7 Consells per triar un servei de voip empresarial per al vostre smb

Per descomptat, els proveïdors de VoIP (Voice-over-IP) de qualitat empresarial són l’opció més popular entre les petites empreses i empreses emergents en aquests dies. Al cap i a la fi, obteniu tota la funcionalitat d’un PBX de grans empreses per a una fracció dels diners i que factureu mensualment i per usuari en la majoria dels casos. A més, obté un paisatge de flexibilitat completament nou, ja que les trucades de telèfon ja són dades.

Això significa que es poden integrar amb altres sistemes, com ara el sistema de gestió de relacions amb els clients (CRM) o el servei d’assistència, i també es poden obtenir informació sobre com es senten els vostres clients sobre el vostre negoci i quines són les dades demogràfiques que constitueixen el vostre públic principal.

Si heu decidit actualitzar-vos a un servei de VoIP, però us pregunteu per on començar, la resposta breu és: moure’s lentament, fer els deures i no costar-ne la consideració principal. Hi ha un munt de sistemes de VoIP empresarials sorprenents, però cadascun té un conjunt diferent de característiques i una estructura de preus diferent, per la qual cosa l'elecció pot ser difícil. RingCentral Office és una de les opcions més elegides dels nostres editors, però això no significa que haureu de dirigir-vos automàticament al lloc web per comprar-lo. De fet, altres sistemes es podrien centrar en diferents capacitats, com Freshcaller, amb la seva especialització en funcions del centre de trucades.

Així que heu de fer els deures per assegurar-vos que el servei de VoIP que trieu és l’adequat per al vostre negoci particular. Tenint en compte això, hem recopilat aquesta llista de criteris importants que cal tenir en compte abans de triar un sistema de VoIP empresarial.

1. Plans i preus

També podríem començar per la característica més important: el cost. Què és bo triar un servei de VoIP empresarial amb totes les campanes i xiulets si no us ho podeu permetre? AT&T Collaborate, el nostre altre guanyador de la selecció dels editors, té una fantàstica selecció de funcions, però comença a partir de 34, 95 dòlars per usuari al mes pel seu paquet de solució bàsica de veu, tot i que es redueix a 17, 48 dòlars per usuari al mes si es compra en línia. RingCentral ofereix preus bàsics i intermedis similars a partir de 19, 99 dòlars. Si canvieu al nivell superior, començareu per 44, 99 dòlars per usuari al mes, però aquest nivell comporta noves capabiltats, inclosos assistents automàtics de diversos nivells, nom identificatiu de trucada entrant, registre de trucades i algunes capacitats de gestió de la identitat..

Tanmateix, hi ha solucions més econòmiques que les nostres opcions d’Editors, com ara Grasshopper, que comença a partir de 26 dòlars al mes (no per aspecte d’usuari), però vendreu funcions aquí. Per exemple, amb Grasshopper, no podreu transcriure missatges de correu de veu i el vostre sistema no registrarà automàticament totes les trucades per a la publicitat. Aquests serveis són excel·lents per a empreses que ho fan tot, des dels seus ordinadors portàtils o tauletes, però no són tan bons com RingCentral o AT&T Collaborate per a empreses que gestionen un gran volum de trucades entrants i sortints.

Com saps què li convé? Deixeu de centrar-vos en el preu i penseu només en les funcions que necessiteu. Un cop mapeu les funcions amb els processos empresarials que necessiten veu, podreu saber quina és la vostra plataforma de veu mínima nua. A partir d’aquí, és només compres de comparació.

2. Aplicacions mòbils personalitzades

Probablement els vostres empleats estiguin en marxa almenys una mica del temps, de manera que voldreu un servei de VoIP que pugui viatjar amb ells. Malauradament, no tots els proveïdors de VoIP ofereixen aplicacions mòbils que ofereixen el mateix valor i serveis que les aplicacions d’escriptori. La majoria dels sistemes que hem revisat ofereixen aplicacions mòbils Apple iOS i Google Android, però la qualitat varia i també ho fa entre el que s’ofereix al telèfon mòbil d’escriptori complet i el que trobareu al client mòbil. De vegades, per exemple, l’aplicació per a mòbils no serà capaç de crear un registre per a aquestes trucades ni de crear transcripcions de correu de veu si no es contesta.

