Intel·ligència empresarial per a tothom

La intel·ligència empresarial (BI) està en calent ara mateix. Punt. Senzill i senzill. Entre altres coses, la meva empresa proporciona recursos de personal a les grans empreses i, durant els darrers nou mesos, fàcilment la meitat de les oportunitats que se’ns ha sol·licitat és relacionada amb la BI.

Les grans empreses disposen de recursos per contractar especialistes en BI, però una part del que fa que la BI sigui tan temàtica avui en dia és que els especialistes en BI ja no són un requisit absolut perquè les empreses obtinguin valor d'aquesta tecnologia. Estem treballant en una època daurada de la tecnologia d’autoservei que proporciona a persones no tècniques la possibilitat d’interactuar directament amb diverses tecnologies que abans requerien coneixements especialitzats: informàtica, seguretat i, certament, BI.

I si ets especialista en BI, no et preocupis. La idea que hi ha darrere de l'autoservei BI no és acabar amb la vostra feina. És trobar maneres d'obtenir un nou valor a partir de les dades existents. Al proporcionar als usuaris de primera línia la possibilitat de consultar directament els magatzems de dades de la seva organització, la teoria és que obtindran noves maneres de mirar el negoci. Això de cap manera invalida el que fan avui dia els especialistes en dades ja que sempre seran necessàries aquestes consultes. Però amb BI d'autoservei, els usuaris de primera línia poden gestionar consultes d'alt nivell per si mateixes que tenen més probabilitats de relacionar-se directament amb els seus llocs de treball, deixant més temps als especialistes en dades aprofundir en la pujada de les noves dades i aprofundir encara més. d'aquesta manera.

Per als pressupostos informàtics (SMB) de petites empreses per a empreses petites, la BI-autoservei també representa una forma d’accedir a beneficis tecnològics que abans estaven fora d’abast simplement des del punt de vista dels costos. Es tracta d’un desenvolupament fantàstic, sobretot ara que fins i tot les empreses més petites generen grans quantitats de dades minables mitjançant coses com ara la gestió de relacions amb els clients (CRM), el màrqueting per correu electrònic, el seguiment en línia del comportament dels clients, el monitoratge de llocs web i molt més. Eines com aquestes generen grans quantitats de dades que poden proporcionar tot tipus d’informació sobre el vostre negoci a través de BI autoservei. Tot el que necessiteu per aprofitar el vostre autoservei BI, són (1) dades, (2) l’eina adequada i (3) alguna idea contextual de com mirar les vostres dades.

Hi ha més dades de les que creieu

Obtenir les dades és la vostra feina i, tot i que no us puc ajudar directament amb això, puc dir que la majoria de les PIME estan assentades amb moltes més dades del que se n’adonen. Només cal analitzar els diversos sistemes de programari que utilitza la vostra empresa i trobaràs ràpidament moltes dades clau. Com a exemple de finançament, parleu amb els vostres personals financers i personal de TI per saber si la vostra empresa utilitza Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle o Exact per obtenir dades financeres. Potser Salesforce, Siebel o, potser, Zoho CRM per a contacte de vendes i gestió d’oportunitats. Adobe Analytics o Google Analytics per obtenir mètriques del lloc web. La llista continua i continua.

Però, tan important com identificar quin programari genera dades, és aprendre (1) com els vostres col·laboradors usen aquestes eines per generar dades i (2) on es troben aquestes dades. Per entendre el primer, heu d’estar al costat d’ells i fer que us expliqui com utilitzen el programari per realitzar treballs: aquesta és la millor manera d’entendre les dades que s’emmagatzemen. Un cop hàgiu treballat amb això, treballa amb IT per assegurar-vos que l’eina de BI d’autoservei tingui accés als magatzems de dades adequats amb els permisos adequats.

