estat de descans. A la secció Financers es mostra la seva taxa d’ingressos, informació bancària, tacs de pagaments i retencions. L’únic informe proporciona una visió general de les despeses i el quilometratge. Els empleats poden fer un seguiment de les despeses personals a Workful sense necessitat de presentar-les.

Els taulers de control dels portals ofereixen als empleats una ràpida visualització d’alguna informació clau. Es mostren l’estat de rellotge d’hora actual i l’historial de la setmana, així com missatges de l’administrador, recordatoris de qualsevol tasca a bord incompleta i un gràfic que mostra els totals de la PTO.

L’esdeveniment principal: executar una nòmina

Com és el cas de cada servei de nòmines, l'orquestració d'una execució real de nòmines és la part senzilla un cop s'hagi configurat tot. Per començar a pagar, feu clic a Executar nòmina al tauler o seleccioneu la icona de nòmines de la barra d'eines vertical de l'esquerra. Si hi ha aprovacions de despeses pendents, Workful us avisa i us dóna la possibilitat de resoldre-les abans de fer la nòmina. A continuació, s’obrirà la pantalla d’execució de nòmines amb només una indemnització, vacances i temps de malalts d’un empleat (Gusto fa que visiti una segona pantalla per això) i els detalls de retenció són visibles. A diferència dels competidors, que mostren una vista de llista de tots els empleats amb només les seves hores treballades, altres indemnitzacions (bonificació, comissions) i les deduccions realitzades per impostos i beneficis, heu de fer clic al nom de cada empleat al panell vertical esquerre per fer el seu sou. apareix informació.

Aquest és un enfocament inusual, però funcionaria per a un gestor de nòmines que vol veure totes les minuciositats abans d’aprovar una tirada de nòmines. La majoria de llocs ofereixen una opció prèvia de plantilla de pagaments com a opció abans d’autoritzar la nòmina, que crec que és una manera millor de gestionar-ho. Si teniu molts empleats, necessitareu temps addicional per desplaçar-vos per la llista a Workful.

A la dreta de la pantalla de l'execució de nòmines es mostra un plafó que mostra els totals dels salaris i impostos de tota l'execució. Si tot sembla correcte, feu clic a Enviar. Apareix la pantalla Detalls de l'execució de la nòmina, mostrant de nou els ingressos i deduccions de tots els empleats. Podeu imprimir comprovacions o tacs des d’aquesta pantalla. Però enlloc no es diu exactament quants diners es deduiran del vostre compte corrent per a dipòsits i impostos directes i en quina data. Hi ha un total de salaris pagats i subtotals dels diversos impostos sobre nòmines, però no hi ha un total total.

Tot i que Workful calcula els vostres impostos sobre les nòmines, els transfereix a formularis o fulls de treball i us recorda quan s’han d’enviar les presentacions, encara no els envia per vosaltres, com fan la majoria de competidors. Encara heu d’escriure els xecs i enviar-los per correu electrònic o transmetre els pagaments de forma electrònica. Actualment, la companyia està provant la gestió d’aquest procés per als usuaris d’un estat i espera poder publicar més estats en els propers mesos.

La feina és feble al mòbil

No podeu executar una nòmina des de les aplicacions mòbils de Workful (disponibles tant per a Android com per a iOS) tal com podeu fer-ho en QuickBooks Payroll. No hi ha cap aplicació d’administració, només una dissenyada perquè els empleats utilitzin quan necessiten entrar i sortir i quan és el moment de enviar una despesa. Dit això, l'aplicació dels empleats és tan intuïtiva com atractiva. S'obre al rellotge horari, on els membres del personal només han de fer clic en un enllaç per donar-li un cop de puny. També poden visualitzar fins a una setmana de treball. Al fer clic a l’enllaç de navegació de la part superior esquerra i seleccionar Enviar despesa es captura una fotografia de rebut i es crea un registre amb el beneficiari, l’import i la categoria.

Esperançat sobre el treballador

Workful té algunes característiques excepcionals (portals d’empleats, rellotge de temps, permisos d’usuaris granulars) i alguns grans dèficits (impostos per a mòbils, informes i nòmines). Però és jove, i esperem veure-ho a mesura que madura. Mentrestant, recomanem el nostre Editors 'Choice, Gusto, que excel·lent en tots els àmbits i ofereix una experiència d'usuari excepcional, juntament amb les funcions més necessàries tant per als gestors de nòmines nous com per als que tenen experiència.