Organitza’t: 5 maneres de sabotejar la productivitat

Em dedico molta estona a llegir investigacions sobre organització i productivitat, i dedico molt a passar temps amb els aficionats a la tecnologia. A mesura que he trobat teories i bones pràctiques sobre la maximització de la productivitat i el manteniment organitzat, també he notat hàbits habituals entre les persones que estimen la tecnologia que saboteja directament la seva capacitat de funcionar en el seu millor moment.

La gent parla molt de productivitat, però poques vegades dedica molt temps a discutir què és. Per a mi, la productivitat és altament personal, però en definitiva es tracta d’assolir objectius.

Un objectiu podria ser qualsevol objectiu: maximitzar els beneficis en un negoci, fins aconseguir un treball de nou a cinc més ràpid perquè us queden recursos físics i mentals per perseguir interessos personals. Hi ha qui vol sortir del despatx cada dia més de pressa per passar més temps amb la seva família. Hi ha qui vol posar dues hores de treball cada nit escrivint un guió de pel·lícula.

No importa el que vulgueu fer, ser el vostre ser més productiu significa:

1. pensar en què aspireu a fer-ho, 2. esbrinar què es pot fer si es crea un entorn òptim i

3. seguint a través de crear un entorn òptim i completar les tasques o assolir els seus objectius.

Per descomptat, el seguiment sol ser el problema. Permetin-me assenyalar algunes de les maneres més habituals que veig als aficionats a la tecnologia, sobretot, sabotejant la seva productivitat.

1. App-Hopping

Si us agrada la tecnologia, probablement també us agradin les aplicacions. Sempre estàs baixant la darrera aplicació. Estàs orgullós de ser un adoptant precoç. Tanmateix, us sabotegeu si feu app-hop amb aplicacions de productivitat. Les aplicacions de productivitat són aplicacions i serveis que us ajuden a treballar, com ara llistes de tasques, aplicacions de gestió de tasques, serveis de sincronització de fitxers, aplicacions de presa de notes, calendaris i suites d'oficina.

Amb qualsevol nova aplicació, hi haurà una inversió de temps per a la migració i l’aprenentatge de com utilitzar el sistema. Afegiu la personalització i perdreu molt de temps que podríeu haver estat productiu. A més, trigaràs a desenvolupar nous hàbits per utilitzar aquestes aplicacions que probablement utilitzeu diàriament. Això és més temps perdut i, sovint, més "feina sobre el treball".

Dit això, haureu de desfer-vos de qualsevol aplicació o servei que no satisfaci les vostres necessitats. Però aquesta decisió s'ha de basar en si les eines existents fan el que necessiteu, no si creieu que l'herba podria estar més verda amb una altra aplicació.

Consells: trieu una aplicació per a cada una de les vostres necessitats de productivitat i ajusteu-la.

2. Caure al forat negre del correu electrònic

La majoria dels aficionats a la tecnologia saben que no han de perdre massa temps en el correu electrònic i, tot i així, la xuclen durant hores cada dia. Què tan greu és el problema de correu electrònic? Fins i tot saps quant temps perds?

Una forma de mesurar-ho és utilitzar RescueTime, una eina freemium que funciona de manera invisible en segon pla per registrar la quantitat de temps que dediqueu a cada aplicació i lloc web que utilitzeu, inclòs el correu electrònic.

RescueTime pot obrir els ulls davant la gravetat del vostre problema de correu electrònic, però no us pot impedir utilitzar-lo. El connector Stayfocusd pot utilitzar si feu servir correu electrònic basat en web. Afegiu el vostre lloc web de correu electrònic a la llista de dominis als quals se’ls impedirà accedir i, a continuació, configureu les hores en què s’han d’aplicar les limitacions. StayFocusd us bloquejarà del lloc.

Parlant de vegades, una altra manera de solucionar un problema de correu electrònic és crear nous hàbits per comprovar el correu electrònic. Els experts coincideixen generalment en que una de les pitjors maneres de sabotear la seva productivitat és obrint correu electrònic tan aviat com arriben a les seves escriptoris. És millor començar el dia amb una tasca molt productiva i guardar el correu electrònic per més endavant.

"Però, " protesteu, "què passa si hi ha un correu electrònic important sobre el qual necessito actuar urgentment?" Si el correu electrònic és un collet per a gossos al coll, comproveu el correu electrònic de treball al vostre telèfon intel·ligent i només heu d’accionar en matèria urgent. Tingueu l’hàbit de comprovar-ho només per telèfon, cosa que us facilitarà tancar l’aplicació de correu electrònic i començar a treballar realment. Feu almenys 45 minuts de treball real abans de llançar el correu electrònic a l’ordinador. Podeu simplement trobar-vos xuclat en aquesta tasca important i ignorar el correu electrònic fins molt més tard, i això és un gran hàbit per desenvolupar-lo.