Un munt d’eines i més cada dia

Si us queden quines eines s’han d’utilitzar, recentment PCMag ha publicat un resum de les eines de BI d’autoservei, per tant, feu-ho. Tanmateix, tinc alguns exemples preferits que convé destacar. El primer lloc és Microsoft Power BI, perquè és excel·lent per a aquells amb un pressupost reduït (podeu obtenir la major part de la seva funcionalitat de forma gratuïta), però segueix sent molt potent i, segurament, el més fàcil d’aprendre de totes les eines que he utilitzat fins ara. Tot i això, també m’agraden els informes de Zoho i he trobat que molts dels meus clients treballen en la part financera de coses com Tableau. Com de costum, com més disposis a gastar, més gran serà la llista que podreu considerar. Però si acabeu de començar, us recomano molt Microsoft Power BI o Zoho Reports ja que ambdues eines fan un bon treball per facilitar als usuaris els fonaments de la BI.

Coses a mirar

Aquí és on vinc. BI es tracta de mirar: mirar els teus números, buscar relacions, buscar coses com succeeixen i molt més. Tingueu en compte la següent descripció general i informació inicial de les eines i bones pràctiques d'autoservei BI.

Representacions visuals:

És difícil tenir sentit a un munt de números en una pantalla, però veure gràfics immediatament il·lumina les tendències i altres dades valuoses. Les bones eines de BI inclouen gràfics i informes preconfigurats per posar de manifest les tendències comercials crítiques. Visites al lloc web, vendes per dia / setmana / mes, tarifes obertes de correu electrònic de màrqueting, etcètera. No cal saber què mirar com una bona eina de BI l'ajudarà a pintar per nombres, literalment.

Em guardo la vida com a consultor, així que odio dir-ho, però les bones eines de BI poden substituir part del que fan els consultors. En el passat, una de les aportacions que un bon consultor aportaria a la taula va ser la de recomanacions sobre quines relacions de dades es podrien veure per obtenir informació empresarial. Les bones eines de BI automatitzen la creació d'informes que mostren aquestes relacions. És com tenir un consultor gratuït a la pantalla davant vostre. Millor encara, les empreses que creen eines de BI poden contractar consultors principals per orientar-los en els informes que creen per a vosaltres. (Per descomptat, un bon consultor encara pot afegir informació valuosa de l'experiència, hi ha el meu endoll per al valor continuat de la meva professió, però les eines de BI poden demostrar-se com un ajudant poderós per ajudar-vos a comprendre el vostre negoci.)

Vistes consolidades:

Les eines de BI normalment mostren els seus informes en taulers de comandament. Una pantalla pot incloure diverses visualitzacions de dades relacionades amb les vendes. Un altre us pot proporcionar informació sobre els recursos interns als quals accedeixen els vostres empleats en diferents moments del dia (i des de diferents tipus de dispositius). El fet de tenir diversos gràfics i informes relacionats a la mateixa pantalla no només us permet estalviar temps, sinó que veure mètriques relacionades colze a colze pot ajudar-vos a detectar tendències i relacions que podríeu perdre.

Perspectives en temps real:

Una de les millors coses dels taulers de comandament de BI és que les representacions i els informes són dinàmics. A mesura que entren noves dades, els gràfics i informes s’actualitzen automàticament. Alguns taulers de control mostren indicadors que, literalment, oscil·len a mesura que es veuen a mesura que es reben dades. Altres es refresquen en un interval establert o quan es prem un botó per actualitzar la vista. Depèn realment de la vostra empresa, de la quantitat de dades que cal analitzar, de la rapidesa amb què es produeixen les dades noves i dels tipus d’informació que necessiteu.

Temps real:

Vols ser temps real? (M’agrada que un dels meus fills preguntés a l’altre: “T’agrada o t’agrada?” D’alguna manera, com que sigui el que fa la diferència.) Així que, per ser en temps real, no només necessites en temps real. per accedir a les vostres fonts de dades, necessiteu una eina de BI que us permeti accedir als vostres informes en temps real real, i això significa que necessiteu una eina de BI que tingui aplicacions mòbils.

Millor encara, trieu una eina que us permeti configurar alertes perquè se us notifiqui de manera proactiva quan canvien les dades clau. D’aquesta manera, podeu estar present físicament i mentalment al partit de bàsquet de la vostra filla en lloc de mirar el tauler de BI del vostre iPhone tot el temps. Però encara podeu estar segur que, si succeeix alguna cosa crítica, se us notificarà i podreu comprovar el vostre tauler de control ràpidament al dispositiu.