3. Gestió de trucades

A mesura que les plataformes de VoIP maduren, els conjunts de funcions es fan adaptats per a públics específics. Això vol dir que no necessàriament trobareu les mateixes capacitats fins i tot en productes que competeixen directament entre ells. Per a les organitzacions que inverteixen en VoIP a causa del seu "cervell" del programari, vol dir que haureu de tenir molta cura per assegurar-vos que els productes intel·ligents que necessiteu el vostre negoci estan realment al producte. La gestió de trucades és un bon exemple, ja que es tracta d'un terme paraigües de gairebé tot el que pot fer el sistema amb una típica trucada telefònica.

Per exemple, si teniu un gran volum de trucades que arriben a un determinat conjunt de números de telèfon (com ara un servei de servei) o que toqueu el sistema en una determinada època de l'any (trucades de vacances), potser haureu de fer cua de trucades per allà on es produeix el VoIP. el sistema pot distribuir de manera intel·ligent trucades entre diferents extensions en funció de la disponibilitat, la geografia o altres criteris. Un altre exemple pot ser la gestió d'extensions, on el sistema no només assigna extensions a usuaris individuals, sinó que també pot gestionar un directori de noms que s'integra amb el directori de xarxa del seu departament informàtic.

4. Integració de tercers

Aquest és el sorteig de la clau de VoIP. Com que és un programari, aquests sistemes solen tenir una llista d’integracions preconstruïdes amb les aplicacions que el venedor cregui que els agradi els seus clients. RingCentral, per exemple, ofereix una dosi saludable d’extensions, incloses Desk.com, Dropbox i Google Drive.

Amb aquestes extensions, els clients poden crear fluxos de treball personalitzats per ajudar-los a treballar de manera més eficient. Per exemple, una trucada telefònica del client entrant a través de RingCentral podria iniciar el telèfon mòbil RingCentral dins de l’aplicació d’assistència Desk Desk. El representant del servei pot rebre la trucada i, segons el procediment estàndard, emplenar un bitllet de problemes que s’emmagatzema a Dropbox com a fitxer de document que també està vinculat al número de bitllet de la base de dades Desk.com. Però, com a part de la integració, també podeu emmagatzemar una gravació automàtica de la trucada com a fitxer.wav vinculat tant al fitxer de text del bitllet com al número de bitllet Desk.com, de manera que, quan algú truqui aquest registre de bitllets, tots dos fitxers apareixen com a document de suport.

Si voleu desenvolupar les vostres pròpies integracions personalitzades, busqueu proveïdors que admetin les API d’integració, com a opcions de cost addicionals o disponibles lliurement per a la descàrrega dels clients. Normalment, aquests s’ajustaran a l’estàndard REST, que s’ha convertit en una manera molt habitual d’integrar diferents serveis en núvol.

5. Suport

Com en qualsevol producte, el nivell de servei que rebrà és crucial per al funcionament del servei. RingCentral ofereix suport telefònic 24 hores per als clients amb plans per a dos o més usuaris. Si sou un sol usuari, només podreu obtenir algú a la banya durant blocs de 13 hores de dilluns a divendres. RingCentral també ofereix suport de xat en directe 24 hores al dia Si teniu un negoci global amb necessitats durant les 24 hores del dia, voldreu trobar un proveïdor de serveis que garanteixi que les vostres consultes seran ateses de forma immediata (o almenys oportuna). Si no ho poden oferir, és possible que vulgueu mirar cap a un altre lloc, sobretot si el vostre sistema telefònic és el principal mètode de comunicació amb els clients.