Quan falla tota la resta, m’agrada repetir aquest mantra: no em paguen per respondre el correu electrònic.

Nota: potser haureu de canviar el mantra si, efectivament, se us paga per respondre el correu electrònic.

Consells: utilitzeu RescueTime per quantificar el problema de correu electrònic. No obriu mai la primera aplicació de correu electrònic a la vostra estació de treball. Objectiu de completar almenys 45 minuts de treball real abans d’entrar al correu electrònic.

3. Creure que la multitasca és poc productiva

Les persones que llegeixen sobre tecnologia, cultura de tecnologia i productivitat saben que la multitasca és poc productiva.

Bé, ho sento, però això no és cert.

La investigació sobre multitasca demostra que és molt productiva, però només fins a cert punt (vegeu, per exemple, el treball de Diwas KC i Narayan). Quan s'agrafa, el valor de la multitasca té una forma d'U invertida. Una mica és bo, però massa és tan dolent com cap.

La investigació també suggereix que el valor de la multitasca varia en funció de la persona i del tipus de treball que es realitzi. Francament, crec que la majoria de la gent sap quin dels seus

les tasques són adequades i no són adequades per a la realització de taules múltiples. Vau agafar una reunió que no us és rellevant? Endavant i recupera el correu electrònic. ¿Redactes una proposta de milió de dòlars? És millor que us concentreu només en aquesta tasca.

Consell: deixeu de dir-vos que la multitasca és dolenta i adopteu-la per a tasques adequades. No ho empentes, però.

4. Creació involuntària de comptes duplicats

Quantes vegades us heu registrat en un compte en línia, per adonar-vos més tard que ja teníeu un lligat a una adreça de correu electrònic diferent? És un problema freqüent entre els primers adoptants que s’enorgulleixen de donar-se d’alta als nous llocs i serveis en línia tan aviat com estiguin disponibles.

Tenir més d’un compte pot suposar un problema si us heu enfonsat el temps per configurar el compte inicial. També és un problema si heu emmagatzemat qualsevol dada en aquest primer compte que podríeu haver de tornar a tenir.

La manera més senzilla d’evitar crear comptes duplicats és utilitzar un gestor de contrasenyes. Els gestors de contrasenyes gestionen els vostres noms d’usuari i contrasenyes i, com a avantatge corol·lari, també fan un seguiment de si ja teniu un compte amb alguna aplicació, lloc o servei.

Personalment comprovo programari i serveis en línia com a part del meu treball i, per tant, tinc més de 450 comptes en línia. Mai podré fer un seguiment de les meves inscripcions en línia sense un gestor de contrasenyes. Faig servir Dashlane, que és l’opció dels editors de PCMag. Hi ha dues altres opcions dels editors: LastPass Premium i Sticky Password Premium.

Consells: utilitzeu un gestor de contrasenyes per evitar que creeu involuntàriament comptes duplicats.

5. Programació de les reunions més agudes

T’agrada ser agut durant les reunions, oi? Malauradament, a menys que les reunions siguin el nucli de la vostra feina, programar reunions quan estiguis al màxim, és molt productiu.

Igual que el correu electrònic, les reunions es consideren "feina sobre la feina". El veritable treball és el que fas després de la reunió. Així que el millor és programar reunions en moments del dia en què sol baixar, normalment la tarda, i protegir les hores importants per a quan puguis abordar les coses més difícils.

Què té a veure això amb ser un entusiasta de la tecnologia? Bé, companys geeks, si esteu super connectats i utilitzeu totes les solucions de calendari i eines de planificació connectades més recents, com Doodle, potser els vostres companys i companys podreu veure quan esteu lliures i quan esteu ocupats. És fàcil per a qualsevol persona que suggereixi reunir-se al matí si és la primera hora del dia, cronològicament parlant, quan tothom és lliure.

Així, bloquegeu el calendari en qualsevol moment que estigueu al punt més alt. Per a la majoria de la gent, són les primeres hores de la jornada laboral. Marca aquesta vegada "focus focus" o marca com a privat perquè la gent pugui veure que està ocupat, però no sap el que estàs fent. El bloqueig d’hores productives també us evitarà de programar altres coses poc productives en aquest moment, com les cites del metge. Deseu aquestes coses durant les hores del dia quan us hagueu cremat.

Consells: no programeu reunions ni cites durant les hores de màxima productivitat. Bloqueu aquesta hora al vostre calendari per treballar.