Mapes Excel, dissenyador de powerpoint, text touch ressalten canvis a Office 365

Solia ser que quan una empresa va afegir moltes funcions a un programa, el programari es va llançar amb un número nou i molta fanfàrria. Però, en aquesta època de la programació àgil i el lliurament de programari en núvol, els programes ara reben actualitzacions més petites tot el temps. Només quan observeu una sèrie de canvis realment podeu veure la diferència. Cas concret: Microsoft Office.

La setmana passada, a la conferència Ignite de la companyia, Microsoft va anunciar diverses novetats a Office 365, amb un focus de seguretat i intel·ligència. Tot i que utilitzo Office tot el temps, quan realment vaig examinar les noves actualitzacions conjuntament amb altres que han estat publicades amb més tranquil·litat durant els últims mesos, em va sorprendre el canvi que ha canviat. Els esquemes bàsics de Word, Excel, PowerPoint i Outlook s’han establert durant anys; així que no estem parlant de canvis fonamentals. Però hi ha moltes funcions noves que fan molt més fàcil les tasques específiques.

Probablement el meu preferit és la possibilitat de crear mapes a Excel. Per fer-ho, només cal que les dades es divideixin en àrees geogràfiques (com ara vendes per país o per estat); quan creeu un gràfic, veureu els "mapes omplits" com a opció recomanada. Es mostra un mapa en diferents colors on es mostren les dades. Els mapes poden ser una mica interactius i us permetrà filtrar les parts en què voleu centrar-vos, i treballar de tot, des del nivell del comtat fins al nivell global, mitjançant dades de Bing Maps.

La creació de mapes a partir de dades sempre ha estat un repte i això fa que sigui molt més fàcil per als usuaris típics. Per descomptat, un cop creat aquest mapa, podeu copiar-lo i enganxar-lo al Word o al PowerPoint. Se suposa que estigui disponible a finals d'any per als usuaris d'escriptori d'Excel, així com a Windows Mobile i Android, encara que només per als subscriptors d'Office 365.

Alguns dels canvis més simples, però força útils, han passat o estan a punt de passar a PowerPoint. Fa uns mesos, Microsoft va afegir una opció anomenada Dissenyador que permet al programa suggerir diverses opcions de disseny per a la vostra presentació adaptades al contingut. La primera característica d'aquest tipus us permet inserir qualsevol imatge a la primera diapositiva i, a continuació, us suggereix una varietat de plantilles, que inclouen la vostra imatge, però basades en unes 12.000 opcions diferents. És una manera neta de personalitzar la vostra presentació mantenint-la professional. Una opció més nova ara funciona amb dues imatges. A la fira, l'empresa va anunciar una funció que us permet prendre una diapositiva amb només text, per exemple, en punts de vinyeta i convertir-la automàticament en un gràfic. És una idea interessant i que hauria de millorar l’aspecte de moltes diapositives. Aquestes funcions ja estan disponibles per als usuaris de Windows i properament arribaran al Mac.

Una altra novetat anomenada Inici ràpid serà encara més fàcil per a aquells que no saben per on començar. Permet introduir un tema i, a continuació, PowerPoint crea un esquema bàsic de la presentació, mitjançant informació i imatges del web disponibles sota la llicència Creative Commons. A les demostracions que he vist, això no ha creat una presentació final, sinó que ha suggerit un esquema complet, amb alguns conceptes bàsics, que us permet omplir la resta de la informació que voleu a la presentació final. M’imagino que això farà que molts professors de secundària vegin presentacions molt semblants, però també poden veure casos en què pot ser una bona manera d’iniciar algú en un tema. Una característica similar ja està disponible a Sway -l’eina de presentació només de Microsoft en línia (que no he conegut mai a un usuari empresari que hagi utilitzat Sway) - i hauria d’estar disponible a la versió d’escriptori de Windows de PowerPoint a finals d’any.

Una altra novetat de PowerPoint és Zoom, que us permet dissenyar una presentació per seccions i, a continuació, crear una diapositiva índex de resum interactiu. Això us ajudarà a passar ràpidament a la secció que desitgeu, que és útil en una presentació de forma gratuïta, quan responeu preguntes o quan no teniu previst passar per completar la presentació. El zoom ja està a la versió de Windows.

