Organitzeu-vos: 5 trucs útils en la paraula microsoft

Un amic meu exportava contingut d'Excel a Microsoft Word i continuava incrementant-se per les diferents opcions exportadores. No importa el que fes, el document Word resultant tenia fitxes innecessàries on hi hauria d’haver espais únics. Em va trucar i em va demanar que us ajudés.

"Només heu de trobar i substituir els espais de la pestanya per espais únics", vaig dir.

"Com ho fas?"

És una funció senzillament senzilla, però és un dels trucs de Microsoft Word que, si no ho heu vist mai abans, no sabríeu com fer-ho ni tan sols com pronunciar-lo correctament en una cerca de Google.

Així que li vaig mostrar com, a més d'altres trucs útils que utilitzo tot el temps a Microsoft Word. I també els compartiré amb vosaltres aquí.

1. Cerqueu i substituïu els espais de la pestanya

Els espais de tabulacions de Microsoft Word es tradueixen en ^ t.

Per trobar-los i substituir-los per un únic espai, utilitzeu el botó Cerqueu / Substituïu. Escriviu ^ t al primer camp i un espai únic al segon. Feu clic a "substitueix tot" i, voilà .

2. Cerqueu i substituïu els retorns dels paràgrafs

Qui no ha rebut un document que tingui devolucions de dos paràgrafs on només en necessitem un?

Els devolucions de paràgrafs o les devolucions de carruatges com es truca de vegades es poden representar a Microsoft Word com ^ p.

Per trobar i substituir les devolucions del paràgraf doble per un de senzill, utilitzeu el botó Cerqueu / Substituïu. Escriviu ^ p ^ p al primer camp i ^ p al segon. Feu clic a "substitueix tot" i hagueu acabat.

3. Automatitzar el text mecanografiat amb freqüència

Confessió: feia anys que tenia por de macros perquè no entenia què eren i semblava que hagués d’aprendre codi per utilitzar-los. No és cert. Les macros són amics teus. Voldria que tinguessin un nom diferent, com ara el botó Text escrit amb freqüència, perquè és realment el que són.

Molta gent utilitza macros per a placa de caldera, exempcions de responsabilitat de l'empresa o text legal obligatori en tots els documents de certa naturalesa. Els utilitzo per automatitzar text extremadament bàsic que he de teclejar una i altra vegada, inclosos alguns codis HTML que PCMag utilitzem per publicar articles en línia.

Configurar una macro per primera vegada requereix uns quants passos, però val la pena el temps que s’estalviarà després.

A continuació s’explica com fer-ho (les instruccions s’imprimeixen a sota del vídeo de dos minuts, que també us mostra com utilitzar macros):

Versió de Windows 2010: a la pestanya Visualització, premeu el botó Macros de l'extrem superior dret i seleccioneu Record Macro.

Versió paraula: Mac 2011: des del menú superior, aneu a Eines> Macro> Grava nova macro.

Poseu un nom a la vostra macro al camp Nom de la macro: i tingueu en compte que els noms no poden tenir guionets ni altres caràcters especials, només amb lletres i números (cosa que és estúpid, però hi és). A continuació, podeu assignar una drecera del botó o del teclat per a la macro, però és opcional. Sempre podreu executar la vostra macro des del menú si ho preferiu. Assignar una drecera del teclat pot ser complicat, ja que heu de conèixer totes les altres dreceres de teclat existents de manera que no us en substituïu accidentalment. Afegiu una descripció si voleu, però no és necessària.

Quan feu clic a D'acord, Word enregistrarà tot el que escriviu i feu. Escriviu el text que vulgueu automatitzar i formateu com vulgueu, o enregistreu l’acció que voleu capturar i, després, torneu al botó Macro i feu clic a Atura la gravació.

Ara prova la teva macro tornant al botó de la Macro, seleccionant Veure macros i, a continuació, seleccionant "executar" la que creeu; o simplement premeu la drecera del teclat o el botó que vau assignar. Heu de veure que el vostre text apareix màgicament en una sola caiguda.

4. Esborra el format del text enganxat

Copieu i enganxeu text de fonts en línia, altres documents, missatges de correu electrònic, etc., i apareix quan apareix a la pàgina en vermell amb una font de 18 punts a Verdana? El dolor al coll és una aplicació que dóna format sense voler amb un text enganxat. Podeu canviar una configuració a Word de manera que la formatació no es faci càrrec d'altres textos.

A Microsoft Word per a Windows, comenceu a Arxiu i seleccioneu Opcions. Cerqueu Opcions de paraula i feu clic a Avançat. En algun lloc de la llista massiva (sé, és llarg) hi ha una entrada anomenada Enganxada d'altres programes. Seleccioneu Mantenir només text i feu clic a D'acord. Feu una unitat de prova enganxant algun text d’un document web i vegeu com s’ajustarà a la vostra formatació existent per a aquest document.

Una altra manera de fer-ho sense canviar definitivament la configuració: busqueu una icona de tauler de pasta que aparegui quan enganxeu text. Hola "guarda el text només", i és bo anar.

Si no veieu aquesta icona (a Mac), aneu a Preferències> Edita i, a continuació, cerqueu les opcions Retallar i enganxar. Feu clic al botó Configuració d'aquesta secció i assegureu-vos que la casella estigui marcada per als botons Mostra l'opció de enganxar.

5. Eliminar una línia

La temuda línia! Heu colpejat una sèrie de guionets o guions més la tecla Enter, i Microsoft Word ha caigut en una línia de greixos per tota la pàgina que no podreu per la vida de vosaltres.

El truc per desfer-se d'aquesta línia és anomenar-la "frontera", no línia. Feu clic directament a sobre d'aquesta línia, com a "vora". A la pestanya Inici, seleccioneu la icona de vora (sembla una graella quatre per quatre). Heu de veure que està seleccionada la vora inferior. Simplement canvieu-lo a Sense Fronteres i ja heu acabat. Si voleu canviar la configuració de Word perquè aquesta vora no torni a aparèixer, aneu a Fitxer> Opcions> Opcions de correcció automàtica. Seleccioneu Formata automàtica a mida que escriviu i cerqueu "Aplica mentre escriviu". En aquesta secció, podeu desmarcar la casella de les línies de vora.