Endavant ràpid: el meeteor ceo vol tornar a fer grans les reunions

Dan Costa: Benvingut a Fast Forward, que forma part d'una conversa en curs sobre el futur. La meva convidada avui és Mamie Kanfer Stewart, fundadora de Meeteor i experta en reunions. Meeteor és una empresa que fa més efectives les reunions. Parlarem del futur del treball, de les reunions i de les noves interfícies per al lloc de treball. Mamie, moltes gràcies per venir.

Mamie Kanfer Stewart: Moltes gràcies per tenir-me avui.

Moltes gràcies per continuar. Parlem una mica de Meeteor i de productivitat. Vaig llegir que vas créixer tenint en compte la productivitat que cada dia us enviaven a l'escola amb la cita: "Que tingueu un dia productiu". Quin és l’origen d’això?

Creixent recordo que el pare sortia de la casa just abans de marxar a l'escola i sempre deia: "Que tingueu un dia productiu" mentre sortia de casa. De totes les coses que un pare pot dir al seu fill, i jo tinc fills ara i no és el que els dic, però és el que em va dir el meu pare, i em va semblar realment que cada dia es tractés de fer alguna cosa productiva, emocionant-se. a tu mateix, movent la teva vida, sigui com sigui, endavant. En realitat vaig començar el meu primer negoci quan era al cinquè grau.

Era un negoci de planificació de reunions? Programari de productivitat?

No era. No ho era, però era el mateix concepte que puc fer això millor que com es fa. Era un campament d’estiu. No m'agradava anar al campament d'estiu. Per a qualsevol altra persona que no li agradi el campament d’estiu, sento totalment el vostre dolor i sentia que ho puc fer millor. Vaig programar-ho tot, vaig contractar a tot el personal, vaig coordinar tota la programació i la vaig fer funcionar de forma fluïda. Sabia que ho podia fer millor. La idea de productivitat per a mi és el mateix. Independentment de què facis, probablement hi hagi una manera més eficaç i eficaç de fer-ho.

Així, doncs, es presenta amb Meeteor. Crec que tothom entén la necessitat que hi ha. Tothom odia les reunions. Tothom es queixa de les reunions. Les reunions perden un munt de temps. S’acosta a la situació en què vas, "Saps què? Puc solucionar això". Parleu una mica sobre com funciona Meeteor.

Tenim un parell de components a Meeteor. El component principal és el nostre programari. L’origen de Meeteor es desprèn de la meva empresa familiar. Hauria d’haver dit que com que el meu pare és una persona meravellosa, tenim una empresa familiar, es diu GOJO. Purell és la nostra reivindicació de la fama, desinfectant de mans Purell. Vaig tenir la meva primera experiència de vida com a adult dins del negoci familiar. Les reunions van tenir lloc de manera fluida i molt bona, sempre una agenda, sempre articles de seguiment, molt clars. Quan vaig sortir al món real després d’això era com, qui, no és així com funciona la resta del món. Meeteor es va crear com a tecnologia per a les pràctiques a GOJO. Jo era com si ho puguem fer a través de la tecnologia. Ara que el món ha evolucionat i hi passa moltíssim en línia, per què ho fem en format paper quan podem fer-ho en línia?

El component fonamental és la nostra tecnologia, que us ajuda a planificar una agenda cuidada, a prendre notes clares que s’articulen com a tasques, decisions i aprenentatges i, a continuació, gestionar tot aquest seguiment. Tens una gran conversa de reunió i això comporta una gran acció. També oferim serveis de consultoria perquè canviar el funcionament de la gent pot ser una empresa difícil, i és fantàstic que un directiu canviï d’equip, però és millor si una empresa sencera pot canviar, així que t’ajudarem a fer-ho i, a continuació, fem tipus. de tallers i seminaris de creació d’habilitats i tot tipus de coses per ajudar la gent a desenvolupar les seves pròpies habilitats al voltant de les reunions.

Per tant, deixeu-me que us expliqui com faig reunions. Envio una invitació a una reunió a l'Outlook I i, al cos de la presentació, tindré un esquema de què parlarem de x, y i z. Després hi haurà una discussió com a quart punt. Com es fa Meeteor millor?

Número primer, l’agenda de reunions no és el mateix que una llista de coses que fareu a la reunió. Això és com el número u, si voleu eliminar una cosa d'aquesta conversa, ja ho és. Comença per esbrinar, per què mantenim aquesta reunió i què assolirem? Sovint som bons en plantejar coses com: "Anem a discutir això, anem a revisar això, anem a plantejar-ho", però el que no fem és dir "A la al final d'aquesta reunió, què haurem aconseguit? Què serà diferent al món perquè hem aconseguit aquest resultat concret?"

Si sabeu que al final d’aquesta reunió tindrem una llista d’idees per a una consideració més àmplia, o bé decidirem sobre aquest tema, podreu planificar l’agenda en conseqüència i ho sabreu a el final de la reunió si ha estat un bon ús del seu temps. Esbrinar quins són els punts de l’ordre del dia, el que fareu és bo, però comenceu amb tot el resultat que voleu aconseguir primer.

