Organitza’t: 5 passos cap a jornades laborals més productives

Probablement sabeu que podríeu aprofitar millor el vostre temps de feina. Però, com ho feu?

Hi ha alguns trucs per ser més productius i els cinc passos que es descriuen a continuació explicaran exactament com arribar-hi.

No és fàcil. Per ser veritablement una persona més productiva, haureu de cultivar hàbits, en lloc de confiar en solucions ràpides. Però hi ha algunes coses que podeu fer per ajudar-vos a recollir aquests nous hàbits. També hi trobareu que hi ha moltes aplicacions mòbils, programes de programari i serveis tecnològics que us poden ajudar a orientar-vos cap a una jornada laboral més productiva.

1	Feu un mapa del vostre cicle de productivitat

El més important que podeu fer per augmentar la vostra productivitat en el treball és conèixer primer el vostre cicle de productivitat. Tothom té moments durant el dia en què és capaç de centrar-se, i altres vegades en què la seva atenció disminueix. Tot i que tothom té les seves millors hores per treballar, "per a la majoria de les persones, les hores més productives són les primeres coses del dia, no quan es desperti, sinó relativament aviat", diu Dan Ariely, economista de la conducta i professor del duc. Universitat. Ariely té un gran interès a esbrinar com utilitzar les aplicacions mòbils per a la millora personal. "Per exemple", ha afegit, "normalment fer missatges de correu electrònic al matí és malbaratat perquè els minuts del matí són més valuosos". No tots els minuts es creen iguals.

Esbrinar els seus períodes de alta i baixa productivitat, o de alta i baixa capacitat, com Ariely prefereix anomenar-los, és el primer pas per aprofitar al màxim aquells preciosos i fugaços minuts.

Tot i que molta gent pensa que sap quines hores del dia estan en el seu millor moment i el seu pitjor, no fa mal comprovar. RescueTime és, amb molt, la millor eina que he trobat per esbrinar el vostre cicle de productivitat. RescueTime és una petita aplicació d’escriptori que registra quins programes utilitzeu i quins llocs visiteu durant tot el dia i durant quant temps. Classifica aquelles aplicacions i llocs diferents (molt productius, productius, neutres, que distreuen o que distreuen molt) i genera un informe sobre com dediqueu el vostre temps. Per exemple, els llocs de xarxes socials "distreuen" de manera predeterminada. (Podeu reclassificar qualsevol lloc i programes si els valors predeterminats no són exactes per a vosaltres.) També podeu informar-vos molt del vostre cicle de productivitat veient la freqüència amb què canvieu les tasques.

Us recomano utilitzar RescueTime com a mínim una setmana abans d’analitzar el vostre informe. Intenteu utilitzar-lo sense canviar el vostre comportament normal. La qüestió és no ser un empleat model durant una setmana. És esbrinar quan són els vostres moments naturals per a alta i baixa capacitat.

Quan tingueu algunes dades, feu una ullada a les hores del dia en què dediqueu un bon tros de temps (40 minuts o més) a una tasca molt productiva. Ara busqueu moments del dia en què sou menys productiu, canviau ràpidament entre diferents tasques o dediqueu llargs temps a distraccions.

Per exemple, estic més centrat entre les 9 del matí i les 11 del matí, i la meva productivitat disminueix. Sol estar molt distret a l’hora de dinar. De vegades, però no sempre, tinc un altre període de productivitat fort a la tarda, però no és fiable.

El següent pas és saber què fer amb aquesta informació.

2	Canvia la teva rutina

Un cop coneixeu el vostre cicle de productivitat, hauríeu de canviar la vostra rutina per adaptar-s’hi.

Per exemple, comenceu a programar reunions per a les hores del dia quan tingueu un focus més baix. Les reunions rarament requereixen que estiguem al millor. Així, per exemple, feu-vos un hàbit de no prendre mai reunions matinals si els matins són el vostre temps productiu.

Per la seva banda, abordeu les tasques més importants i molt centrades en els moments en què el vostre cap es troba en el millor moment. Sovint, no programem la nostra feina més important. Només hi podem arribar quan podem. Està bé, sempre que sigui un hàbit de fer-ho durant els moments del dia en què es pot concentrar realment.

Com veure que la majoria de la gent pot fer tasques d’enfocament alt abans, tingueu l’hàbit de llançar només els programes que feu servir per a aquestes tasques durant les vostres hores de productivitat màxima. Per exemple, si el correu electrònic no us resulta gaire productiu, no l’obriu. Ni tan sols llançar el programa. Si realment necessiteu comprovar el vostre correu electrònic, feu una ullada a la safata d'entrada del vostre telèfon mòbil o tauleta i, a continuació, poseu-la de manera que pugueu tornar a les tasques que realment demanen la vostra atenció.

