Vídeo: La historia de Correos (De novembre 2024)
El correu electrònic és un problema per a gairebé tothom, però a l’oficina en particular, crea distraccions i consumeix temps que es pot gastar millor fent tasques reals. Hi ha qui es refereix a comprovar i respondre al correu electrònic com a "fer feina sobre la feina", en lloc de fer el treball en si.
Els propietaris i gestors d’empreses poden ajudar-los tant a ells mateixos com als seus empleats a combatre la sobrecàrrega de correu electrònic a la feina.
Primer, fomentar la comunicació presencial. Aconseguir que els empleats parlin entre ells quan el correu electrònic no sigui necessari pot ajudar a reduir correus electrònics innecessaris. Les converses presencials també són millors que el correu electrònic per a temes delicats, quan el to i el sentiment realment importen. Molt poques persones són tan adeptes a transmetre les seves emocions en un llenguatge escrit com per via oral.
En segon lloc, utilitzeu un programa de missatgeria instantània. Per obtenir preguntes i respostes ràpides, realment no podeu superar les missatgeria instantània. Algunes empreses prohibeixen als empleats instal·lar aquests programes, però crec que realment són una veritable avantatge a l'oficina. Podeu obtenir missatgeria instantània en una aplicació autònoma o integrada en una plataforma de negocis en línia, com ara Podio, Yammer, Jive. Si la vostra organització utilitza Google Apps, sempre podeu aprofitar Google Talk. Qualsevol que sigui l'aplicació per a IM que trieu, assegureu-vos que tots els membres de l'organització utilitzin el mateix. I si el departament d’informàtica té restriccions sobre el que poden instal·lar els empleats, assegureu-vos que l’equip sap quina aplicació de missatgeria tothom se suposa que està utilitzant perquè puguin verificar les instal·lacions.
En tercer lloc, busqueu un lloc millor que el correu electrònic per a missatges habituals. Un exemple clar és quan els empleats envien un correu electrònic per avisar a tothom que estan malalts, de vacances o que marxen abans d’hora. Es tracta de missatges habituals que s’afegeixen al desordre de correu electrònic, però que no cal. Una solució pot ser tenir un calendari compartit. Un altre pot ser que un assistent administratiu faci un seguiment de les entrades i sortides i enviï un correu electrònic consolidat.
En quart lloc, sigui un model de rol de correu electrònic. Si sou el cap d’una empresa o d’un departament, assegureu-vos que els vostres hàbits de correu electrònic reflecteixin el que voleu que facin els empleats. Escriviu correus electrònics més curts quan pugueu. Parli amb la gent cara a cara quan aquest és el mètode adequat de comunicació. Feu servir IM i feu tot el que vulgueu fer els empleats. La gent seguirà la vostra idea i així és com desenvolupes una millor cultura de l’empresa al voltant del correu electrònic.
Recursos addicionals
Per obtenir més consells sobre com combatre la sobrecàrrega de correu electrònic, consulteu aquests articles relacionats:
- Entrevista: El correu electrònic Push per zero
- Com reduir el correu electrònic no desitjat
- Entrevista: Dmitri Leonov de SaneBox sobre Gestió del correu electrònic
- 11 consells per gestionar el correu electrònic