Les reunions també reflecteixen la cultura de cooperació. Crec que probablement per això teniu el negoci de consultoria, perquè l'eina solament no necessàriament canviarà el comportament. Es pot parlar una mica de canviar de cor i de ment?

Sí. La cultura de l'empresa és enorme i desordenada i complicada, però les reunions són una de les palanques que podeu treure si voleu canviar la cultura de l'empresa. Gairebé tothom de la vostra empresa assistirà a reunions. Són allà on surten les dinàmiques, el poder i l’autoritat humana i tot aquest tipus de coses, i hi ha rituals i pràctiques que realment podeu controlar en aquest entorn. Si assistiu a un munt de reunions i no creieu que us serveixi bé el vostre temps, això afectarà la sensació de la vostra empresa. Afecta com et sents sobre els teus companys que estan perdent el temps, com et sents per aquesta empresa en la qual estàs massa estressat perquè tens molt a fer i no tens temps per fer el teu treball "real" perquè " estic massa ocupat assegut en aquestes reunions que no són un treball "real".

Si teniu previst una agenda cuidada i convideu les persones adequades a les vostres reunions, de cop i volta heu canviat i creeu un respecte molt més gran que "Oh, estic convidat a aquesta reunió perquè hi ha un propòsit per a aquesta reunió, Hi ha un motiu pel qual he de ser aquí, la persona que m'ha convidat està pensant en això. " Aquest és un dels costats humans que pot canviar. Hi ha un munt d'altres. Vull dir com a dins de la reunió. Quan penseu que hi ha una persona que domina sempre la conversa, us veieu com "Com puc controlar aquesta persona i deixar-los callar?", O "Com puc fer que la gent més tranquil·la parli?" Tenim una pràctica anomenada Normes.

A la nostra plantilla de reunions a Meeteor, quan completeu més que només el quadre de descripcions d'Outlook, però realment esteu emplenant les preguntes que us ajudaran a arribar a una agenda cuidada. Un d’ells està al voltant de les Normes. Quins són els comportaments que voleu promoure en aquesta trobada? Com voleu que es comporti la gent?

Podríeu tenir una norma que digui: "Veus més tranquil·les, si us plau, parleu més; veus més fortes, retrocediu". Aleshores, quan faciliteu la reunió, tothom ha vist que aquesta és una norma per a aquesta reunió i, a continuació, com a dinamitzador de reunions, o realment qualsevol persona de la reunió, podeu dir: "He notat que no hem tingut la gent més tranquil·la parlant amunt, i com que aquesta era una de les nostres normes, voldria fer una mica d’espai perquè les persones més tranquil·les poguessin parlar. " Feu servir la vostra pràctica de creació d’agendes per crear expectatives de comportament i, a continuació, podeu aplicar-los a la reunió i ajudar-vos a facilitar-los. No heu de ser el estrany líder de la reunió que s’assenta pensant: "Com puc deixar que aquesta persona deixi de parlar. No vull dir només" callar "i tampoc vull cridar algú fora del blau i només digues "Mamie, què en penses?" i poseu algú al lloc i feu-los sentir incòmodes ".

Ho faig tot el temps. Crec que fer transparent, fer-ho amb antelació i que tothom vegi que no és personal és una bona idea. No dic a ningú que calli, no dic a ningú que parli, dic que aquests són els estàndards en els quals tots vam estar d’acord amb antelació, així que tots sou a la mateixa pàgina.

Exactament. I ajuda la gent a prendre més consciència quan teniu Normes. Un altre que ens agrada molt és utilitzar un cremador de darrere o un aparcament. Digues: "Si apareix un tema fora de l'agenda, posem-lo al cremallera posterior i en parlem més endavant." La gent començarà a adonar-se que planteja problemes que no són temes i que deixaran de fer-ho o ho reconeixeran quan ho digui. "Tinc una idea, sé que és un tema del cremador de darrere, només vull posar-ho al costat", i s'autoregularan. Si no teniu aquesta pràctica, tan sols no esteu conscients que esteu fent alguns comportaments, de manera que crear aquestes Normes i fer-les explícites entre tot l’equip pot ajudar realment a canviar aquesta dinàmica cultural.

Interessant Ens han preguntat al públic.

Oh, interessant. No utilitzem els chatbots dins de la nostra aplicació, però tenim una integració Slack que sortirà abans de finals d’aquest mes. I tenim el que anomenem el nostre bot Meeteor, i podeu parlar amb ell, ella, no ho hem decidit, de gènere neuronal, no gènere. Podeu parlar amb el bot Meeteor i podeu planificar l’agenda de reunions, podeu prendre notes, tot tipus de coses dins de Slack mitjançant aquest tipus d’experiència de bot.

És molt genial. Hi ha molt programari de productivitat. Hi ha excel·lents aplicacions de xat, hi ha grans gestors de llistes de tasques, totes aquestes coses diferents. Heu decidit centrar-vos en la reunió mateixa. Per què vau anar després de l’espai de reunió i intentar arreglar-ho?