Què passa si gran part del vostre treball d’alta productivitat es produeix al navegador, però també hi ha els vostres rentadors horaris més importants? Hi ha alguns trucs per minimitzar les distraccions d’aquest tipus. Per començar, podríeu posar la pestanya activa al mode de pantalla completa. Això us ajudarà a mantenir-vos amb la tasca a la vostra disposició. També podeu instal·lar complements i extensions del navegador que us bloquegin dels llocs web que especifiqueu. El meu preferit es diu StayFocusd per a Chrome. Podeu trobar més recomanacions al meu article sobre com mantenir-vos centrat.

3	Revisa el teu dia, cada dia

Un altre canvi que cal fer a la vostra rutina: Fes-li un hàbit de revisar sempre el dia abans que comenci. Consulteu primer el calendari i la vostra tasca per fer per tal que no us deixin fora de la protecció durant una reunió de les 15 hores prevista fa dues setmanes. Tant si es tracta de la primera tassa de cafè com si es fa un viatge en línia, tenir un sol moment (i hauria de ser el mateix moment diari per convertir-lo en un hàbit) revisar els seus plans per a tot el dia realment fa la diferència.

És més fàcil dir que fer un nou hàbit de revisar el dia a dia. Una aplicació mòbil que us pot ajudar a recordar-la és Any.Do, que té una funció anomenada Moment AnyDo. El AnyDo Moment toca un to agradable i emet una notificació al mateix temps cada dia de la setmana, dient-li que és hora de revisar el dia. L’aplicació enumera tot el que hi ha al calendari i la tasca de tasques i us pregunta si voleu mantenir-lo al programa o traslladar-lo a un altre dia.

4	Pauses de programació

Preneu-vos les pauses. I no només un descans per dinar. La vostra ment ha de refrescar-se si serà la persona més productiva que puguis ser.

Sóc un gran aficionat als seguidors d’activitats per a la forma física i una característica en alguns d’ells que m’encanta és una alarma silenciosa. Podeu configurar una alarma que fa que la vostra banda física vibri en un moment determinat del dia en silenci. M’agrada ajustar-la per a les 4 de la nit agudes, quan sé que hauria de fer una pausa tant si penso que en necessito una o no. Fins i tot només sortir de la meva cadira per anar a la cuina i rentar la tassa de cafè és suficient per allunyar-me una mica la pantalla de l’ordinador.

Alguns seguidors d’activitats també tenen alertes inactives. Aquestes alarmes provoquen que el rastrejador vibri si heu estat asseguts durant un període de temps, normalment una hora. Estan dissenyats per recordar-vos que us aixequeu i us moveu, però crec que són igualment valuosos que els recordatoris per deixar de funcionar durant dos minuts i fer un descans. També és possible que vulgueu instal·lar una aplicació de pausa, un programa lleuger que us recordi que feu pauses i fins i tot us poden bloquejar fora de l’ordinador durant un període de temps curt per forçar el problema. La nostra preferida és una aplicació Mac anomenada TimeOut Free.

Un altre de bo per a Windows, Mac i navegadors es diu Focus Booster.

5	Alinear les tasques de final de dia

Imagineu-vos que el vostre dia continua nedant. A continuació, les 16.40 hores. Intentes mantenir ocupat. Sembla que l’eternitat passa! Aleshores tornes a mirar el rellotge, i… són les 16: 42h

Amb quina freqüència perds aquests últims 20 minuts al final del dia? Quantes hores equival a un mes? Quant dediqueu aquest temps a llocs de xarxes socials o a fer missatges de text als vostres amics?

Tireu aquest hàbit alineant algunes tasques de final de dia. Proveu de fer que siguin una cosa que us agradi fer, però que es pot considerar una feina ocupada. Alguns exemples inclouen:

• presentar documents
• fent seguiment de correus electrònics antics
• envieu la memòria cau del vostre equip
• esborrant l’historial del navegador
• devolució de trucades de telèfon
• eixugar la pols i les molles del vostre escriptori, teclat i monitor.

Si teniu una llista breu d’opcions abans de les tasques que podeu fer al final del dia, és molt probable que realitzeu una d’elles. Anoteu una nota al calendari o, fins i tot, simplement deixeu una nota enganxosa a prop del vostre escriptori amb algunes idees per servir de recordatori. Veniu divendres a les 16:45, probablement els us varegeu. Recursos addicionals