6 formes de fer que la tecnologia d'impressió moderna pot ajudar al vostre negoci

Presentat per Epson: si heu relegat la impressora a l'estat de gravador posterior, potser voldreu tornar a tenir un aspecte nou. Gràcies a la impressió gestionada i la impressió verda els negocis podran canviar completament la manera en què els vostres empleats s’apropen a la impressió, així com la forma en què pagueu per ella. Aquí teniu sis exemples específics per començar.

Impressió gestionada

Recordeu l’última vegada que vau introduir aquest cartutx de tòner a la impressora làser d’oficina? I la darrera vegada que veieu una altra factura per a aquest mateix tòner i us heu preguntat cap a on anava tot? Això és només un exemple del que pot fer un servei d'impressió gestionat per a vosaltres. Si no heu escoltat mai el terme, penseu-hi com una altra evolució del programari com a servei (SaaS), tret que es tracti d'impressió com a servei (PaaS). Les funcions variaran però us registreu en un servei així i podreu escollir la impressora adequada al vostre entorn, pagar un càrrec de subscripció i començar a imprimir. Tot el que necessiteu és el paper. El servei de subscripció tindrà cura dels subministraments de tòner, els problemes de la impressora i tots els altres mals de cap. A més, la majoria de serveis proporcionarà aquests tres avantatges addicionals també:

• Avaluació d'impressió: la majoria de les organitzacions no tenen ni idea de què és realment el seu procés d'impressió: qui imprimeix, què imprimeix, i la quantitat d'impressió. Això és degut a que la majoria d’oficines no només comprenen dos o tres impressores d’oficines estàndard per pis, per exemple, sinó una infinitat d’impressores ombres en forma de dispositius d’impressió personal que els usuaris han instal·lat a les seves màquines (ja sigui ells mateixos o per donar suport a alguns). procés empresarial poc conegut). Això també pot comportar greument els costos del tòner, sinó també les despeses de paper, maquinari i horaris informàtics. Quan seleccioneu un servei d'impressió gestionat, busqueu un que enviï un especialista al lloc per verificar el nombre d'impressores instal·lades i estudiar com s'utilitzen. A continuació, convertiu aquest coneixement en una recomanació del nombre i tipus d’impressores adequats que necessiti la vostra organització.
• Gestió granular: els serveis d'impressió gestionats han de ser importants en la gestió. Cerqueu serveis que no només gestionin la connectivitat i la salut de la impressora, sinó que també facin un seguiment del cost i de l’ús. Alguns poden proporcionar detalls fins al nivell d'usuari individual. Això no només us proporciona informació detallada sobre qui imprimeix més, per què i quant costa, sinó que us permet utilitzar aquesta informació (juntament amb el que heu après durant la vostra avaluació d'impressió) per ajustar i optimitzar constantment el procés d'impressió, sense haver pagat mai més que la vostra subscripció.
• Control de costos amb impressió simplificada: El benefici més obvi de l'ús d'un servei d'impressió gestionat és gaudir d'una vida simplificada. El proveïdor de serveis el gestiona tots aquells petits maldecaps que us han enviat corre-cuita a l’armari de subministrament o trucant-la a TI. El proveïdor utilitza programes de gestió típicament avançats i de propietat que els proporciona aquest tipus de control mantenint una presència fora de lloc aprofitant el núvol. Però aquesta mateixa tecnologia sovint té avantatges addicionals, i el més destacable en aquest cas és que els usuaris probablement podran imprimir a qualsevol impressora de la vostra subscripció, sense importar on es trobin a través d’Internet. Fins i tot per a un personal mig de guerrers de carreteres de vendes, això no només estalvia diners amb el fax, sinó que proporciona una flexibilitat addicional per aconseguir documents amb exactitud a la persona a la qual han d’aconseguir, de forma més ràpida i fiable.
• Seguretat reforçada: implementar una impressió gestionada significa també augmentar la seguretat, que és fonamental quan es parla d’impressió connectada. La impressió gestionada pot ajudar a l’autenticació i a la gestió de la identitat i a més funcions de seguretat pràctiques, com ara els codis PIN o el filtratge IP.

