Revisió i qualificació de contractes

Contracte Hound, a partir de 95 dòlars mensuals, per a persones que busquen gestionar només 50 contractes, representa una entrada moderna i fàcil d’utilitzar al mercat de gestió de contractes. Aquesta plataforma combina una interfície web intuïtiva amb un focus especial en l’emmagatzematge i l’organització de contractes, tot i que també ofereix seguretat i notificacions completes, fluxos de treball d’aprovació arrossega i deixa anar, i un modest grau de personalització. Tot i que és excel·lent per a les petites empreses, és probable que les que busquen una gestió completa del cicle de vida dels contractes continuïn cercant, i això és el que la manté al darrere dels guanyadors de la nostra Editors 'Choice en aquest espai, Agiloft i Updraft.

Preu

Contract Hound té un preu senzill pel nombre de contractes que necessiteu. Tots els plans inclouen una prova de 14 dies i usuaris i carpetes il·limitats. Només pagueu pels contractes que pengeu al sistema. Totes les funcions estan disponibles independentment del preu. El preu de nivell d'entrada és de 95 dòlars mensuals per a 50 contractes (preu mensual, sense bloqueig de contracte anual). El preu per una major capacitat de contracte és el següent:

100 contractes: 190 dòlars al mes

150 contractes: 285 dòlars al mes

200 contractes: 380 dòlars al mes

250 contractes: 475 dòlars al mes

300 contractes: 570 dòlars al mes

350 contractes: 665 dòlars mensuals

400 contractes: 760 dòlars al mes

450 contractes: 855 dòlars al mes

500 contractes: 950 dòlars al mes

500+ contractes: Tarifats per pressupost personalitzat

Gestió del cicle de vida del contracte

Contract Hound és una de les plataformes més fàcils d’utilitzar que hem provat. Quan inicieu la sessió, la interfície d'usuari neta (UI) us ofereix algunes opcions principals. Contract Hound no crea ni modifica contractes directament. De fet, ni tan sols hi ha un espectador de contractes que revisi un fitxer PDF i cerqui un contracte amb reconeixement òptic de caràcters (OCR) com el que trobareu a ContractSafe. Per tant, haureu de penjar els documents de contracte escrits i fer modificacions, revisions i actualitzacions fora del sistema. Contract Hound fa un seguiment de tots els canvis i versions diferents, però només després de carregar versions noves d’un document de contracte determinat. La plataforma tracta tot sobre el seguiment i la gestió.

El Tauler de comandament és tan senzill com és: hi ha dos botons a la part superior per afegir un nou contracte o crear una carpeta (que Contract Hound també anomena "Juntes"). A la part esquerra hi ha un breu menú de navegació que mostra els contractes i les carpetes del vostre sistema. A la part superior dreta hi ha una icona de Bell per obtenir una llista cronològica de les vostres notificacions. La safata d'entrada principal al centre de la pantalla està reservada als recordatoris. Aquests recordatoris us avisen sobre la propera aprovació en un flux de treball o en un termini de contracte que necessita la vostra atenció. També corresponen a les notificacions de correu electrònic que van aparèixer a la safata d'entrada tan aviat com el meu torn va aparèixer en un flux de treball d'aprovació. En general, les funcions de recordatori i alerta són senzilles però efectives en comparació amb les més complexes funcions d’alerta del cicle de vida del contracte a Concord.

Quan afegiu un recordatori a la pàgina Detall del contracte, només cal que definiu els usuaris, la data i afegiu una descripció. Malauradament, no hi ha cap funció per configurar alertes o notificacions recurrents a intervals personalitzats, tal com es pot fer amb altres productes que vam provar, inclosos Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant i Great Minds Software Contract Advantage.

Alerta de banda, tot comença amb la càrrega d’un nou contracte. Quan feu clic a "Nou contracte", la pantalla de càrrega us ofereix l'opció de penjar fins a cinc contractes alhora. Podeu fer-ho o bé navegant pels fitxers de l’ordinador o arrossegant i deixant anar els fitxers a la finestra. Un cop heu penjat un document, trieu la carpeta o el tauler en el qual s’endinsarà. Vaig crear carpetes per a diferents departaments, inclosos els recursos humans (recursos humans), finances i jurídics. A continuació, escolliu els usuaris que podran visualitzar, editar, aprovar o signar el contracte. Després configureu un flux de treball d’aprovació.

