5 grans coses que les impressores connectades poden fer per al vostre negoci

Presentat per Epson: les empreses modernes utilitzen aplicacions basades en núvols per a tot tipus de comunicacions i tasques diàries, des de la col·laboració en línia fins a la planificació de recursos empresarials (ERP). No només això, sinó que els administradors i empleats actuals interactuen amb aquests serveis mitjançant telèfons intel·ligents i altres dispositius connectats, de vegades més sovint que ho fan a través del seu escriptori. Aleshores, quan es tracta d’un procés empresarial quotidià tan fonamental com la impressió, per què la vostra organització hauria de mantenir-se encaixada en una època analògica de treballs d’impressió locals i cables embullats?

Qualsevol impressora amb connexió de xarxa es pot connectar al web. Per a aquest article, ens centrem en impressores sense fil habilitades per a la impressió basada en núvol, que poden sincronitzar un ordinador, un dispositiu mòbil o fins i tot el vostre navegador amb una impressora connectada al núvol mitjançant una connexió a Internet. Per aprendre a fer-ho, hi ha diverses maneres diferents de connectar i enviar fitxers segurs des del dispositiu a una impressora connectada al núvol. Les millors impressores sense fil del mercat solen utilitzar una combinació de connexió Wi-Fi, NFC (Wi-Fi, Near Field Field, NFC) i seguretat de connexions de xarxa virtual incloent serveis com Google Cloud Print per enviar i imprimir fitxers a la web des de qualsevol lloc.

Una experiència d'impressió connectada sense problemes proporciona molts avantatges per a les empreses i els seus empleats. A continuació, destaquem cinc de les maneres més significatives de què la vostra organització pugui beneficiar-se de la reducció del vell clunker d’oficina en favor d’una moderna impressora connectada al núvol.

1. Conveniència

El primer que notareu quan configureu una impressora connectada a Google Cloud Print o un altre dels serveis en núvol que ofereixen els principals proveïdors d'impressores és que no hi ha controladors per instal·lar i configurar. Les impressores surten de la caixa de serveis “cloud-ready”, i molts serveis també disposen d’aplicacions Android i iOS per imprimir directament des del vostre telèfon intel·ligent o tauleta. Les impressores connectades a Internet també eliminen la necessitat d’actualitzacions manuals, l’actualització automàtica dels controladors i del firmware sense intervenció humana.

Tots els fitxers que imprimiu s’envien a través del web mitjançant el servei d’impressió basat en núvol, de manera que el vostre ordinador ni tan sols ha de comunicar-se directament amb la impressora. Simplement inicieu la sessió a una màquina o dispositiu mòbil amb connexió a Internet, inicieu la sessió al vostre compte en un servei d'impressió basat en núvol determinat i inicieu la impressió.

Això també facilita l’ús compartit de documents i contingut d’impressió més còmodes. La majoria dels serveis d’impressió basats en núvol us permeten “compartir” l’accés a la vostra impressora connectada al núvol amb una altra part de confiança tan fàcilment com compartir un document en línia amb ells, inclosa la capacitat de gestionar els drets de compartició. Així, si un empleat o client fora de la ciutat treballa a la vostra oficina i necessita imprimir ràpidament la targeta d’embarcament per al vol cap a casa, aleshores podeu compartir accés amb la impressora en núvol amb ells i es poden imprimir des del telèfon intel·ligent o portàtil..

2. Accessibilitat remota

A banda de les impressores preparades per al núvol, els serveis d'impressió basats en núvol també es poden sincronitzar amb la impressora connectada a la xarxa existent a la vostra llar o oficina. Un cop el vostre dispositiu es sincronitzi amb el servidor del núvol, no importa des d’on imprimiu o fins i tot si la impressora es troba a centenars o més de quilòmetres.

Això suposa una gran avantatge per als treballadors d’oficines domèstiques i els telecomunicadors. Si feu una presentació virtual durant una reunió mitjançant un servei de videoconferència i voleu que tothom assegut al voltant de la taula de conferències tingui el vostre informe entre mans, aleshores podeu imprimir còpies de l'informe des de l'oficina de casa directament a la impressora a la impressora. racó de la sala de conferències. Un empleat que tingui un escriptori al costat de la impressora no és diferent de l'usuari que imprimeix a la màquina d'un altre país.

3. Eficiència energètica i costos

La impressió connectada també és una forma senzilla de centralitzar i agilitzar les operacions d’impressió de la vostra empresa, especialment per a startups i petites i mitjanes empreses (SMB). En lloc d’instal·lar i mantenir diverses impressores connectades a la xarxa durant tota la distribució de l’oficina, l’ús d’una impressora i servei de núvol connectats pot reduir significativament els costos de manteniment, tinta i tòner si totes les màquines de l’oficina estan imprimint a un o dos connectats al núvol. impressores (en lloc de tenir una impressora per a cada ordinador o grup d’estacions de treball a l’oficina).

Segons la mida i el pla de la vostra organització, encara podeu necessitar diverses impressores. Però, especialment, les impressores pròpies del núvol sense fils ofereixen molta més flexibilitat. Com més nova sigui la impressora connectada en la que invertiu, també serà millor les seves característiques d’estalvi d’energia. La gran majoria de les impressores sense fils disposen ara d’un o més modes d’estalvi d’energia o d’economia que redueixen el cost total d’impressió i l’ús d’energia quan la impressora no l’utilitza activament.

4. Seguretat

La primera objecció que plantejarà el vostre administrador informàtic quan consideri que el canvi a la impressió en núvol és de seguretat. La gent és naturalment més còmoda amb connexions per cable que l’intercanvi i sincronització d’arxius sense fils quan es tracta de la percepció de seguretat, sobretot quan envia i imprimeix informació comercial confidencial per internet.

La impressió en núvol té aquest tema final a extrem amb connexions web HTTPS, protegint documents i fitxers amb xifratge SSL des del moment que s’envien fins al moment en què imprimeixen. Tampoc no seran els fitxers en un servidor. Després de processar i completar un treball, els documents associats s'eliminaran del servidor del servei d'impressió basat en núvol.

5. Escalabilitat

Les impressores connectades permeten que les operacions d’impressió de la vostra empresa s’escalin tan ràpidament com que creixi el vostre negoci, des d’una startup o SMB fins a grans organitzacions empresarials. Google fins i tot utilitza el seu servei d'impressió basat en núvol. A mesura que augmenten les operacions i contracteu més empleats o obriu noves oficines, invertir en una infraestructura d’impressió connectada basada en núvol us pot estalviar molts diners a llarg termini.

També causa una mica del dolor a l’ampliació de la força de treball. Les impressores connectades ofereixen als administradors informàtics un menys mal de cap per preocupar-se a l'hora de configurar l'escriptori o l'ordinador portàtil de l'empresa d'un nou empleat, subministrar el seu dispositiu mòbil amb programari de gestió de dispositius mòbils (MDM) o una llista de safareigs d'altres tasques per assegurar que els punts finals dels usuaris siguin segurs i segurs. complint la política de l'empresa. Quan és hora de configurar l'accés a la impressora d'aquest empleat, només funciona.