Organitza’t: 15 consells sobre productivitat d’experts

Continguts

• Organitzeu-vos: 15 consells sobre productivitat d'experts
• Entrevistes 3 i 4
• Consells sobre productivitat 1-15

Un dels entrebancs de ser una persona organitzada és que tendim a encerclar-nos en els nostres propis hàbits i tècniques organitzatives, confonent la rigidesa del rigor. Per a la columna Get Organized d’aquesta setmana, vaig decidir allargar-me molt més enllà dels meus propis límits entrevistant quatre persones que desenvolupen aplicacions de productivitat i preguntant-los sobre els seus propis consells i trucs per mantenir-se organitzats i eficients.

Aquests consellers delegats, fundadors i desenvolupadors passen les hores de treball pensant en el que han de fer les persones desorganitzades per organitzar-se més. Construeixen el seu programari basat en proves de dades, observacions personals i comentaris d’una enorme comunitat d’usuaris.

En aquestes quatre entrevistes, trobareu reflexions sobre el que significa ser organitzats i productius, així com alguns consells i trucs específics que aquests experts utilitzen ells mateixos.

Amir Salihefendic, fundador de Doist

Amir Salihefendic és el fundador de Doist, una empresa especialitzada en programari de productivitat. Els dos productes emblemàtics de la companyia, Todoist i Wedoist, ajuden a més persones a gestionar les seves tasques personals i projectes col·laboratius. A continuació, es mostra un extracte d’una entrevista més llarga que vaig fer amb Salihefendic sobre organització i eficiència.

JD: El vostre producte Todoist té com a objectiu ajudar la gent a controlar les tasques que necessiten. En el moment de desenvolupar l'aplicació, què has après sobre el que necessiten la majoria de persones en matèria d'ajuda i orientació per realitzar les seves tasques?

AS: La gent és realment dolenta en crear les seves tasques. La majoria de les persones creen tasques realment difícils de realitzar. Per exemple, "perdre pes" no és una tasca; és un projecte més llarg que inclou centenars de tasques. Tanmateix, la majoria de la gent afegirà "perdre pes" com a tasca.

El que és millor és veure "perdre pes" com un projecte que té com a tasques com menjar deu fruites cada dia, anar al gimnàs cada dos dies, etc. important per a la vostra organització i productivitat. També és motivant, ja que podeu completar sub-tasques al llarg del camí i sentir que us acosteu a l'objectiu.

JD: Pot compartir amb nosaltres dos o tres consells o trucs per augmentar la productivitat?

AS: Crec que el correu electrònic és realment un assassí de productivitat. Rebo centenars de correus electrònics diaris i ho gestiono de la següent manera:

• Només comprovo i processo el correu electrònic tres vegades al dia (matí, migdia i tarda).
• Responc a un correu electrònic si trigarà menys d’un minut.
• Arxivo si un correu electrònic no és important.
• Delego un correu electrònic [que vull respondre més endavant] com a tasca a Todoist (a través del nostre complement Chrome) i especifico una data de venciment per no oblidar-ho.
• A la tarda, quan els meus nivells d’energia són baixos, responc a correus electrònics més llargs.

JD: Compartiria una imatge del teu espai de treball o una captura de pantalla de l'escriptori?

Mikael Berner: És realment important. Una altra dimensió que veig que crec que recolza la vostra proposta, és que organitzar-se no vol dir que siguis disciplinat o puguis prendre mesures. Crec que la disciplina que organitza la base és important.

També penso que es pot malinterpretar l’enfocament ja que ha de ser llarg [períodes de treball ininterromputs].

Hem llegit i hem trobat estudis que diuen que el context mitjà de persones canvia cada tres minuts, però no torna a la tasca durant 27 minuts. La productivitat tracta molt de com canviar el context i de com llegir i processar informació. Heu de ser capaços de respondre a les coses importants que vénen. Esteu organitzats perquè tingueu números de telèfon en els llocs adequats i en el moment adequat? O heu de rebotar per trobar-los?

JD: En desenvolupar el programa EasyilyDo, quina investigació o dades heu descobert sobre el que les persones han de ser més eficients, més organitzades i més productives?

MB: En els nostres estudis hem comprovat que cap de nosaltres és conscient de quant temps i energia dediquem a una petita tasca que ni tan sols sabem. Cronòmetre el temps que triga a fer aquestes petites tasques i les comparem amb el temps que triga un agent intel·ligent a fer-les per vosaltres.

Tots som pesats i ni tan sols sabem que ens han pesat, mitjançant aplicacions i dades distribuïdes.

JD: Pot compartir amb nosaltres dos o tres consells i trucs propis per augmentar la productivitat?

MB: Em baso en eines que m’ajuden a obtenir informació més important. EasyilyDo, Unroll.Me, SaneBox, moltes coses que rebutgen el correu electrònic, recomano qualsevol d’aquestes eines.

La millor regla i, a vegades, se m’acaba d’això és: "Si voleu obrir un correu electrònic, feu alguna cosa amb ell, com respongueu-lo, elimineu-lo o arxiveu-lo". Ni tan sols obriu un correu electrònic a menys que pugueu processar-lo en aquest moment. Això és part de la regla de dos minuts.

Ara mateix estic a la nostra sala de conferències que té aquestes taules Ikea, però són taules de vidre que podeu dibuixar amb retoladors d’esborrar en sec. Aporta la feina al grup sobre la taula en lloc d'enviar un membre del grup a un consell. Reforça el treball en equip.