Revisió i qualificació de comptabilitat

AccountingSuite és una novetat per a les nostres revisions anuals de comptabilitat per a petites empreses, però està disponible des del 2012. Situat en algun lloc entre el programari de comptabilitat de nivell d'entrada que normalment revisem i les aplicacions de gamma mitjana, com NetSuite i Intaact, AccountingSuite és la petita empresa més rica en característiques. lloc web de comptabilitat que hem provat. Les seves eines de seguiment d’inventaris són les més robustes que hem vist en aquest rang de preus i el servei és força competent en el seguiment dels temps i dels projectes. L’experiència de l’usuari, però, podria utilitzar alguns treballs.

Tenint en compte tot el que fa, juntament amb les seves generoses opcions d’assistència, AccountingSuite és una excel·lent elecció per a petites empreses que necessiten anar més enllà de QuickBooks i estan disposades a aprendre a configurar-lo i a personalitzar el servei per a ús individual. L’empresa també pot ajudar-vos amb això.

Plans i preus

AccountingSuite ofereix quatre nivells de servei. La posada en marxa (19 dòlars mensuals) inclou opcions bàsiques de comptabilitat, eines de seguiment de temps i de projecte i informes per a un usuari. El negoci (25 dòlars mensuals) afegeix un impost sobre les vendes, les compres i les vendes per a dos usuaris. Per 55 dòlars al mes, la versió professional de cinc usuaris també inclou una gestió completa de l'inventari. El pla Professional amb comerç electrònic costa 129 dòlars mensuals per a 10 usuaris. Totes les versions tenen seients de CPA i de llibreria il·limitats.

Per comparació, QuickBooks Online comença a partir de 20 dòlars mensuals per al seu pla d’inici senzill. El següent nivell és Essentials, que afegeix funcions de facturació, multiusuari i seguiment de temps per 35 dòlars al mes. El pla Plus (60 dòlars al mes) ofereix un seguiment complet de l’inventari i del projecte. Sage Business Cloud Accounting comença a partir de 25 dòlars al mes. El pla d’inici de ZipBooks és gratuït, oferint contactes i facturació il·limitats, un alimentació bancària i gestió d’ingressos i despeses. Wave també és lliure d’utilitzar, tot i que cobra taxes de transacció.

AccountingSuite no ofereix centenars de complements com ho fan Xero i QuickBooks Online; va ser dissenyat per incloure funcions avançades sense la necessitat de complements. Tot i això, s’integra amb els líders del sector en àmbits com nòmines (ADP i SurePayroll), impost de vendes (Avalara), CRM (Zoho) i pagaments en línia (Stripe i Dwolla).

Configuració seriosa

Tenint en compte la seva profunditat, amplitud i personalització, AccountingSuite no és el tipus de lloc on us introduïu i creeu factures en cinc minuts (tot i que podríeu). Si voleu la millor experiència possible i la més individualitzada, hauríeu de deixar de banda una part seriosa de temps per començar amb el lloc.

L’empresa ofereix diverses maneres d’orientar-vos en el procés de configuració. Hi ha una guia d'usuari cercable, així com AccountingSuite Academy. Podeu connectar-vos amb experts d'assistència mitjançant xat, correu electrònic i telèfon. I hi ha un enllaç a la pàgina principal del flux de treball amb una empresa de proves; podeu carregar-ho i practicar-lo mitjançant les funcions del lloc abans de començar a introduir les vostres pròpies dades.

També hi ha una extensió del navegador disponible a través del servei WalkMe que t'ajuda a través d'etapes primerenques i avançades; afegeix un "Mostra'm com!" pestanya a la barra d’eines de navegació. Vaig tenir resultats diversos mitjançant aquesta eina; de vegades no va completar un procés específic. No hi ha cap enllaç per ajudar-vos a les pantalles de treball i, realment, no hi ha cap guia sensible al context.