En bona part, perquè hi ha eines realment bones per a moltes altres coses. Aviat tenim una integració amb Slack, en tenim una amb HipChat, en tenim Outlook, i aviat sortirem amb Google. Així, ja hi ha moltes eines fantàstiques i no volem substituir-les, però falten altres eines de col·laboració al voltant de les reunions. De mitjana, les persones passen bé, els directius poden passar aproximadament un 40% del seu temps a les reunions. Voldreu passar molt de temps a les reunions i no tenir una eina de programari per ajudar-vos a fer-ho i utilitzar-lo de manera eficaç. Quan vam mirar els altres productes del mercat, vam veure que hi havia grans eines per a la col·laboració general, l’intercanvi de documents en línia o la gestió de tasques, però el que faltava era aquest focus en les reunions.

La nostra plataforma és realment molt més gran que les reunions, de manera que tenim un sistema de tasques complet i integrat. Si penseu en el vostre dia com com dedico el meu temps, tinc coses que faig jo mateix i tinc coses que faig amb un grup. Les coses que faig jo mateix són tasques, les coses que faig amb un grup solen ser reunions d’un tipus o d’un altre, però necessito una forma perfecta perquè flueixi tota aquesta activitat. Quan les tasques surten d’una reunió, si les haig d’anotar a mà o les tinc en un correu electrònic, he de copiar-les i enganxar-les a l’aplicació de tasques, i aquí és on les gestiono i, a continuació, a la següent reunió algú em demana que jo faci aquesta tasca des de l'altra reunió, és simplement desordenat. El que el nostre sistema intenta fer és agilitzar aquest procés perquè tot el dia estigui en un sol espai. Tant si són tasques que només administreu per a un projecte, com si són tasques que surten d’una reunió, tot és en un sol lloc. No intentem substituir totes aquelles altres eines perquè són realment bones, però estem intentant trobar maneres d’ajudar a agilitzar el flux de treball.

Sí. I hi ha tantes eines al mercat ara mateix.

Molts.

Aquí a PCMag fem servir Asana, estem utilitzant Slack, estem utilitzant les nostres pròpies llistes de tasques personals. Després utilitzem Google Calendar, estem fent tasques de Google. És sorprenent quantes eines s’estan incorporant al lloc de treball. Com s'inclou Meeteor en això? Aviat tindreu integracions amb Slack, i algunes de les altres integracions?

Va ser un bon aprenentatge com a empresari, que el calendari és el rei a l’hora de reunions. Que no podem competir. Si no estem dins dels calendaris de la gent, és realment difícil per a la gent fins i tot pensar en planificar una agenda en qualsevol altre lloc. Així que les integracions són enormes. Ho estem veient per tot arreu. Productes com Zapier on podeu connectar aplicacions que en realitat no es connecten, és cap a on anirem. No volem anar a mil milions de llocs diferents, només volem que tot flueixi perfectament i, més el nostre producte pugui parlar entre ells, més efectius siguem com a usuaris i millor experiència en sortirem. Fins a cert punt, tenir una aplicació humongo tampoc és la resposta. Podem veure què passa quan els productes es compliquen massa amb les campanes i els xiulets i intentant fer-ho tot, així que en tenir aplicacions més especialitzades que parlen entre elles crec que és realment la solució òptima.

Hi ha un mercat objectiu per al vostre producte? Estàs mirant a petites empreses, empreses mitjanes, que s'envergadura fins a les empreses? On és el teu punt dolç?

Si teniu reunions, estem aquí per vosaltres. Si teniu reunions, estem aquí per vosaltres. En realitat no el diferenciem. El nostre producte funciona amb organitzacions de diferents mides, equips de diferents mides. Podeu treballar per si mateix a la nostra aplicació i no tenir cap col·lega a ella, ni posar-hi 100 o 200 o 500 dels vostres millors amics. No importa, està construït a mida.

Hem parlat una mica sobre els bots de xat i sobre la IA i el futur del treball i tipus d’entrada d’àudio. Aquest component d'àudio, ara mateix, tot això es fa a les pantalles amb teclats, però quan afegiu l'àudio, l'àudio sembla una part fonamental del procés de reunió, hi podreu fer algunes coses realment interessants.

Sí. Escriure en general és una de les maneres més difícils d’introduir informació i és una de les raons per les quals les notes de reunions sovint són tan terribles, perquè ningú vol agafar notes. Fer notes, fins i tot escriure és poc complicat, la majoria de la gent prefereix prendre notes a mà. Però sembla que hi ha una manera millor de fer-ho amb l’augment de productes com Google Home i Alexa i Siri, que en algun moment escriure les notes de reunions serà cosa del passat, i el que realment farem és parlar. i dient: "Alexa, captura aquesta decisió", o "Alexa, faci això per a mi", o "Siri, faci això per a mi", i generarà les nostres notes de reunió i generarà les nostres tasques per a nosaltres i no haurem d’escriure.

Sembla tan lògic. Aquest programa sí que es gravarà com a vídeo, tindrem una transcripció que es farà i, després, ens servirà com a transcripció basada en el text per a l’espectacle. Tot això és automàtic. No tornaré a escriure tot el que hem dit a càmera i, tot i així, en una reunió és bàsicament el que hem de fer.

