Organitzeu-vos: 7 consells fàcils per acabar sense papers

Quants trossos de paper hi ha al taulell de la cuina, la taula del menjador o algun altre lloc on no pertanyin? Poseu els rebuts per si els necessiteu de nou? Hi ha una pila de papers del veterinari que conserveu per si necessiteu recordar exactament quins medicaments va prendre la vostra mascota fa tres anys? Tot aquell paper hi és allà esperant un moment en què podreu tractar-lo, sigui el que sigui. (Significa fer una ullada a cada pàgina i després arrossegar-les a la paperera.) És hora de desfer-se del paper i de la culpa que s'acumula. És hora de passar sense paper.

He estat sense paper durant gairebé una dècada. Per lliure de paper, no vull dir que hi hagi zero peces a la meva vida. Encara necessito el meu certificat de naixement de paper, per descomptat, i faig servir un petit quadern de paper per a una classe d'idiomes que prenc. Tanmateix, a la major part, no penjo al paper. En canvi, escaneig documents importants en un servei d’emmagatzematge i guardo notes digitals en una aplicació de presa de notes. També escric la meva llista de tasques i la llista de compres al telèfon i adjunto les recomanacions de restaurants a un mapa en línia. Hi ha moltes maneres senzilles d’eliminar el paper de la vostra vida.

Anar digital és fàcil. La part difícil no és deixar que el paper comenci a tornar-se a entrar. Si esteu disposats a desfer-vos de la major part del paper de la vostra vida, aquí teniu el que heu de saber per començar i per mantenir-lo en marxa.

1) Oblideu el llard

Pot semblar contrariure, però el primer pas per sortir sense paper és oblidar-se de qualsevol allotjament en paper que ja heu acumulat i centrar-vos en els nous hàbits que cal adoptar per començar sense paper. No miris enrere: adopta un enfocament anticipat.

Un dia arribareu a les piles de paper existents, o no. Per ara, no deixeu que aquests papers et retinguin. Haver d’afrontar un endarreriment enrere pot sentir-se aclaparador i, quan la gent se sent desbordada, retarda. Així que oblideu-ho per ara. En comptes d'això, esforça't a assegurar-vos que el recull no es farà més gran.

2) Obteniu aquestes cinc aplicacions

Hi ha cinc aplicacions o serveis que necessiteu per anar sense papers. Ells són:

• una aplicació de llista de tasques,
• una aplicació d'exploració,
• un servei d’emmagatzematge en línia, que és on posareu els fitxers digitals (més informació en aquest moment),
• eines de signatura electrònica (Adobe Acrobat és un bon exemple) per signar documents digitals sense imprimir-los i
• un servei de lliurament de documents per enviar documents oficials sense imprimir-los.

Consulteu les meves recomanacions sobre cada tipus d’aplicació aquí.

3) Seleccioneu un servei d'emmagatzematge

Comprovem una mica més a la tercera aplicació, un servei d’emmagatzematge, perquè és més complicat que els altres. El servei d’emmagatzematge és on guardareu les versions digitals dels vostres documents en paper.

L’ideal és que desitgeu un servei d’emmagatzematge que faci que els vostres fitxers siguin accessibles, independentment del lloc on esteu i els realitzeu una còpia de seguretat. Una opció és utilitzar un servei d’emmagatzematge i intercanvi de fitxers en línia, com Dropbox o Microsoft OneDrive.

Una altra opció és utilitzar un servei pensat especialment per a persones que vulguin anar sense papers. Negre i FileThh són dos exemples. Tenen eines especials per a persones que passen sense paper, com la possibilitat d’etiquetar i etiquetar automàticament els tipus de document que reconeix, com els impostos. FileTh també té un servei de "recuperació" que copia de forma automàtica documents importants que es troba al vostre compte de correu electrònic.

Independentment del servei que trieu, trieu-ne un i enganxeu-lo perquè pugueu posar tots els vostres documents digitals en un sol lloc.

4) Registreu-vos a les declaracions de correu electrònic i els pagaments digitals

Si continueu rebent factures i declaracions en paper, inscriviu-les per rebre-les per correu electrònic en lloc on vulgueu. Si encara envieu xecs amb regularitat, mireu si podeu canviar de pagament en línia.