Un dels primers llocs que haureu de parar és el menú Configuració (disponible en diverses pàgines del lloc). Aquí podeu especificar preferències per a desenes d’opcions a tot el lloc, com la moneda, l’impost de vendes, els comptes predeterminats, les unitats de mesura, les ubicacions i el conjunt d’inventaris. Algunes funcions estan desactivades quan utilitzeu AccountingSuite per primera vegada, per la qual cosa és molt important que visiti totes les seccions de Configuració. El servei també ofereix orientació especialitzada si actualitzeu des de QuickBooks.

Simplificant la complexitat

AccountingSuite ha d’empaquetar molt contingut a les seves pantalles i ho fa amb èxit. Tot i això, pot ser una interfície d'usuari molt concorreguda. Una opció de pàgina d'inici s'assembla a les pàgines d'inici de moltes aplicacions de comptabilitat de petites empreses al llarg dels anys. Aquesta vista de flux de treball es divideix en sis seccions: vendes, comptabilitat / banca, compres, inventari, seguiment de projectes / temps i assistència. Cada àrea mostra botons de colors que representen tasques o eines específiques que hi ha. Per exemple, Sales té quatre: cotitzacions de vendes, comandes de venda, factures i enviaments. Feu clic a un per anar a aquestes pantalles de treball.

Directament a l’esquerra d’aquest, hi ha un panell de navegació vertical que es manté en vista, independentment d’on aneu al lloc, que serveix de guia principal per desplaçar-vos. Es divideix en menú ràpid, vendes, compres, inventari, bancari, comptabilitat, projectes / hora, informes i llistes. Diguem que selecciona vendes. Apareixen tres llistes d’enllaços de text. Un conté enllaços a llistes de formularis i altres eines relacionades (factures de venda, rebuts de caixa, estats, llistes de preus). El segon us porta a les pantalles de creació de formularis reals. I el tercer mostra una llista d'informes per a aquesta secció.

Mentre continueu treballant en diferents pantalles, una barra d’eines horitzontal a la part superior de la pantalla mostra un botó per a cada pàgina que heu visitat de manera que podreu tornar fàcilment. Feu clic a la x de la dreta de cada etiqueta per tancar-la o podeu tancar-les totes alhora. L’accés a un menú estàndard de Windows apareix a la cantonada superior esquerra, però heu de saber que hi és per trobar-lo, ja que no és gens evident. Una petita fletxa groga cap avall obre menús de diapositives per a les operacions que normalment es troben a Fitxer, Edita i visualitza. La llista conté una entrada molt important: "Configuració de la pàgina d'inici", on especifiqueu les preferències per a la visualització de la pàgina d'inici; N'hi ha quatre més enllà de la visió de flux de treball esmentada anteriorment.

Omplint els Blanks

Les moltes plantilles i formularis de transacció de AccountingSuite contenen camps que utilitzen habitualment les petites empreses. Els registres de clients i venedors, per exemple, tenen camps d'informació de contacte i no gaire. No són tan exhaustius com, per exemple, els de Zoho Books. Els formularis com les factures són molt més complets. A més dels camps estàndard que ofereixen llocs com Xero i Sage (client, data, termes, número de factura), hi ha camps per a opcions com l'origen de l'enviament, el mètode d'enviament, el número de seguiment, la unitat de mesura i el número de comanda corresponent. Podeu veure l’historial de cada transacció i generar notes de crèdit, etiquetes d’enviament i llistes d’embalatge des de la pantalla de la factura.

Però només són les configuracions predeterminades. AccountingSuite és increïblement personalitzable, més que qualsevol competidor en els llocs web de comptabilitat que hem revisat. Feu clic a "Canvia la forma" i s'obrirà una finestra que conté desenes d'opcions per al formulari o registre actual. Podeu fer clic al davant de qualsevol que estigui marcat per suprimir-les i fer clic per afegir qualsevol que no hi hagi.