Bé, el difícil és que la gent no vol ser gravada. Voleu tenir un espai segur. Si dius coses que t'agraden, "Pot ser que sigui una bona idea, no estic segur del 100%" o com ", crec que recordo que són els nombres, però no estic segur del 100%, "si no us convé parlar la vostra ment en una reunió perquè us preocupa que això sigui memorialitzat per sempre i hi haurà una transcripció i qualsevol de la companyia podrà esbrinar què he dit i punt. torna a la història i digues "Has dit això", que se sent molt incòmode.

Trobar l’equilibri entre la captura d’informació d’àudio, la transcripció, posar-la a l’abast i continuar mantenint un espai segur on les persones puguin idear o compartir perspectives que puguin ser perspectives minoritàries i on s’aconsegueixin pressions, és una bona dansa que tindrem. fer al lloc de treball.

Fins i tot si es tractés de crear un resum i dir: "D'acord, no hi ha cap micròfon activat durant 45 minuts, però els dos últims minuts anem al registre i això és el que volem comprometre". Això per si sol podria ser bastant sorprenent i molt millor que enviar missatges de correu electrònic al voltant de les notes de tothom després de la reunió.

I aquesta és una pràctica que recomanem ara mateix. Si no voleu prendre notes a la reunió, està bé, reserveu els últims cinc minuts per fer el que anomenem un paquet en què pregunteu al grup: "D'acord, quins són els nostres propers passos? Quins són els principals trets que volem assegurar, com qualsevol informació que desitgem que ens coneguin altres persones? Quines són les decisions que hem pres i quins són els elements d’acció i qui les farem quan? " Només aquells moments, els darrers dos minuts en què es captura aquesta informació, s’envia per correu electrònic, es posa al nostre sistema en algun lloc, en realitat s’havia de fer moltes coses. Una, ara heu aclarit què ha tingut lloc la reunió i no sortiu de la reunió a la sortida: "Per què vam tenir aquesta reunió? Què acabem de decidir?" Heu creat una mica de claredat i heu fet que la gent se senti realment bona perquè ha estat un bon ús del seu temps, heu aconseguit alguns resultats, i ara els heu capturat perquè estiguin en rècord, la gent pugui accedir a ells qui hi havia. t a la reunió. Hi ha tantes coses bones. Només serà un impuls total quan es pugui fer per mitjà d’àudio en lloc d’escriure.

Quins sentiments teniu de la teleconferència, de les comunicacions de vídeo? Ara ho podem fer, tots els ordinadors portàtils tenen la càmera, tenim les connexions, tothom es pot trobar a Skype o a Google Hangouts, i no faig gairebé mai aquest tipus de reunions.

No els feu mai perquè no esteu amb companys de tot el món?

No, estan a tot arreu i ho he fet...

Simplement prefereixes el telèfon?

Crec que prefereixo el telèfon.

Interessant Ens encanta l’àudio. Vull dir que m’encanten tot tipus de reunions, però realment m’agrada allà on es pot veure la gent. Sento que és molt difícil estar immers en alguna cosa quan no es pot veure l'altra persona. És molt fàcil distreure’s i no sempre veus les seves expressions i coses així. És difícil quan és un grup enorme. Som unes 12 persones, som a cinc països diferents en el nostre negoci, els meus col·legues són a cinc països diferents. Així, doncs, fem moltes reunions per Skype o Google Hangouts, i no és el mateix que estar en persona, però és molt millor que l'àudio on no us connecteu en absolut. És allà on és el futur de les reunions. Tenim TelePresència en el negoci de la meva família i és una altra cosa, però és com pantalles ginormes i, fins i tot, és molt útil. Sento que veig tots els seus pèls fora de lloc, Com un sistema propietari, ja desplegat?

Sí.

Així que un de gamma alta, no només...

És molt de gamma alta.

… Skype o...

No, no, molt de gamma alta, com és com la videoconferència, però és com si fossin crack. Fa una gran diferència que veure petites caixes minúscules de les cares de la gent. Crec que ens movem en aquesta direcció, cosa que és bona perquè veus el llenguatge corporal. Sobretot si treballes amb persones que tenen diferents orígens culturals que tu, en què pot ser que l’anglès no sigui el seu primer idioma o la seva llengua materna i s’està intentant entendre, veient el llenguatge corporal, veient les seves expressions facials, totes aquestes peces petites ajuda a crear relacions, ajuda a crear comprensió, de manera que són coses bones.

Evidentment, us encanten les reunions.

Faig reunions d’amor.

Vostè té un negoci sobre reunions, crec que és un problema. Quines reunions odies?

No m'agraden les reunions on no tinc una agenda amb antelació i no sé per què vaig. Això no passa sovint perquè la majoria de les persones amb les que em trobo ara

Tenen Normes i saben millor.

Oh, ho saben, ho saben millor. En realitat vaig anar a una reunió no fa gaire on ens van enviar un paquet de lectura prèvia. Era com 60 pàgines. Va ser una reunió del consell de dos dies. Vaig fer tota la lectura perquè això és el que fan els bons membres del consell i els bons participants de la reunió, i em vaig presentar i la primera part de la reunió va ser fantàstica. Després vam entrar a la següent secció i la dona que el dirigia bàsicament va repetir tot el que hi havia a la lectura prèvia. I jo era com "Per què? Per què fas això? Llegim el material. Per què no podem estar en discussió ara?" Aquest tipus de reunions, no és bo.

