Organitzeu-vos: 11 trucs per augmentar la vostra productivitat

Voler treure el màxim partit del vostre temps és normal. Vivim en una cultura obsessionada amb la productivitat i és difícil culpar a algú per somiar una vida més eficient. Algunes persones volen fer la seva feina ràpidament perquè puguin deixar-ho tot quan tornin a casa. D’altres volen dominar l’art de la gestió de projectes perquè puguin guanyar diners suficients per pagar les factures alhora que estalvieu una mica de temps i energia per seguir la seva passió, ja sigui escriptura creativa, disseny de videojocs o horticultura.

Ser més productiu consisteix en treure el màxim partit del temps que teniu.

"Hi ha 168 hores a la setmana. Si treballes 50 i dormiu 8 per nit (56 hores setmanals en total), això deixa 62 hores per a altres coses", escriu l'experta i autora de gestió del temps, Laura Vanderkam, en el seu darrer llibre. El temps hi és. Tot és com l'utilitzeu.

Aquests 11 consells us ajudaran a augmentar la vostra productivitat tant a curt termini com a llarg termini.

1	Feu un seguiment del vostre temps

Sabeu com dediqueu el vostre temps? Si no, com espereu treure’n un màxim partit?

Feu un seguiment del vostre temps durant una setmana. No ha de ser exacte fins al minut, però vigileu quan arribeu i deixeu el treball, els descansos, els àpats, el temps familiar, les activitats, el temps de lleure, etc. Instal·leu l’aplicació RescueTime si voleu més detalls sobre com dediqueu el vostre temps a l’ordinador. Fa un seguiment dels programes que utilitzeu i quins llocs visiteu, així com la quantitat de temps que dediqueu a l'ordinador.

(Mostrat: resum de la productivitat mensual.)

Quan reviseu el registre, cerqueu hores que utilitzeu "malament" (no obstant això, el definiu). Un cop t’adones de com dedicis les teves hores, podràs augmentar la quantitat que en treus.

2	Reviseu el vostre calendari i la primera cosa

És un malson de productivitat tenir el dia sencer segrestat per una reunió que oblidàveu completament al calendari. No deixeu que això passi. Mireu el vostre calendari i les tasques pendents de fer cada matí. Es triga menys d’un minut i no se’ls llençarà el curs més tard. L’aplicació de gestió de tasques Any.do té una configuració que us recorda cada matí que reviseu els vostres plans per al dia.

3	Protegiu les vostres hores més productives

Pregunteu a qualsevol persona creativa amb èxit com es troba el temps per escriure guions de pel·lícules, pintar retrats, reproduir música o qualsevol esforç que realitzin i, molt probablement, us diran la regla de cul a la cadira: Comenceu per posar el cul la cadira.

Per descomptat, no és tan senzill com seure. El temps també té importància. Per a la majoria de les persones, la part més productiva del dia és al matí, no immediatament després de despertar-se, sinó normalment abans de l’hora de dinar. Feu servir aquestes hores per a la feina que més importi. No programis reunions llavors. No comproveu el correu electrònic. No et posis al dia en les xarxes socials. Si ets un mussol nocturn, protegeix les teves hores tardanes de la mateixa manera. A continuació, poseu el cul a la cadira…

4	Manteniu una llista de tasques pendents

Escriviu una llista de tasques pendents. Feu que cada entrada sigui concreta i actuïble. Anoteu només les coses que es faran en un dia concret, no les tasques que tinguin diversos dies en completar-se. Quan la vostra llista sembli ambiciosa per al dia actual, mantingueu les tasques més importants i pressioneu les altres que podeu esperar. No tracteu d'assumir-lo massa alhora.

Les aplicacions de llista de tasques pendents són una dotzena, doncs trieu-ne la que més us agradi. I no tingueu por de rebutjar una aplicació si no us agrada el que sembla. El disseny és important. Si odies el que sembla, resentireu la vostra llista de tasques i això no serveix.

5	Arribada a l’hora

Definiu les dates i l'hora de l'ordinador per anunciar l'hora a l'hora. Cada vegada que passi, fes la teva sessió. Encara esteu fent tasques? Hauríeu de fer un descans?