Per a Word i Outlook, probablement la funció que més va cridar l’atenció a Ignite s’anomena Tap, que proporciona un accés ràpid al contingut rellevant d’altres usuaris de la vostra organització. Toqueu us permet veure els documents, presentacions i fulls de càlculs creats recentment sobre un tema específic i us permet treure diapositives, imatges, taules, gràfics o gràfics directament de les altres presentacions i copiar-los al document que creeu, fins i tot ajustant el contingut per formatar. Comença a publicar-se només per a clients empresarials, per a aquells amb llicència E3 o E5.

De la mateixa manera, Microsoft va anunciar MyAnalytics, una part de l'eina Delve en línia d'Office 365 que utilitza el "gràfic de coneixement" per analitzar el vostre calendari i correu electrònic. Això us pot dir quina part del vostre dia es passa a les reunions, i a les reunions, el focus d’atenció que teniu, en funció de si esteu buscant el vostre correu electrònic: en el maneig de correu electrònic i en el treball després d’hores. Un cop més, només estarà disponible per a clients empresarials i només per a aquells amb llicència E5 de gamma alta.

Val la pena esmentar diverses altres funcions que han sortit recentment i estan disponibles per a tots els usuaris de Windows. Una és l’Eina d’investigador a Word, una nova addició a la pestanya Referència. Simplement escolliu-lo i escriviu un tema i Word us mostra una llista de fonts que podeu utilitzar al vostre document i, a continuació, us ajudarà a enganxar-les fàcilment, juntament amb la citació adequada. Hauria estat útil quan jo era estudiant.

Per a Outlook, el canvi més gran pot ser el que s'anomena safata d'entrada focalitzada, que divideix la safata d'entrada en els ítems que a Outlook us sembla més interessants i "altres" (semblant al que ofereix Gmail). La versió mòbil d'Outlook ha tingut aquesta funció des de fa temps; ara també està disponible a la versió d'escriptori, encara que cal configurar-la a la versió web.

Entre altres canvis en el camí s'inclouen les noves funcions disponibles per a la gravació de documents (en dispositius amb pantalles tàctils i bolígrafs), com ara convertir la tinta en matemàtiques en OneNote i fer que aquest programa faci àlgebra lineal bàsica. Puc veure on això pot ser útil, tot i que més per als estudiants que per a la majoria de la gent del negoci.

Microsoft també va anunciar diverses millores de seguretat, incloent millores a la protecció avançada d’amenaça d’Office 365, un nou gràfic d’Intel·ligència d’amenaça i noves funcions de govern de dades. Aquests hauran d’arribar a finals d’any en ATP i en el primer trimestre per a d’altres, però només estaran disponibles per als clients d’alta gamma de les empreses E5. Sembla bonic, però també vull haver-hi més per a empreses més petites.

En general, es tracta d’un canvi força gran. Però hi ha algunes advertències. De moment, la majoria de les actualitzacions només estan disponibles per als usuaris amb una subscripció a Office 365, cosa que significa que els que utilitzen programari empaquetat no estan actualitzats. Algunes de les actualitzacions estan destinades només als clients empresarials, tot i que puc veure on les petites empreses i particulars també poden voler fer un seguiment de la seva estona.

Per descomptat, res d'això és important si els usuaris no saben que existeixen les noves funcions. Ara mateix, Microsoft anuncia mensualment noves funcions i els usuaris d'Office 365 haurien de poder actualitzar el seu programari. Hi ha una pàgina web que anuncia les actualitzacions mensuals per als usuaris d'Office 365. Els executius de Microsoft han parlat de tenir una notificació a l’aplicació de noves funcions i això suposaria una gran millora.

Office segueix sent de molt la suite d'oficines dominant, tot i que ara sembla que Google treballa de manera més gran amb la seva rebatejada G Suite. Encara queda marge de millora: voldria veure algunes funcions més a les versions web, més opcions de seguretat per a empreses més petites i una col·laboració millorada. Però, quan ho afegiu tot, Office continua sent el líder per una bona raó i hi ha moltes coses noves que us agraden, especialment per a aquells que utilitzem la versió tradicional d’escriptori de Windows amb llicència d’Office 365.