Si penses en el temps de la gent que es troba a la reunió, si es reuneixen cinc persones durant mitja hora, és realment difícil aconseguir que aquestes cinc persones passin mitja hora junts alhora. Trobar els calendaris alineats, programar, és una cosa complicada. Aconseguir 30 minuts de cada una d’aquestes cinc persones de manera individual, és molt fàcil. Si només vareu presentar informació a la reunió, no ho feu així. Simplement, no. Envieu-los com a nota, trobareu-vos amb persones d'un en un. Si aplegueu persones, aprofiteu que teniu aquests cinc cervells a l'habitació alhora i es poden relacionar entre ells. Feu el màxim possible fora de la reunió per compartir informació perquè el vostre temps a la reunió sigui de compromís. Aquests són els tipus de reunions que m’agraden molt, on arribo a parlar i divertir-me i estar amb la gent. No és tan divertit si estic allà assegut allà, escoltant i sent com: "Per què? Per què fem això?"

Vaig a enviar aquesta entrevista a tothom a l’oficina només perquè em sento exactament de la mateixa manera. Una altra pregunta del nostre públic.

Aquesta és una bona pregunta. Aquesta és una pregunta molt dura i dura. Un és començar la reunió a temps sense ells i no retrocedir. Tenim un concepte al qual anomenem feathering. Permetin-me fer la advertència. Si la persona és una persona gran que està absolutament obligada a participar en aquesta reunió, haureu d’esperar que comencin. En realitat, en comptes de començar i tornar a recopilar-les, si tan sols faran uns minuts tard, doneu a tothom que estigui assegut a l’espera i digueu: “D’acord, no començarem fins que arribi Mamie, així que si voleu estar al dispositiu, està bé. Si voleu anar al bany, preneu una tassa de cafè, bé. Només anem a esperar ". Deixa que la gent triï com utilitzar aquest temps. No comenceu i després torneu a recopilar.

Si es tracta d'algú que no és essencial per prendre aquesta decisió o no és una persona gran, comenceu la reunió sense ells i, quan hi entrin, no us atureu i reinicieu. Simplement digueu: "M'alegro que ens pugueu unir, tingueu un seient, aquí estem a l'agenda" i continuem endavant. Si tenen alguna pregunta, poden preguntar-se, però realment voleu fer-ho. Si creeu aquesta norma que les meves reunions comencen a temps i si no esteu aquí, trobareu a faltar alguna cosa, molt dolent per a vosaltres, la gent començarà a avançar cap a assegurar-vos que arribin a temps.

L’altra cosa que podeu fer és si es tracta d’algú que arriba amb una crònica tardana, com una persona en concret, que parli amb ells. Pregunteu-los: "Què passa, que corre constantment tard?" Potser estan programant reunions d’esquena, que no sempre és culpa, però realment és difícil, Google i Outlook t’encanten, però les reunions no haurien de tenir 30 minuts de durada sense temps per caminar per la sala o anar al bany.. La majoria de les persones no programen la reunió durant 25 minuts, de manera que pot ser una de les raons per les quals la gent camina tard. Tingueu previst començar la reunió amb pocs minuts tard perquè tinguis temps d’instal·lar-vos. Si teniu una agenda amb embussos, doneu-vos un parell de minuts addicionals en el temps que sol·liciteu, així que no us haureu de sentir precipitada si comences a les 9:05 o a les 9:07. Al meu entendre, si us presenteu tard a les reunions, no és tan diferent que treballar tard a la feina. Les reunions formen part de la vostra feina. És com es fa el treball, de la mateixa manera que es fan les tasques és com es fa el treball, així que si algú es mostra crònicament tard a les reunions, tingui un xerrat amb ell i intenta esbrinar què passa. Hi ha alguna cosa que puguis ajudar, un bloqueig de ruta, alguna cosa que puguis fer de manera diferent i, si no, fes-los saber que no és una manera acceptable d’estar al treball.

Bona resposta. Una altra pregunta del nostre públic.

Sí. Definitivament, vine al nostre lloc web, tenim molts articles del bloc, blog.meeteor.com. Meeteor té dos punts, MEET, com si estiguessis en una reunió. Tenim diversos articles sobre com introduir pràctiques de reunions al vostre equip de diferents maneres, ja sigui fent-ho compartint alguns articles del nostre bloc per a una pràctica determinada, tenir una reunió sobre les vostres reunions, pot semblar una mica estrany, però això és una cosa que podeu fer és tenir una reunió i enviar l’ordre del dia per dir-los: "Hola nois, crec que hauríem de parlar de les nostres pràctiques de reunions i voldria pensar com a grup el que funciona i el que no i què volem les nostres reunions ser com." Per tant, consulteu els nostres articles del bloc, parlem de tot això. Probablement farem un webinar o un taller sobre aquest tema, així que si voleu que us informeu, us haureu de subscriure al nostre bloc per obtenir totes les notificacions dels propers esdeveniments.

Heu parlat de la durada de la reunió, cada reunió no hauria de ser de 30 minuts. Trobo que el meu temps de reunió predeterminat sol ser d’una hora, que normalment és molt més llarg del que necessito per aconseguir el que ha de passar? Quin és el moment ideal per a una reunió? Per què s’ha d’esforçar la gent?

