Organitzar-se: consells i eines per gestionar un projecte

Els propietaris de petites empreses, professionals que treballen i, fins i tot, alguns estudiants sovint tenen el paper d’un responsable de projecte, fins i tot quan no estan completament capacitats per fer-ho. La gestió de projectes és una empresa seriosa i seriosa, amb titulacions i certificacions avançades dedicades a l'assignatura. Si no sou un PM certificat, és fàcil que un projecte (i el seu equip afiliat) tinguin la possibilitat de controlar espiral fora de control, deixar de banda i convertir-vos en un desastre totalment desorganitzat. Com podeu continuar el vostre projecte si no sabeu res sobre la gestió de projectes?

Això mateix em va passar fa uns anys en una petita organització. Se'm va demanar que gestionés diverses redissenyes i re-llançaments de llocs web (em van contractar com a editor). Els membres de l’equip van incloure uns quants membres del personal intern, així com alguns contractistes externs i alguns voluntaris no remunerats. I no sabia res sobre la gestió de projectes.

Sóc una persona molt organitzada, i és per això que probablement em va encarregar de gestionar els projectes en primer lloc. Però l'organització personal no és el mateix que la direcció de projectes, i el meu primer projecte va començar a un terrible començament. Em vaig sentir horrorós i la meva manca de confiança només va empitjorar. Segurament, sabia recopilar informació, redactar un calendari i difondre-la a totes les parts implicades, però no tenia ni idea de quina altra cosa havia de fer.

Al final, vaig encertar el projecte i el vaig aconseguir per descomptat, però no va ser senzill. Desitjo haver sabut tantes coses sobre com organitzar i gestionar un projecte.

Per a tots els vostres ànims que no sabeu que han de gestionar els projectes sense voler, he recollit una mica de saviesa per part dels gestors professionals de projectes i he compartit alguns dels consells que he après. Tots aquests consells estan escrits en un llenguatge normal, sense argot PM i apunten cap a bones pràctiques generals, tàctiques i pràctiques.

Assegureu-vos que la freqüència de la reunió funciona per a totes les parts. Depenent de la mida del projecte i de la bona evolució, varia la freqüència de la reunió (o la trucada, per a equips separats geogràficament). Les reunions o trucades setmanals sovint són la norma, sobretot a la posada en marxa, però la freqüència depèn de la mida i del calendari del projecte, i ha de ser agradable i valuosa per a totes les parts. - Tom Thrash, responsable del projecte a Aptara

Que les reunions siguin importants. Tingueu una agenda, atengueu-vos a l’agenda i acabeu d’hora. Perdre el temps d’un equip del projecte és una de les maneres més ràpides de perdre la confiança d’un equip. Si es tracta d’una reunió d’estat, assegureu-vos que es mantingui en una reunió d’estat i que no es converteixi en una sessió de grip o una pluja d’idees. I tornar uns quants minuts de temps que ja teniu assignats és una manera ràpida de comunicar-vos que respecteu l'equip i el seu temps. - Bill Sanders, director general de Roebling Strauss, Inc. (un projecte de consultoria digital i de gestió)

Trieu les eines de reunió adequades. Quan les reunions telefòniques setmanals amb un contractista fora del lloc es van mostrar improductius, he afegit un full de càlcul de Google Drive al mix. Es mostrava una llista d’errors que havia identificat en un projecte i una valoració de la importància que pensava que s’havien d’arreglar. El contractista i jo vam editar col·laborativament aquest document mentre parlem per telèfon. De vegades, fins i tot arreglaria petits problemes de tant en tant. El fet d’acollir “reunions de treball”, en què el treball es realitza durant la mateixa reunió, s’ha convertit des d’aleshores en un afegit inestimable a la meva llista de suggeriments de maneres de continuar un projecte. L'ús de les eines col·laboratives en temps real, sistemes de videoconferència i trobades presencials i antigues, de portàtil a ordinador portàtil són totes les opcions. -Jill Duffy