Tingueu cura amb la possibilitat d’afegir funcions al vostre telèfon, però, especialment en el cas de les integracions personalitzades esmentades anteriorment. El fet que RingCentral ofereix una bona política d’assistència al client no vol dir que el venedor de tot allò que hàgiu integrat amb RingCentral faci. I fins i tot si ho fan, és poc probable que donin suport a un mecanisme d’integració desenvolupat a casa. Mireu cada component del vostre sistema de comunicacions de veu general i assegureu-vos de saber a qui trucar, quan trucar i per què. A més, si voleu desenvolupar integracions personalitzades, és molt bona idea buscar opcions d'assistència premium. Sí, això és diners addicionals, però tenir experts en el desenvolupament i el funcionament del dia a dia pot pagar enormes dividends en el futur.

6. Seguretat

La seguretat és imprescindible per a cada servei basat en núvol connectat al vostre negoci i els vectors d’atac evolucionen cada dia. Per a una aplicació de connexió a Internet com VoIP, una que serveix de centre neuràlgic de les vostres comunicacions empresarials, són encara més necessàries les mesures de seguretat a l'interior. Feu la vostra diligència deguda als venedors per saber on es troba la responsabilitat de les dades emmagatzemades en un servei basat en núvol i, si és possible, negocieu termes de seguretat del vostre contracte. Cerqueu serveis que ofereixen xifratge extrem a extrem, encriptació de dades en repòs (si n’hi ha) i, no només l’autenticació bàsica, sinó també opcions avançades, especialment l’autenticació i la biomètrica de diversos factors.

Darrere del tallafoc, parleu amb el vostre personal informàtic i assegureu-vos que la seguretat també sigui més important. Assegureu-vos que el vostre maquinari de xarxa local tingui coneixement de VoIP i tingui disponibles funcions de seguretat de qualitat empresarial… i assegureu-vos que estiguin habilitats allà on han d'estar. Per exemple, les LAN virtuals (VLANs) s’utilitzen sovint per segregar el trànsit de veu per raons de qualitat de trucades, ja que tenir una xarxa dedicada per a aquest trànsit significa que les dades d’altres aplicacions de xarxa no poden interferir i provocar artefactes d’àudio durant la trucada o fins i tot les trucades caigudes. Però les VLAN també són excel·lents per garantir converses de VoIP sempre que les configuri amb això. Per obtenir més informació, consulteu aquesta llista de fer i no quan es tracta de protegir les vostres comunicacions VoIP.

7. Comunicacions unificades

El proveïdor de serveis VoIP també pot ser un servei únic per a totes les vostres necessitats de comunicació i la majoria han implementat aquesta capacitat sota el nom de comunicacions unificades com a servei (UCaaS). Això significa integrar la vostra funcionalitat de xat, trucades en conferència, correus electrònics, trucades de telèfon, trucades de vídeo i correu de veu en una sola aplicació. Tots els serveis que hem revisat ofereixen algun tipus d’aquest servei, però no tots els proveïdors de VoIP el gestionen de la mateixa manera.

Per exemple, plataformes com els guanyadors dels nostres Editors 'Choice, AT&T i RingCentral, tenen unes capacitats de comunicació unificades molt riques que cobreixen tots els canals esmentats anteriorment, així com espais de reunió intel·ligents i funcions de col·laboració similars. Més proveïdors orientats a programari, com Dialpad, oferiran telèfons informàtics molt avançats i altament unificats, però no podran incorporar telèfons de maquinari tan fàcilment. Finalment, és possible que els venedors de baix cost, com Grasshopper, no ofereixin cap subministrament de comunicacions unificades o només un o dos canals addicionals, com ara fax i text.

Esbrinar quins canals utilitza el vostre negoci dia a dia per fer feina és la clau per a una implementació de comunicacions unificada i eficaç. Si tot el que utilitzeu és veu, aleshores no us heu de preocupar, però en aquests moments i èpoques és pràcticament un unicorn. Tota empresa es comunica amb més canals que simplement sonen i tenir un sistema unificat significa poder utilitzar aquests canals de manera més eficient. Sense una aplicació UCaaS, executareu sistemes dispars a tota la vostra SMB, sense cap manera de fer un seguiment de qui va rebre quin missatge, en quin dispositiu i a través de quin mitjà.