No hi ha exactament un moment ideal per a una reunió. Es tracta de què necessiteu per aconseguir-ho a la reunió. Quan dic que no ho facis només durant 30 minuts, es tracta de pensar la quantitat de temps que necessita la gent per entrar i sortir d'aquesta reunió? Quan planifiqueu l’agenda… Així doncs, què comenceu a fer en aquesta reunió? I llavors, com hi arribarem? Quines coses farem? Penseu en quant temps necessiteu per a cadascuna d’aquestes, i com més reflexioni i detall hi poseu, més precisa serà la vostra planificació de reunions i més temps sabreu el temps que necessitareu.

Per exemple, si voleu tenir algunes reflexions sobre la lectura prèvia. Heu enviat aquest informe de quatre pàgines i voleu tenir un parell de minuts al començament de la reunió perquè la gent us faci preguntes. Si penses, està bé, hi haurà vuit persones a aquesta habitació, i si cada persona parla aproximadament un minut, això és de vuit minuts. Ara comenceu a pensar en quant temps necessitareu. Ara, si inicialment no penséssis realment així, podríeu posar això i altres 17 coses a la vostra agenda i, de sobte, adonar-se: "Tindrem 30 segons per a cadascun d'aquests ítems, en realitat no anirem per tenir temps."

En una reunió de 30 minuts amb cinc persones, suposant que els cinc primers minuts s’aconsegueixin arreglar, els últims cinc minuts realitzen l’envelat de què hem parlat, només teniu 20 minuts al centre. Per a cinc persones, això vol dir que cada persona parlarà durant quatre minuts. No és gaire temps, així que tingueu molta cura amb el que esteu intentant aconseguir en aquesta reunió i planifiqueu-lo. Està bé tenir una reunió de 45 minuts o una reunió de 50 minuts o una reunió de 20 minuts. No han d’estar ni 30 minuts ni una hora. Voleu fer-ho segons el que heu de fer.

No accepteu els valors predeterminats.

Totalment.

Com que els valors predeterminats sempre requereixen més temps del que probablement necessiteu. Vull conèixer les vostres idees sobre la idea dels ordinadors portàtils a les reunions, cosa que suposa un problema per als ordinadors, perquè tenim problemes per deixar els nostres ordinadors portàtils i allunyar-nos dels teclats. Al mateix temps, voleu tenir accés a dades, voleu tenir accés a informació, voleu poder prendre notes. Quina opció teniu sobre els ordinadors portàtils sobre la taula a les reunions?

Crec que si la vostra reunió és una bona reunió, les persones que es troben als seus ordinadors portàtils faran coses rellevants per a la reunió i no comproven el correu electrònic o el Facebook o qualsevol altra cosa. Si la vostra reunió no val la pena dedicar-se al seu temps, és per això que es fan embolicar amb el portàtil. No tinc cap posició sobre els portàtils bons ni dolents. Si trobeu que la gent porta els seus ordinadors portàtils i realment no participen a la reunió, és quan tingueu un problema. Però si feu bones les vostres reunions i són persones adequades que parlen sobre les coses adequades, no haurien de fer aquestes coses.

Aquesta és una altra raó per la qual tenir aquest Alexa seria de gran ajuda a l’oficina, ja que ara no cal que tingueu els vostres portàtils per cercar informació. Podeu dir: "Alexa, quins van ser els nostres compromisos de Twitter el mes passat?" o, "Què van suposar les despeses a, b, i c el mes passat?" i Alexa us netejarà les dades i us ho dirà, i no necessiteu que algú del seu ordinador portàtil s’expliqui.

És realment… crec que és un espai súper emocionant. Per ser l’empresa cerebral a l’empresa i només poder respondre a aquelles preguntes senzilles que podeu treure d’un full de càlcul, però tindreu aquesta interfície impulsada per veu perquè pugueu escoltar-la alhora. És un espai al que creieu que voleu anar amb Meeteor, o voleu col·laborar amb algunes d'aquestes empreses?

M'agradaria, però serà a través d'una associació. No estem construint aquest tipus de capacitats, però el que estem fent és construir un conjunt de dades que no està al voltant de fulls de càlcul i coses així, sinó realment al voltant dels components del coneixement, decisions que es prenen, aprenentatges que es comparteixen, tasques que estan passant, aquest tipus de coses. M’agradaria col·laborar amb una empresa que vulgui aportar aquest tipus d’àudio i coses algorítmiques a l’espai de reunions.

Tot bé. Potser alguns dels nostres oients. Vam rebre una altra pregunta del públic.

Oh! Això seria fantàstic. Estic molt emocionat per on va això. En realitat crec que seria fantàstic tenir un avatar de mi mateix que després pogués estar a una sala de reunions virtual amb tots els meus companys i veuria les meves expressions facials i conegués els meus moviments de les mans. No estic segur de com funcionaria això a la nostra plataforma, si és una cosa amb la qual podríem integrar-nos, però crec que és un gran moviment cap a on es desenvolupa la videoconferència. Molt millor que només les pantalles planes, ja que la majoria de nosaltres tenim petites pantalles minúscules amb moltes petites caixes petites. Estic molt emocionat amb la idea de VR.