Si "tot està bé", seguiu excavant. Els check-in són inestimables. Molt sovint, trobo que els resultats de la reunió d’entrada són una resposta a “tot va bé”. És llavors quan trobo respostes de seguiment com: "És fantàstic per escoltar, però, realment, no hi ha cap problema?" et pot fer ressaltar i on obtens comentaris que pots utilitzar. Aquesta pregunta de seguiment sovint condueix a respostes de "Bé, sí, X s'ha anat avançant molt bé, però hi va haver aquesta petita Y que em va fregar el camí equivocat". Hi ha moltes persones que simplement no els agrada queixar-se, per la qual cosa correspon al responsable del projecte cavar més a fons. - Tom Thrash

No dispareu mai el missatger. Quan les coses vagin malament i ho faran, ningú vol donar les males notícies. Si és conegut per reaccionar davant les males notícies amb qualsevol cosa que sigui positiva, "Moltes gràcies per posar-ho en contacte. Ara com ho resolem?" gairebé garanteixes que mai no obtindràs males notícies abans d’hora. I tenir notícies precoç et proporciona molt més temps per resoldre els problemes i disminuir el seu impacte negatiu en el projecte. - Bill Sanders

Deixa que els altres pensin que controlen. Crec que es necessita una mica de condiment, però una cosa que he trobat valuosa és aprendre a controlar-los mentre que els altres pensin que condueixen. Molts volen sentir que controlen i està bé, però el primer ministre ha de comprendre que són els últims responsables de la resolució del projecte. - Tom Thrash

Feu que l’usuari defineixi els criteris de qualitat. Tots els lliurables tenen un usuari, ja sigui un altre membre de l’equip o un usuari final eventual. Abans que els propietaris d'aquest lliurament puguin estimar amb precisió el temps i els recursos necessaris per completar-lo, han de saber com es mesurarà la qualitat per a la seva qualitat i integritat. Tant si es tracta d’una forma d’especificacions tècniques completes com d’un full de treball de criteris de qualitat d’una pàgina, l’usuari l’hauria de definir prèviament. És una de les tècniques més senzilles de gestió de riscos disponibles. - Bill Sanders

Eines per a gestors de projectes

A banda de les eines de negoci multiusos més bàsiques, com Excel i Outlook, els administradors publicitaris podrien trobar que el programari especialitzat en la gestió de projectes els indiqui cap a les millors pràctiques mitjançant funcions integrades. Assignar responsabilitat, estimar els temps de finalització de tasques i mantenir la comunicació pot ser més fàcil recordar-ho si hi ha una eina que us permetrà moure els moviments. Aquí hi ha alguns que podeu utilitzar per a projectes grans i petits:

Asana és realment un gestor de tasques, però suporta diversos usuaris, és extremadament flexible i pot doblar fàcilment com a aplicació de gestió de projectes lleugera.

Basecamp, la nostra elecció d’Editors, és un programari de gestió de projectes utilitzat en moltes grans organitzacions. Una versió gratuïta és una opció àgil i flexible per a equips de mitjans molt menors, sempre que no necessitin emmagatzematge connectat.

Huddle és una "eina de col·laboració de contingut en núvol", segons l'empresa, que vol dir que us ofereix un lloc per posar documents en línia i col·laborar al seu voltant. Si bé Huddle antigament era una aplicació PM, ara està dissenyada per ser utilitzada conjuntament amb altres programes de gestió de projectes. Acostuma a ser utilitzat per professionals del màrqueting més que ningú.

LiquidPlanner (29 dòlars per membre al mes) té un punt fort: aporta la programació a terra. En lloc de demanar als usuaris que introduïxin dates suaus de quan pensin que es farà, LiquidPlanner permet que els PM programin la seva prioritat. És una manera diferent de pensar i treballar, però pot ser que funcioni per a tu.

Hi ha moltes més eines per utilitzar o cooptar a l’hora de gestionar un projecte i, de vegades, les més senzilles aconsegueixen la feina amb més eficàcia que les robustes i amb funcions completes. Si voleu compartir un bon consell sobre la gestió de projectes o un programa que us recomanem, deixeu un comentari a continuació.