Organitzeu-vos: el chandoo i el gràfic de la vida en excel

Purna Duggirala és més coneguda com Chandoo. Dirigeix ​​un lloc web (i butlletí informatiu, fòrum i podcast) a Chandoo.org, dedicat a ensenyar a la gent a utilitzar Microsoft Excel. A diferència d’alguns experts en programari que s’especialitzen només en l’ensenyament als usuaris de potències en les minuciositats de les seves eines, el treball de Chandoo ajuda a tothom, fins als principiants que només aprenen a comprendre Excel i com poden ajudar-los a organitzar la seva vida de maneres senzilles.

Chandoo creu que Excel també pot ser una eina per ajudar-nos a comprendre’ns millor a nosaltres mateixos. "A menys que puguem analitzar les nostres dades i comprendre els patrons", va dir, "estem desemparats".

Va començar el seu lloc fa aproximadament una dècada quan era només un simple bloc personal. Després de diversos anys d'execució del seu temps lliure, va deixar la seva feina per convertir Chandoo.org en el punt central del seu treball. Encara és personal com sempre, amb referències als seus bessons, la seva dona, la seva afició al ciclisme i l’amor a Legos, tot barrejat amb consells per dominar Microsoft Excel.

Vaig entrevistar Chandoo per preguntar-me sobre com ell, com a guru de l'Excel, utilitza l'eina per organitzar la seva vida i la seva feina, i com els principiants que poc saben res sobre l'Excel poden començar amb el programari. Vaig riure quan vaig veure quantes de les seves respostes es presentaven en forma de punts de bala, il·lustratius, potser, de com la manera de viure i respirar en blocs Excel pot influir sobre la manera de pensar.

Jill Duffy: Heu agafat un bloc que solíeu executar en el temps lliure i el convertiu en el treball de la vostra vida. Com podeu, com a guru d’Excel, gestionar i organitzar tot el material que heu unit per al lloc? Podeu compartir tant consells tècnics com principis més amplis que us informin de com fer-ho?

Chandoo: Sí, Chandoo.org solia ser un blog personal i un hobby fins a principis del 2010. Aleshores, a l’abril del 2010, vaig deixar la meva feina amb una gran empresa de TI per tal de ser autònom. Fins ara ha estat una experiència emocionant i enriquidora.

El lloc funciona amb programari de blocs de Wordpress. He estat desenvolupador web tota la meva vida. Així que m’agrada fer servir amb PHP, JavaScript i HTML per fer que el nostre lloc sigui fàcil i valuós per al nostre públic. Utilitzo un munt d’eines i conceptes per crear i compartir contingut amb els lectors de Chandoo.org.

Eines:

• Camtasia de TechSmith per crear i editar vídeos
• Audacity per crear i editar podcasts
• Paint.NET i Snagit per crear i editar imatges
• Excel, per descomptat, per crear llibres de treball i exemples descarregables per al meu lloc
• Excel VBA per generar codi HTML per al lloc
• Bloc de notes ++ per crear i editar pàgines PHP / HTML
• Cloudberry Explorer i WinSCP per carregar fitxers als nostres servidors

Conceptes:

• Escriviu un article alhora. Em centro a crear gran contingut per avui i demà. Cada vegada que tinc un article fora, em pregunto: "Com va a fer que algú sigui impressionant?" La paraula clau és algú. Si intenteu escriure per a tothom, no trobareu moltes idees. Així que intento centrar-me en ajudar a una subsecció de la nostra audiència amb cada article.
• Fes-ho simple. Escric en anglès i explico els conceptes amb claredat, sovint empassant-los amb humor. L’excel pot ser un tema nefast, així que vull mantenir la discussió viva i rellevant. Utilitzo diversos formats (imatges, GIF animats, vídeos, àudios i text) per arribar al nostre públic.
• Afegeix la meva personalitat. Introdueixo una mica de la meva personalitat en tot el que publico a Chandoo.org. Comparteixo fites importants a la meva vida, els meus errors i els meus triomfs, amb el nostre públic perquè se sentin connectats amb mi.

JD: Com recomanes que algú que utilitza Excel per primera vegada comenci? Hi ha principis per aprendre primer, o importa més quin és el seu objectiu o objectiu en utilitzar Excel?

Chandoo: si ets absolutament nou a Excel, la manera més fàcil de començar és obrir-lo i jugar-hi una estona.

Un cop conegut la interfície d'usuari, dirigiu-vos a Excel Baby Steps o Excel per a principiants al nostre lloc i coneixeu-ne diversos usos quotidians.

Un cop fora de l’etapa principiant, la millor manera d’aprendre Excel és utilitzant-lo cada dia. Hi ha molt que pots recollir ensopegant amb les funcions i els botons de menú.

També subscriviu-vos a un butlletí o podcast per tal de poder agafar valuoses habilitats, escenaris, dreceres i consells.

Sempre que aprengueu alguna cosa nova sobre Excel, poseu-la en pràctica. D’aquesta manera podreu memoritzar millor els conceptes.