Impressió sostenible

Una impressió sostenible sona com una paraula clau de màrqueting que obtindrà beneficis poc tangibles per al vostre negoci. Però a la pràctica, no només ajuda el medi ambient, sinó que també us pot estalviar un efectiu considerable. Una solució d’impressió “verda” que ajudaria a la majoria de les empreses, però que no ve immediatament al cap quan penses en instal·lacions respectuoses amb el medi ambient és una impressora multifunció o tot en un. En moure’s a un dispositiu d’aquest tipus, no només estalvies en electricitat (un dispositiu contra almenys dos i sovint tres), sinó que també estalvies en l’espai i en l’ús dels consumibles. A més, si us traslladeu a un dispositiu a través d’un servei d’impressió gestionat (com els descrits anteriorment), no només obtindreu la tecnologia d’impressió més recent, sinó també l’última tecnologia verda. Pel que fa a les impressores, es desglossa en dues categories generals de beneficis potencials:

Reducció de tòner i cartutx: la majoria dels fabricants d'impressores de gran nom han desenvolupat nous motors d'impressió durant els últims anys destinats a reduir l'ús de tòner i tinta, així com a reduir o fins i tot eliminar el nombre de cartutxos d'impressió usats que acaben. en abocadors. Canon i Epson tenen totes dues línies d'impressora sense cartutx, ecològiques, mentre que Brother, HP i Xerox disposen de programes de reciclatge de cartutxos que us poden ajudar a descartar fàcilment els cartutxos usats, amb menys impacte sobre el medi ambient.

Potenciar un programari més intel·ligent: aquest és un benefici secundari d'una estratègia d'impressió optimitzada en núvol. La majoria dels proveïdors d'impressió gestionats proporcionaran aquest tipus de solucions, però també podeu configurar-les si teniu alguns programes informàtics. Simplement es tracta de mapar els processos empresarials que impliquen les impressores al màxim de programari possible i no al paper. Per exemple, realment necessiteu imprimir aquesta comanda de compra per a la comptabilitat? O seria tan eficaç, si no és encara més eficaç, fiable i segur, que la impressora generi simplement un fitxer que apareix en una carpeta d’emmagatzematge en núvol a la qual té accés la comptabilitat? Aleshores poden obrir-lo en qualsevol programari que utilitzin i dur a terme el procés empresarial. Aquest tipus de canvis poden incloure no només l'emmagatzematge en núvol, sinó també altres aplicacions, com ara la gestió de documents, la gestió de relacions amb els clients (CRM), la planificació de recursos empresarials (ERP), i fins i tot el correu electrònic o el programari de col·laboració en línia, per citar només algunes. Pot eliminar completament les tecnologies d'envelliment, especialment el fax i la còpia, i us permet afegir una capa d'organització immediata i seguretat de dades que el paper simplement no pot proporcionar. També pot incloure dispositius mòbils i treballadors remots de manera fàcil i segura, cosa que sol ser molt difícil fer amb els dispositius antics.

Pot ser que la impressió ja no sigui la tecnologia informàtica de la qual se’n sap més, però això no significa que la categoria hagi deixat d’innovar. Si encara continueu utilitzant impressores d’oficina behemoth que evaporen el tòner i masteguen per boscos d’arbres, ara és hora de fer una ullada més a fons al que hi ha actualment. Informeu-vos amb els usuaris de la vostra organització que utilitzen les impressores de forma més àmplia i indiqueu per què i com s’utilitzen aquests dispositius. A continuació, correspon amb el que ofereixen avui els fabricants d’impressores conjuntament amb els serveis al núvol i les aplicacions comercials basades en SaaS. Es pot sorprendre amb la eficiència del vostre negoci, a la vegada que us estalviareu diners considerables.