6	Penseu en termes de tomàquets

Recordes la Tècnica Pomodoro ? És una rutina de productivitat que us permet treballar de manera diligent i ininterrompuda durant uns 25 minuts, i després fer una breu pausa. El nom prové d’utilitzar un temporitzador de cuina, en forma de tomàquet. Amb aquesta tècnica, calculeu quantes sessions de 25 minuts o "tomàquets" necessiteu completar una tasca i, a continuació, teniu l’objectiu d’aconseguir-la amb pauses curtes.

A Chrome, Strict Workflow és la millor extensió de temporitzador de tomàquet que he vist.

Podeu ajustar la durada de les sessions de treball i les pauses. Una icona de tomàquet a la cantonada del navegador es torna vermella o verda, segons si esteu en mode de treball o de pausa, i mostra els minuts restants per a la cama actual. Un flux de treball estricte també us pot bloquejar de determinats llocs de distracció durant les vostres fases de treball.

7	Bloqueu-vos fora de llocs distractius

Una altra extensió de Chrome anomenada StayFocusd impedeix visitar llocs de distracció quan haureu d’estar treballant. A diferència del flux de treball estricte, StayFocusd us bloquejarà durant qualsevol hora que configureu, com ara les 9:00 a les 5:00 tots els dies laborables. Pot evitar que troleu Facebook o us deixeu xuclar a BuzzFeed quan necessiteu treballar o estudiar, o podeu limitar l’ús de Twitter a només 30 minuts al dia, el que vulgueu. Només heu d’explicar-los els dominis que us tempten més i configurar la vostra programació.

8	Obliga't a fer descansos

Mai subestimeu la importància de les pauses. Tota la productivitat de la gent sap que les pauses són necessàries per mantenir-se eficients (i els optometristes recomanen també pauses de pantalla). Time Out Gratuït és una aplicació Mac que a PCMag ens encanta. L'obstrueix a tot el vostre ordinador en els intervals que hagueu definit. Els usuaris de Windows i Linux poden provar el Work Rave gratuït. També és gratuïta una aplicació de plataforma multiplataforma (basada en web) que posa èmfasi en les ruptures d'ulls, anomenades PYV per "protegir la vostra visió".

9

Mou-te!

Algunes pauses haurien de ser curtes perquè pugueu tornar a l’hora de treballar ràpidament. Però com a mínim una pausa al dia hauria de suposar sortir de la vostra cadira i caminar una estona. Investigadors de la Universitat de Stanford han demostrat que caminar promou la creativitat. És bo per a la salut i el cervell i, per tant, la productivitat. Tingueu l’hàbit de parlar una llarga caminada al dinar, o sempre que s’adapti millor al vostre dia. Alguns seguidors d’activitats tenen recordatoris de moviment que fan que la banda vibri si heu estat massa temps al ralentí. Garmin Vivoactive i Apple Watch tenen aquesta funció, com fan molts altres seguidors.

10	Recompenseu-vos per completar les tasques

Diguem que finalitzeu una tasca mitja hora abans del previst. El més productiu a fer seria passar ràpidament a la propera feina, oi? Mal.

Quan acabeu a temps o d’hora, premieu-vos. Compreu un cafè. Tweet el seu èxit. Doodle. Truca al teu amic. O simplement assaboreix el moment. Aquí teniu l'oportunitat de crear un hàbit de recompensar el bon comportament. Això és un reforç positiu. Veureu millors resultats a llarg termini si us premieu per una feina ben feta que no pas per castigar-vos amb treballs nous (i no programats).

11	Estalvieu temps per dormir i deixar anar

Dormir. Dorm bé. Dormiu prou. Ningú no és el més productiu ni eficaç quan es troba privat.

A més, no reserveu tots els moments del dia. La investigació (bona part explicada al llibre Scarcity ) demostra que quan s'esgoten els recursos, la vostra amplada de banda mental té un èxit. És cert quan aquests recursos són temps, diners o qualsevol altra cosa. Quan experimentem escassetat, deixem d’operar en el nostre millor moment i les nostres decisions i accions en pateixen. Així que construïu una mica de fluixa. Dóna-li a la programació una gran quantitat d’espai, i deixa’t un temps no programat per ser-ho.

Articles relacionats

• Les millors aplicacions de productivitat de l'any
• 15 Consells sobre productivitat d'experts
• 55 aplicacions que us poden fer més productius
• 5 consells per a reunions més productives