I la idea de poder veure també, poder centrar-se en diferents llocs de la sala. No sempre heu de veure tots al mateix temps, només heu de seguir qui parli, o centrar-vos en les persones individuals mentre tenen la paraula.

Absolutament. Intentem fer-ho ara, però el que acaba passant és que algú truqui al mòbil, però després tingui el seu ordinador i les coses no estan enllaçades, així que parlen, però veus la pantalla en blanc en lloc de la seva cara.. Tot això acabarà desapareixent i serà molt, molt millor.

Així doncs, consells de productivitat personal. Teniu alguna cosa que feu personalment que us ajudi a fer-ho molt més durant el dia? Perquè sospito que probablement en tingueu més d’un.

En tinc un munt. Per davant, sóc un gran fan de GTD, m’encanta David Allen, és un dels meus herois. L’única cosa que crec que realment va canviar la meva vida quan vaig començar a implementar va ser la seva norma de dos minuts. Quan aneu a la llista de tasques o aneu passant pels vostres correus electrònics, si alguna cosa us trigarà dos minuts o menys a fer-ho, feu-ho aleshores perquè us caldrà més temps per incloure-ho a la vostra. feu-ne la llista o torneu-hi més endavant, i la quantitat de temps que estalvieu i la quantitat de coses que feu és increïble. La meva safata d'entrada es va reduir, em sento molt bé en comprovar un munt de coses de la meva llista alhora que és com "Oh, ho puc fer, oh, puc fer-ho", i només acabar-ho de fer.

Evidentment, heu avançat molt en la millora de les reunions. Una de les coses… Quan vaig intentar executar aquest simulacre de dos minuts, acabo enviant molts correus electrònics i juro que tornaran més ràpidament que jo i els envio i tornaré a rebre més correu electrònic. S'equivocarà el correu electrònic? I quan serem capaços de gestionar aquesta bèstia en concret?

No estic segur que tinc una resposta per a aquesta. Vull dir que Slack ha fet un gran pas endavant en reduir la quantitat de correu electrònic. Molts equips, inclòs el meu, utilitzen Slack internament, de manera que el nostre correu electrònic intern s’ha reduït, però encara amb clients i clients estem treballant en correu electrònic extern. No estic segur del 100% del que passarà amb el correu electrònic. Potser algun dia acabarem… Desapareixerà i tindrem petites fitxes al nostre cervell i ens comunicarem de forma telepàtica i el correu electrònic no es farà, però fins aleshores, mantenir la safata d'entrada baixa fa una gran diferència en la sensació. sobre la vostra productivitat.

Anem a les preguntes de tancament, les faig a pràcticament tothom. De cara al futur, quines tendències tecnològiques us preocupen més? Què és el que més et preocupa?

Tinc dos fills petits, i no estic segur al 100% que és una tendència, però és una cosa que penso molt, que té al voltant de la privadesa i la vida i la vida en línia. Especialment com a pare, intento no posar tantes coses en línia sobre els meus fills, però realment no tinc ni idea del que passarà en el futur i de què els estic configurant de manera bona o dolenta a causa del contingut que Estic posant en línia sobre mi, que d’alguna manera els afectarà. La història dels meus pares és coneguda per la nostra família i amics, però per a molt poca gent, però els meus fills, quan creixen, tot sobre mi està en línia i tot el que vaig a plantejar és quan seran petits. en línia. Simplement no sé cap a on va això i fa molta por.

Sí. Crec que la idea que hi ha és el que compartiu, i hi ha la idea secundària que mai no va enlloc. Que sempre hi és i que sempre hi haurà imatges al llarg de tota la vida. Els restaurants que heu menjat, les festes d’aniversari a les quals heu assistit, tot el mapa de la vostra vida estarà allà i es pot cercar d’una manera o altra.

Sí.

És molt difícil de contenir.

Sí. Sí. I qui té accés a aquesta informació? Se sent com si està canviant i evolucionant constantment, i el que poden fer les empreses amb aquesta informació. Van a dirigir els meus fills a determinades coses de la manera com em dirigeixen a determinades coses? Simplement no ho sé i això és… Això és un tema espantós. Sento que tenim un gran repte a superar com a país a pensar en la seguretat i seguretat en línia i la privadesa.

I a nivell mundial també.

Totalment.

Podríeu pensar que hi hauria algun tipus de protecció legal, però es tracta d’un problema global i que transcendeix de fronteres.

Absolutament.

Si aquest és l’inconvenient, quin és l’inconvenient? De què estàs més emocionat i esperançat pel que fa a les tendències tecnològiques?

No ho sé. També és una bona pregunta. Em fa molta il·lusió, en general, l’accés a la informació. És una mica decebedor ara mateix la forma en què ens hem convertit en aïllats de bombolles. Tots ens hem convertit en bombolles a causa de la manera en què els algorismes ens aporten informació, però crec que hi ha empreses que comencen a pensar en com aturem aquest cicle perpetu i pel fet que tenim accés a informació que mai no vam tenir abans és molt emocionant per a mi. La quantitat de contingut bo que estan produint persones de tot el món amb les que ara puc veure, compartir i col·laborar és molt emocionant.