Exporta l'informe:

Mirar un informe de BI és valuós en si mateix, però el que és millor és poder compartir gràfics interessants amb els vostres col·laboradors. Als vostres col·laboradors menys informats, pot semblar que hagueu de passar hores esclafant números i creant gràfics. Però amb l’eina de BI adequada, començareu a obtenir visualitzacions potents gairebé a l’instant. Algunes eines també faciliten la publicació dels resultats al web per compartir-los amb el món.

Funcions drill-down:

Una altra característica potent dels quadres de comandaments de BI és la capacitat de perforar més a fons les dades. Potser veieu que el cost de les mercaderies venudes (COGS) va augmentar un percentatge de vendes la setmana passada. Per què? Un gràfic estàtic no ajudaria. Però un bon quadre de comandament de BI us permet aprofundir en les dades per comprendre el perquè.

Preguntes reals, respostes reals:

En els primers dies de la cerca web, havíeu d’introduir cadenes de text crítiques per trobar el que buscaves. Si hi poguessis afegir alguns operadors booleans, podríeu ser un usuari AltaVista força efectiu. (Punts de bonificació si teniu alguna idea de què era AltaVista; dobla els punts si l’heu utilitzat mai.) Avui, només cal fer una pregunta al motor de cerca i Bing, Cortana, Google o Siri us proporcionarà dades rellevants. Algunes eines de BI s’estan convertint en prou intel·ligents perquè us facin el mateix amb les vostres pròpies dades. Pregunteu: "Quin va ser el meu benefici per línia de productes el mes passat?" i deixeu que l’eina us porti les dades (i informació).

10 relacions de dades per començar

Anteriorment, vaig esmentar que les bones eines de BI es carregaran amb grans informes. Aquests informes són consultors automatitzats que us ajudaran a comprendre el vostre negoci. Per tant, considereu que aquesta llista de 10 informes o visualitzacions que cal revisar és simplement un primer manual per ajudar-vos a començar (suposant que els vostres sistemes us puguin proporcionar aquestes dades i l’eina de BI que seleccioneu us pot ajudar a visualitzar-la):

1. Quin percentatge dels vostres clients cancel·len el vostre servei en un termini de x dies / setmanes / mesos i aquest percentatge augmenta o baixa al llarg del temps?

2. Quins productes (o línies de productes) produeixen el marge brut més alt?

3. Quins dies de la setmana (o mesos de l'any) donen els vostres millors resultats de vendes i, per a les vendes en aquests dies / mesos, heu estat en tendència a l'alça o a la baixa amb el pas del temps?

4. En funció de quina pàgina del vostre lloc web visiten primer els clients, quant temps romanen al vostre lloc web? Què és bo de les pàgines que provoquen que els usuaris es mantinguin més temps, o què passa de les pàgines que allunyen els visitants més ràpidament?

5. Quin dels vostres venedors té la tarifa més propera a les ofertes que contracten?

6. Quins departaments tenen el major nombre de trucades al servei d’atenció informàtica?

7. Quan compareu les vendes per part del client amb el nombre de trucades a la taula d'assistència, quins clients us costen més en costos relacionats amb el servei d'assistència?

8. Quins clients parlen més de tu a les xarxes socials, i els seus comentaris són generalment positius o negatius?

9. Quins llocs web visiten els empleats més sovint durant el dia i durant quant temps?

10. Quants projectes han finalitzat a temps i, per a aquells que no ho fan, quants dies / setmanes / mesos han passat.

Amb l’accés a les dades adequades, una eina que us pot ajudar a donar-li compte de tot això (i per menys temps fora del dia del que podríeu pensar), podeu convertir-vos en la persona o noia del vostre equip, del vostre departament o del vostre equip. empresa. I, qui ho sap, la propera vegada que la meva empresa cerqui un paper per a un especialista en BI, podríem estar tocant a la porta.