També podeu realitzar qualsevol d’aquestes accions a la pàgina del contracte si no voleu fer-la de seguida. Un cop finalitzeu el procés de càrrega, se us portarà directament a la pàgina. Aquí he pogut editar els detalls bàsics del contracte. Aquests detalls incloïen l’empresa associada, la data d’inici, la data de finalització i el tipus de contracte (venedor, client o un tipus de contracte personalitzat). Aquí també es gestionen els permisos d’usuari.

La gestió dels usuaris no es desglossa en grups de seguretat granulars o nivells de permís de subconjunts, tal com passa a Agiloft i Updraft. En lloc d'això, els usuaris reben permisos de forma contracta per contracte. Al meu contracte de prova PCMag, he pogut afegir usuaris amb un editor o amb accés només a vista. També podeu gestionar permisos de manera usuària per usuari a la pestanya Gestió d’usuaris del menú Configuració. Aquí és on podeu designar usuaris com a propietaris de contractes específics o revocar privilegis específics de contracte.

A continuació, es presenta una de les millors funcions de Contract Hound: l’opció de flux de treball d’aprovació arrossegar i deixar anar. No podeu obtenir accions i desencadenants complexos com ho feu a les eines d'automatització de flux de treball a Agiloft i Coupa Contract Lifecycle Management. Però a Contract Hound és senzill i fàcil agafar a tots els usuaris amb accés al contracte i arrossegar-los a un flux de treball d’aprovació per designar el camí d’execució d’aquest contracte. Al meu contracte de prova, he afegit tres usuaris al flux de treball i després al final, de nou, com a únic usuari que necessita una signatura. Podeu designar tants signants com vulgueu. Per a la signatura mateixa, necessitareu un compte DocuSign ja que no hi ha cap mòdul de signatura electrònica integrat. Podeu activar la integració de DocuSign al menú Configuració.

Quan vaig enviar el contracte de prova PCMag mitjançant les aprovacions, el registre d’auditoria a la part dreta de la pàgina Detall del contracte mostrava tots els passos realitzats al flux de treball. El registre d’auditoria registra qualsevol canvi o versió actualitzada si els usuaris editen i carreguen versions de contracte noves. També podeu afegir comentaris al registre d'auditoria com a element bàsic de col·laboració. Això funciona en comparació amb la col·laboració i les funcions de negociació natives que es troben a Agiloft i Concord, però és una bona manera de comunicar-se dins l’equip que treballa en un contracte.

Si feu clic a "Veure" a la pàgina Detall del contracte, es descarregarà la versió actual del contracte. El menú Accions de la part superior dreta (al costat del botó Visualitza) us permet carregar una nova versió del contracte. També us permet traslladar el contracte a una carpeta diferent, consultar el seu historial de versions, tornar a una versió anterior del contracte o suprimir el contracte.

Els darrers aspectes de gestió de la plataforma són les seves carpetes i camps personalitzats. No hi ha cap estructura complicada de classificació i classificació de plantilles tal com trobareu a ContractWorks. Tot el que heu de fer és fer clic a la icona Plus (+) que hi ha al costat de les carpetes de la barra de navegació a l'esquerra i posar nom a la vostra carpeta. A continuació, afegiu tants contractes a aquesta carpeta com vulgueu. Contract Hound alterna entre anomenar aquesta funció de gestió "carpetes" i "taulers" dins de la interfície d'usuari, però és la mateixa característica.

Finalment, al menú Configuració, la pestanya Camps personalitzats us mostra els camps predeterminats de totes les entrades de contracte. Us permet afegir els vostres propis paràmetres personalitzats. Per crear un camp personalitzat, només heu d'afegir una etiqueta, una descripció, un tipus de camp (text o múltiples línies) i si el camp és obligatori o no. Contract Hound ofereix una base de coneixement (KB) amb recursos d’ajuda en contractes, recordatoris, taulers i la resta d’elements de la IU. Però Contract Hound és tan senzill d’utilitzar com es fa.

Gestió de contractes sense molèsties

Contract Hound no és la plataforma de gestió de contractes més potent disponible. No hi ha cap autorització de contracte ni visualització nativa i cap informe i analítica. Les funcions de classificació i gestió d’usuaris són bàsiques per disseny. Per a empreses desbordades per la infinitat de complexitats i opcions de personalització de plataformes com Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management i Great Minds Software Contract Avantatge, Contract Hound és una alternativa intuïtiva i senzilla d’utilitzar. Té un preu assequible i inclou un sòlid nucli de gestió, col·laboració, auditoria i control de versions i funcions de flux de treball d’aprovació. Aquestes funcions fan que la gestió de contractes cada dia a Contract Hound sigui una brisa.