JD: Conec molta gent que se sent desorganitzada amb la seva vida digital. Tens algun consell, consell o exemples d’utilitzar Excel per organitzar un altre aspecte de la vida o la feina?

Chandoo: Excel és una eina potent i elegant per gestionar tots els aspectes de la vida. Per començar, Excel és excel·lent

• Pressupost i seguiment de despeses
• Llistes de tasques pendents
• Seguiment d’objectius
• Planificació de projectes personals o de treball

Vaig començar a aprendre Excel el 2006, quan vaig obtenir la meva primera feina d’analista empresarial. Aquells dies, vaig crear diversos seguidors per controlar els meus pressupostos, planificar les meves inversions, prendre decisions de compra (com ara cotxes, llar, etc.) i fer el seguiment dels meus entrenaments.

Avui en dia, les aplicacions mòbils tenen un paper vital per satisfer la majoria d’aquestes necessitats. Però un inconvenient amb les aplicacions és que no us donen la flexibilitat per analitzar i comprendre les vostres pròpies dades com ho fa Excel.

Per exemple, faig un seguiment dels meus entrenaments i dorm amb Fitbit, però no em permet analitzar els patrons de son durant una setmana ni comparar com és el meu ciclisme entre dos dies. A menys que puguem analitzar les nostres dades i comprendre els patrons, som indefensos.

Aquí és on Excel brilla. Podeu utilitzar-lo per fer el seguiment de gairebé qualsevol cosa i analitzar-ho un cop tingueu algunes dades.

Gràcies a l'aplicació per a mòbils Excel per a iOS, Android i Windows, podeu introduir dades des de qualsevol lloc i trossejar la informació del vostre sofà.

Podeu crear la vostra pròpia aplicació analítica amb Excel en quatre passos:

1) Estructura la teva aplicació analítica en tres cubs: entrada, càlcul i sortida.

2) Configureu el full de treball d’entrada el més simple possible. Comença amb pocs camps i estructura les teves dades com a taula Excel. Això fa que afegir dades fàcils.

3) Utilitzeu fórmules (per a usuaris avançats) o taules de pivot (principiants per a usuaris de nivell intermedi) per retallar les dades.

4) Visualitzeu-ho mitjançant gràfics o espurnines o formatació condicional.

A continuació, podeu supervisar el vostre progrés des de l’aplicació Excel o bé mitjançant Excel al vostre PC o Mac.

JD: Quins són alguns altres exemples de com heu utilitzat Excel per representar la vostra vida personal?

Chandoo: Vaig fer un rastrejador d'alimentació per a nadons quan teníem bessons el setembre de 2009. És una altra història que vaig deixar de fer el seguiment després de sentir-me aclaparat amb el cicle del canvi de bolpes, barrejar la llet de fórmules, alimentar-les i accelerar-les unes quantes centenars de vegades.

És la visualització dels meus primers 200 km de bicicleta.

Vaig realitzar el meu primer recorregut amb bicicleta de 200 km el juliol del 2014. Volia celebrar aquest èxit amb el meu públic. Així que vaig fer un quadern de treball amb totes les estadístiques sobre el viatge.

Un altre és visualitzar la setena victòria de Roger Federer a Wimbledon. M'encanta el tennis i admiro a Roger Federer. Així que, quan va guanyar el títol de Wimbledon per setena vegada, vaig crear un llibre de treball Excel·lent impressionant que mostra el progrés i les estadístiques del partit.

JD: Molta gent sent que es desorganitza no només amb la seva tecnologia, sinó també en la forma de gestionar l’aprenentatge de nous conceptes. Quins consells teniu sobre aprendre alguna cosa nova de manera organitzada i eficaç?

Chandoo: aprendre és una habilitat valuosa. Ens manté joves i aguts. A continuació, es mostren algunes maneres d’aprendre qualsevol idea nova:

• Començar. No deixeu els objectius d’aprenentatge. Deixa de banda una hora per setmana per aprendre alguna cosa nova. Es podria tractar de programar, llenguatges nous, fusteria o crear taules dinàmiques.
• Aprofiteu l'aprenentatge en temps oci. Subscriviu-vos als podcasts o obteniu audiollibres i escolteu-los durant els horaris de desplaçament i d'espera.
• Sempre que aprenguis alguna cosa nova, intenta vincular la idea amb un concepte existent que coneixes bé. Això reforça la narració i us ajuda a memoritzar millor la idea.
• No us avideu amb coneixement. Compartiu el que apreneu amb altres. Això millora la comprensió dels conceptes i et converteix en un expert en la matèria.
• Quan es tracta de programari (o aplicacions), som tímids. Això vol dir que no premem un botó ni fem clic sobre una opció de menú tret que sapiguem què fa. Sigueu atrevits i premeu els botons. Això pot portar-vos a un forat de conill interessant i ensenyar-vos lliçons valuoses. Per descomptat, assegureu-vos que esteu desant els fitxers.

Per obtenir més consells sobre Excel, vegeu les 12 regles de Chandoo per millorar els fulls de càlcul i 20 consells Excel per convertir-vos en un full de càlcul Pro.