Si bé les empreses de serveis públics i els bancs han respectat els pagaments digitals des de fa anys, els darrers titulars que no sempre els accepten són propietaris i empreses de gestió. Si esteu bloquejats en aquesta situació, intenteu explicar que obtindran els diners més ràpidament i de forma més fiable quan acceptin els pagaments digitals. Fins i tot les empreses més petites poden acceptar transferències bancàries directes amb poca o cap quota adjunta. Quan podeu pagar totes les vostres factures digitalment i no amb xecs i sobres, aconsegueixen un pas més per no tenir paper.

5) Escanejar i triturar

Ara toca començar a desenvolupar nous hàbits. Probablement, es farà rastreig, trituració o reciclatge. Prefereixo molt escanejar amb una aplicació mòbil, però també podeu utilitzar un escàner d’escriptori o la funció d’escaneig en una impressora multifunció.

Fes una regla per a tu mateix que vagi a ser així: Quan tingui un paper nou que necessito per digitalitzar, faré servir el meu telèfon per escanejar-lo immediatament i, a continuació, col·locar el paper a la pila de reciclatge o trituració. Millor encara, disposar-lo directament a la trituradora. Per què esperar?

Obligar-se a seguir aquest hàbit pot ser difícil. "Ara no tinc temps per analitzar això", podríeu dir. Practiqueu el vostre hàbit nou escanejant un document o dos de la vostra llista de llista, només per provar-la. Quant de temps es triga? Quina aplicació heu utilitzat? També podeu trobar que escanejar documents amb llum natural resulta més senzilla que fer-ho amb il·luminació interior. Un cop tingueu la idea de com fer-ho i la quantitat de temps que trieu, potser us resultarà més fàcil passar.

6) Desenvolupar altres fluxos de treball

L'exploració i la trituració són un flux de treball. A mesura que et sentis còmode amb el teu estil de vida sense paper, trobaràs que necessites més fluxos de treball per a altres situacions.

A continuació, es mostra un exemple: quan compreu un producte nou, podeu fer fotos del manual del propietari, de la recepció, de la garantia i del número de sèrie o de qualsevol altra informació rellevant. Carregueu aquestes imatges al servei d'emmagatzematge i, a continuació, elimineu-vos els papers extra.

Un altre flux de treball que podeu crear és estalviar un munt de papers que creieu que hauríeu de triturar però no esteu segurs ara mateix, i després passar-los un dia dedicat. Trieu una hora i una data, ja sigui cada dissabte o el primer diumenge del mes, i utilitzeu-la per esborrar la pila.

De vegades és possible que vulgueu escanejar papers conservant els originals, en el cas dels certificats d’assegurança, els documents del propietari, etc. Digitalitzant-les, creeu una còpia de seguretat i assegureu-vos que teniu accés a la informació que contenen, encara que no pugueu posar les mans sobre l'original.

7) No s'ho expliqueu

Hi ha alguns documents que es preguntaran si es poden conservar els originals o bé digitalitzar-los i triturar-los. Quan teniu una trucada dura, no la anul·leu. Ser sense papers hauria de fer la vostra vida més senzilla i senzilla, no més estressant. Emmagatzema l’original en una carpeta, enquadernador d’acordions o arxiu. Ningú vindrà a emportar-se la targeta del Club Sense Paper si pengeu en uns quants papers.

Els registres mèdics són complicats, ja que només se suposa que els heu de digitalitzar i emmagatzemar de forma electrònica si teniu un sistema compatible HIPAA. És possible que decidiu simplement col·locar-los en una carpeta o enquadernador d'acordió i posar-lo un cop a l'any per obtenir qualsevol cosa que estigui a punt per llançar-la.

Dit això, no penseu ni molesteu en la digitalització de papers que no tinguin cap propòsit. Si sou del tipus de persona que es penja diligentment sobre el paper creient que feu el responsable, pot tenir por de triturar i reciclar qualsevol cosa . Però alguna vegada necessitareu aquest rebut per obtenir un sandvitx o una explicació de les declaracions de beneficis de fa dos anys? Tritureu-los i deixeu-ho anar.