Sí. El model de negoci dels mitjans de comunicació està una mica trencat, i és possible que no sigui sostenible. Al mateix temps, com a consumidor mai ha estat un moment millor per estar viu. Hi ha tanta diversitat disponible i tanta diversitat, només has de sortir i trobar-la una mica perquè, si no t'aconsegueixes, acabaràs sent alimentat amb un feed de Facebook que es basa en el que vulguis..

Exactament. Penso en això amb els meus fills, que en algun moment podran entrar en línia i trobar un curs sobre tot allò que vulguin fer i no ens limitarem pel que els ensenya la nostra escola, el que ofereix el nostre barri o a quina hora es fan cursos o classes. Ells només podran continuar i trobar gent que tingui interessos similars que vulguin aprendre el mateix, i el món només s’obri a ells d’una manera que no era jo per a quan era petit.

Gairebé suposa que ja no tenim cap privacitat.

Gairebé.

Hi ha un servei, una aplicació o un gadget en particular que utilitzeu cada dia, cosa que us fa sentir meravellats i us fa sentir com si visqueu en el futur?

Una mena de. Jo porto aquest anell, en tinc un parell. És de Ringly i es connecta al meu telèfon, i ho tinc configurat de manera que si l'escola dels meus fills o el meu marit o cangur em truquen o em testen, parpellejarà i parpellejarà. És una mica estrany, però no m'agrada tenir el telèfon tot el temps. A les reunions és realment distractor si es tracta només de brunzit, brunzit, brunzit. Vull saber si la gent realment important intenta fer-me amb un control. Aquest és el meu primer treball de tecnologia usable.

Aquesta és la primera vegada que he vist algú que portava aquesta naturalesa.

De debò?

Sí, els hem provat al laboratori, però és que no els he vist a la vida real. En realitat estàs fent servir això només perquè proporciona utilitat per a la teva vida.

M'encanta. Jo el porto cada dia. Tinc un parell de colors diferents perquè puc combinar-ho i les persones que em coneixen són com "Ah, ella torna a portar un Ringly" perquè el porto tot el temps perquè no em preocupeixi de faltar una trucada telefònica. Sento que tinc certa llibertat des del telèfon i són boniques. Són una joia preciosa. En realitat volia inventar-ho així fa molt de temps, però no tenia ni idea de com fer-ho. Acabava de sortir de la universitat i el primer iPhone havia sortit i em va agradar: "Ah, voldria que hi hagués una manera en què pogués saber que em sonava el telèfon quan era al meu moneder", i em vaig sentir molt contenta quan va sortir Ringly..

És fantàstic perquè és un filtre. Serveix de filtre perquè no haureu de recollir el telèfon cada vegada, no cal que el mireu cada cop, però teniu aquest selectiu… Podeu definir el filtre i només us importi el que és important per a vosaltres, i això és força valuós.

Exactament. I per a mi són només els meus fills. Però la seva aplicació et permet fer qualsevol cosa, hi ha tones d’integracions. Per a tu, si és el teu calendari o si és Twitter o alguna altra cosa, pots definir-ho per a això, i ara només tens aquesta llibertat. Podeu saber què és important i no us heu de preocupar de la resta.

Veure, desitjo que s'integrés a Fitbit. Podeu obtenir notificacions, però seria fantàstic amb un lloc que es pot portar al rellotge i obtindríeu el mateix tipus de filtre, però no tots els missatges de text que obteniu, només els que us importen.

Per això, encara no tinc ni un rellotge d’Apple ni cap d’aquest tipus de rellotges fantàstics perquè sóc realment no vull aquest tipus d’informació tan propera a mi. Necessito tenir una mica d’espai.

És fantàstic… Com es pot saber més sobre tu, més sobre Meeteor i estar al dia amb el producte?

Sí. Per a mi, vés a mamieks.com, MAMIEKS, com en Sam, dot com. Podeu seguir-me a Twitter @mamieks. Per a Meeteor, aneu a meeteor.com, MEETEOR, dot com. Segueix-nos a Twitter @meeteorhq. Tant jo com Meeteor també som a Facebook i LinkedIn i a moltes altres plataformes socials, per tant, consulteu-nos.

Impressionant. Mamie, moltes gràcies per venir. Realment ho aprecio.

Gràcies. Va ser molt divertit.

• Endavant ràpid: amfitrió "Nota per a si mateix" Manoush Zomorodi Endavant ràpid: "Nota per a si mateix" Host Manoush Zomorodi
• Endavant ràpid amb Rishi Dave, OCM de Dun & Bradstreet Endavant ràpid amb Rishi Dave, CMO de Dun & Bradstreet
• Q&A Avançat ràpid: Com crear màquines emocionals Q&A endavant: Com crear màquines emocionals

Absolutament. Això és ràpid endavant. Vull donar les gràcies per haver-nos unit, informar-nos que ens pots trobar a iTunes, que ens pots trobar a Google Play, que ens pots trobar a tots els llocs on hi ha els podcasts. També ens podeu trobar a pcmag.com per descomptat. Deixa’ns un comentari, fes-nos saber com hem fet. Tornarem la setmana que ve amb una nova entrevista. Moltes gràcies per unir-nos a nosaltres, ens veiem en el futur.