5 Raons per als beneficis d'una oficina flexible

Si viviu en una àrea metropolitana important, podríeu trobar un espai de col·laboració. Aquests espais comuns estan dissenyats per oferir als usuaris oficines corporatives temporals que no només permeten operacions completament funcionals, sinó que proporcionen als seus ocupants un disseny elegant i modern. Si bé aquests espais solen ser lloguers i contractes d’arrendament a curt termini, les empreses adopten principis de col·laboració a les seves oficines corporatives permanents per ajudar a millorar la productivitat, la col·laboració i la felicitat dels empleats.

Aquests espais de treball, també coneguts com "oficines flexibles", proporcionen als treballadors línies telefòniques, escriptoris, cadires i qualsevol altra cosa que pugui necessitar un negoci per mantenir les seves operacions. No obstant això, en lloc d'assignar seients, construir parets altes de cubells, assignar oficines a directius i embutixar els empleats en zones d'equips designats, les oficines flexibles donen als treballadors i equips la possibilitat de triar on treballaran dia a dia o fins i tot una hora base de hores., es desglossen els cinc motius més importants per als quals una empresa petita (PME) hauria de plantejar-se oferir als seus empleats una oficina flexible.

1 Ocupació immediata i flexible

Tot i que el vostre SMB ja pot ocupar un espai comercial, la majoria d’empreses que opten per entorns flexibles seleccionen espais de treball. Això és degut a que aquestes oficines s’estructuren generalment de manera que els arrendataris poden triar entre contractes de mes a mes, trimestre a trimestre i any a any en lloc del tradicional megafonia que els incloa en un espai d’oficines durant una dècada o més.

Aquests espais es poden disposar per satisfer les necessitats específiques del vostre equip (per exemple, sales petites per a equips o sales grans per a empreses senceres) i es poden disposar de la manera que considereu adequada (per exemple, despatxos oberts, coberts o seients a l’atzar). El que és més important, perquè no esteu bloquejats a l’espai durant un llarg període de temps, podeu treballar amb el propietari per ampliar o contractar el vostre espai d’oficina en funció de la quantitat de personal que vingui i vingui durant la vostra estada.

Finalment, subcontractareu aspectes crucials del vostre negoci sense haver de pagar un sou addicional. No necessitaràs recepcionista per acollir visitants. No necessitareu cap persona informàtica per resoldre problemes bàsics amb la vostra entrada Wi-Fi i oficina digital. No haureu de comprar equips de seguretat costosos per protegir físicament les vostres dades del client (només assegureu-vos que els vostres empleats tanquin les portes cada nit).



2 Interaccions aleatòries

Tant si escolliu un espai de treball o no, un dels avantatges de l’oficina flexible és la possibilitat de tenir una reunió a l’atzar que podria convertir-se en col·laboració empresarial. Amb la tipica disposició de seients d’oficines, els empleats acostumen a convertir-se en tribals. Fes amistat amb els que s’asseuen a prop teu i et comuniques amb ells més sovint. Si, per cert, no us agrada la gent que us sentiu a prop, haureu de conèixer als vostres amics al refrigerador d'aigua per tal que pugueu xerrar sobre els treballadors que us trobeu a prop.

Amb espais d’oficines flexibles, no s’assignen seients; la gent pot treballar en una zona durant una hora i després marxar per anar a treballar en algun altre lloc. Això permet als empleats trobar-se amb nous companys de feina o conversar amb col·laboradors amb els quals no han parlat recentment. Significa que les idees s’estan transferint en diferents patrons i a una velocitat diferent de la que haurien estat en l’estructura tradicional del cubicle.

Se sap que Steve Jobs ha dissenyat la seu de Pixar per aquesta forma exacta de col·laboració espontània. Va dissenyar un atrium que servia com a centre del campus. Aquí, va preveure que els treballadors introvertits fossin trets de les seves proverbials petxines per passar l'estona, jugar i col·laborar amb els seus companys de treball.



3 Millor col·laboració i creativitat

Els espais d’oficines flexibles també estan dissenyats per promoure una col·laboració programada i improvisada. L’espai d’oficines amb moltes sales de reunions i la capacitat d’aprofitar la tecnologia col·laborativa permet als vostres treballadors reunir-se en grups grans d’una manera més eficient.

Les sales de conferències tradicionals són versions de taules de taulers de galetes en què els grups s’asseuen al voltant d’una gran taula i parlen els uns dels altres. A diferència d’aquests, les sales de conferències flexibles permeten als grups reunir-se en petits equips per aprofitar diverses pissarres digitals i tenir alguns empleats treballant en els seus ordinadors portàtils, mentre que altres es desplacen per l’espai mitjançant les seves tauletes i telèfons intel·ligents.

Com a SMB, és possible que no tingueu fons ni personal per invertir en el disseny d’una sala de conferències moderna. Tanmateix, a mesura que comenceu a recórrer nous espais i a proporcionar les sales de conferències actuals, penseu en com voleu que interactuin els empleats i per què una configuració estàndard pot impedir la creativitat i la col·laboració.



4 Confort del treballador

Trobar i retenir bons treballadors és bastant difícil; no ho fa més difícil creant espais de treball avorrits i amuntegats. Per als empleats, el principal avantatge d’una oficina flexible és la llibertat de decidir quan i com funcionen. Cadascun de nosaltres s’ha assegut al costat d’un altaveu a les converses que fa que sigui difícil concentrar-se en el treball. Amb un espai d’oficina flexible, podríeu agafar teòricament el vostre ordinador portàtil, acostar-vos al racó més llunyà de l’oficina i començar a treballar-hi sense que ningú us pareixi un ull.

A més, els equips podrien reunir-se i començar a treballar en una taula sense haver de preocupar-se de distreure els companys de treball. Els treballadors que prefereixen acostar-se a la feina podrien retrocedir en un reclinable, mentre que els treballadors de la mesa podrien agafar una estació prop de la finestra amb vistes al riu. Aquest tipus d’opcions semblen menors, però els estudis demostren que l’elecció dels empleats en els temes més reduïts proporciona als empleats una major sensació de satisfacció en el treball.



5 usos múltiples

Si sou una de les afortunades pimes que aconsegueixen crear el vostre propi espai des de zero, penseu en les maneres diferents d’utilitzar el vostre despatx en lloc de fer complir el dia de treball típic. Si ho feu, evitareu establir estructures pesades que no es poden moure o posar bancs de servidors en llocs que puguin ocupar béns immobles altrament útils. Penseu en com són d’accés els vostres ports i ports i si voleu afegir-hi més, si l’oficina té punts cecs tecnològics.

Aquí és el perquè: Avui, la vostra oficina pot ser un lloc on la gent s’assegui a les taules i escrigui un ordinador portàtil. Demà, potser necessiteu que sigui la seu per a una festa d’inversors. L'endemà, potser voldreu acollir-hi una retirada de l'empresa. La setmana que ve, potser haureu d’acollir un hackathon. El mes que ve, l’operació de màrqueting de contingut pot esdevenir tan valuosa que decidiu construir un estudi de podcast a l’extrem més gran del vostre espai. Amb el pas del temps, la vostra empresa podrà adquirir un 100 per cent de treballadors més, cas en el qual haurà de comprimir a tots fins que finalitzi el contracte d’arrendament de sis mesos. Si creeu un espai que tingui en compte diversos casos d’ús, serà prou àgil per rodar amb les circumstàncies, independentment de com evolucioni la vostra empresa.