Organitzeu-vos: 5 usos inventius per dropbox a les empreses

Les petites empreses sovint graviten cap als serveis d'emmagatzematge basats en núvols, com Dropbox, perquè proporcionen molt valor, però només si les empreses els aprofiten al màxim.

A continuació, es mostren cinc maneres hàbils d'utilitzar Dropbox al vostre negoci.

1. Utilitzeu Dropbox com un servidor; Promoure la transparència

Potser la manera més òbvia d’utilitzar Dropbox en un entorn empresarial és com a alternativa a un servidor compartit. Especialment per a petites empreses, el cost d’un compte de Dropbox Business pot ser molt inferior al de comprar un servidor intern i contractar personal per mantenir-lo.

Utilitzar Dropbox com un servidor, ja sigui un servidor FTP o una xarxa compartida amb emmagatzematge adjunt, permet a la gent posar totes les mans sobre els mateixos fitxers perquè puguin col·laborar i tenir un millor control de versions. Es pot convertir en un lloc central per emmagatzemar manuals de codi de conducta, informació sobre beneficis i guies d’estil, a més dels fitxers més típics relacionats amb el treball que requereix col·laboració.

Si la vostra empresa pretén promoure una cultura de transparència, posar a disposició de tots els empleats altres tipus de documents empresarials a través de Dropbox, com ara informes financers i presentacions de diapositives presentades a inversors o membres del consell, podria ser un excel·lent pas en la direcció correcta.

2. Compartiu itineraris de viatges; Mantingueu-los fora de línia en dispositius mòbils

Els propietaris de negocis i els empleats que viatgen amb freqüència poden necessitar compartir els seus itineraris amb altres persones a l'oficina. Poden confiar en una altra persona per reservar els viatges. Mitjançant la configuració d’una carpeta d’itineraris de viatge, tothom que necessiti conèixer el parador o els detalls de les accions de viatge d’un col·laborador té accés.

A més, mitjançant l'aplicació mòbil Dropbox, el viatger pot marcar els seus itineraris rellevants com a "favorits" per fer-los accessibles fora de línia, de manera que estan disponibles fins a 30.000 peus. (Si sou els responsables de reservar els viatges d'una altra persona, imagineu-vos quina solució pot ser més senzilla que enviar-li al viatger una còpia de l'itinerari cada vegada que ell o ell no el trobi, alguna cosa que sens dubte passa tot el temps..)

3. Recollir faxos

De vegades, per fer-me una idea de com les empreses utilitzen diferents programes i serveis, visito empreses i les entrevista sobre què fan. L’any passat, mentre parlava amb Vert (una agència de publicitat i publicitat intel·ligent del món mòbil), el cofundador Kevin Planovsky em va explicar com la seva empresa recopila faxos en un dipòsit d’emmagatzematge basat en núvol: Vert utilitza en realitat Box, en lloc de Dropbox, però la configuració és compatible amb: mitjançant HelloFax.

Cada vegada que algú envia un fax, HelloFax col·loca la sortida digital en una carpeta designada a Dropbox o Box. Molt fa un pas més connectant l’eina de gestió del lloc de treball Podio al sistema. Cada fax entrant crea automàticament una tasca a Podio dient a Planovsky i al seu cofundador que revisin la transmissió.

4. Compartiu suports amb clients, clients i socis

Un dels avantatges enormes d’utilitzar Dropbox és que podeu decidir, amb una gran flexibilitat, si voleu compartir fitxers només amb el vostre equip intern o amb clients i col·laboradors. On veig que l’ús compartit extern de fitxers Dropbox és en els llocs web de restaurants, que solen fer disponibles els seus menús mitjançant un enllaç públic de Dropbox.

Penseu en el negoci d'un petit restaurant. El menú pot canviar diàriament. És un entorn d’estrès alt que no utilitza gaires equips d’oficina. No tots els empleats han de tenir tecnologia. Si el restaurant manté el seu menú diari accessible per als clients mitjançant Dropbox (en lloc de, per exemple, a la pàgina web), un empleat pot deixar fàcilment un PDF del menú del dia a la carpeta adequada perquè els clients ho vegin, sense necessitat de codificació HTML. L’enllaç del lloc web del restaurant a la ubicació del menú a Dropbox sempre serà el mateix, de manera que no hi ha cap tipus de molèstia.

Una altra forma comuna de les empreses que utilitzen Dropbox és col·laborar amb els socis en projectes de caràcter particularment visual, com ara els redissenys de llocs web. Emmagatzemant art conceptual i maquetes a Dropbox, totes les parts implicades poden veure-les sense haver de enviar fitxers grans.

Una nota: Els enllaços per a comptes de Dropbox Business tenen un límit d’ample de banda de 200 GB per dia. Si el vostre compte arriba al límit, els vostres enllaços se suspendaran automàticament (però només de manera temporal). Dropbox diu que notificarà l’administrador de Dropbox per correu electrònic quan es produeixi aquest problema, però, mentrestant, qualsevol que intenti accedir als enllaços veurà una pàgina d’error en lloc del seu fitxer.

5. Provar habilitats dels sol·licitants de llocs de treball

Els candidats a feina en determinats camps, com la programació i l'escriptura, solen fer-se un test durant el procés de sol·licitud. Per què no ampliar aquesta idea provant les habilitats informàtiques dels candidats i seguir les instruccions demanant-los que carreguen determinats documents a una de les vostres carpetes de Dropbox?

Un cop el candidat passa una projecció inicial i es troba en la fase d’entrevistes, podeu convidar-lo a una carpeta compartida i proporcionar instruccions sobre què pujar, com ara un currículum, una mostra d’escriptura, un codi de programació, una obra d’art, vídeos… fer-se la idea. Doneu instruccions precises als vostres candidats per anomenar el fitxer, la seva mida màxima, etc. per veure amb quina facilitat i rapidesa poden realitzar l'activitat. I, si aquest test reflecteix les pràctiques habituals del vostre negoci, el candidat té un gust antic de com opera l'empresa. (Vaig obtenir aquesta idea d’una organització anomenada Nyaya Health. L’equip de contractació utilitza una prova similar per a possibles contractacions, només amb l’eina de col·laboració i gestió de tasques Asana, en lloc de Dropbox.)