Un cop hàgiu fet una pantalla de treball, hi haurà almenys una fila de botons petits a la part superior de la pàgina que feu clic per accedir a les funcions relacionades. A la pàgina de seguiment de temps, per exemple, podeu fer coses com crear una nova entrada de temps, adjuntar fitxers, generar una factura per a un bloc de temps facturable o veure les vostres opcions de personalització de formularis. Els formularis mateixos, com les factures i les comandes de compra, adopten una aproximació lleugerament diferent a les llistes desplegables que utilitzeu per seleccionar coses com els clients i articles. Quan feu clic a la fletxa cap avall per obrir la llista, podeu obtenir tres opcions. Podeu introduir una cadena de cerca per trobar l’entrada desitjada, mostrar una llista de tots els disponibles o crear-ne una de nova.

Podeu afegir a la llista d’opcions per a cada camp mentre aneu al llarg. Però una part del vostre treball de configuració hauria d’incloure la compilació d’aquestes llistes abans del temps que pugueu. Quan feu clic a Llistes a la barra d’eines vertical de l’esquerra, veieu tots els tipus de dades disponibles al lloc, com ara Projecte / Feina, mètode de pagament, classe i preus. A partir d’aquí, podeu crear tants de cadascun com vulgueu. Feu clic a "Transportador d'enviament" a l’encapçalament Crea, per exemple, i veieu una taula que mostra qualsevol cosa que ja heu definit (DHL, FedEx o UPS, per exemple). S'obre una petita finestra que conté els camps de farciment per afegir-ne més.

Dues entrades d’aquesta llista mereixen una atenció especial (aquestes també apareixen quan feu clic a la pestanya Menú ràpid a la barra d’eines vertical de l’esquerra). Client / Venedor Central us permet accedir a llistes completes de clients i venedors de la vostra empresa. Ressalteu-la fent clic sobre ella i el panell dret de la pantalla mostra les transaccions corresponents. Podeu analitzar aquestes opcions per obrir les transaccions subjacents.

Si teniu diversos empleats que utilitzen AccountingSuite, heu de configurar-los abans que puguin començar a treballar. Feu clic a Llista d'usuaris per obrir aquesta pantalla i hauríeu de veure una entrada per vosaltres mateixos. Feu clic a + Afegeix a la barra d'eines per afegir-ne un. Veureu camps d'informació com el nom, el correu electrònic i el títol. A sota d’això, especifiqueu quin tipus d’accés té cada individu a cada àrea principal del lloc: Accés complet, Només de visualització o Sense drets (també podeu marcar una casella marcada Només informes, que apareix a la resta). Això és comparable al que ofereixen llocs com Xero, però m'esperava més d'un lloc tan avançat; per exemple, els permisos que baixen al nivell de la pantalla.

Informes i mòbils

Un lloc web de comptabilitat tan robust necessita una estable d’informes que coincideixi amb el seu poder. AccountingSuite té això, tot i que els seus informes no són tan personalitzables com QuickBooks Online, ni n’hi ha tants. Podeu crear els informes estàndard previstos per a cada secció del lloc (Compres, Inventari, etc.) i els informes financers més complexos que els comptables generalment creen i analitzen (com ara el Balanç i el Estat de la Renda).

AccountingSuite treballa actualment en una aplicació Android per al servei i la companyia diu que les pàgines estan optimitzades per a mòbils. Vaig poder accedir a un iPad mitjançant Chrome (Safari no és compatible) i, tot i que es va obrir en un Samsung Galaxy S8, el contingut era massa petit per veure-ho.

Eines profundes, ajuda dèbil i interfície d'usuari

AccountingSuite té un valor impressionant: obteniu molta funcionalitat i personalització per al vostre valor. L’empresa està molt oberta a treballar estretament amb els usuaris per crear un entorn de comptabilitat a mida, tot i que AccountingSuite pot ser utilitzat tal com és. Voldria obtenir una ajuda més sensible al context i una experiència d'usuari més actualitzada que s'acompanya de totes les eines de comptabilitat.

En general, AccountingSuite és un servei recomanat per a petites empreses que necessiten més del que ofereix Xero, especialment en l'àrea de seguiment d'inventaris. Però, en la majoria de les necessitats de comptabilitat de les petites empreses, QuickBooks Online segueix sent la nostra elecció per als editors.