Organitza’t: tria l’escàner adequat per anar sense paper

Si esteu treballant per organitzar-vos i netejar la vostra vida digital, segurament heu treballat en una estratègia per anar sense papers. Probablement també heu descobert que no és tan fàcil com sembla. Alguns tipus de paper, com ara documents i rebuts únics, són prou fàcils de digitalitzar amb qualsevol escàner antic. Però introduïu una pila de 63 targetes de visita de la vostra darrera conferència, o una caixa de receptes antigues que voleu escanejar que han estat arrencades de revistes o que encara queden enllaçades en llibres, i que teniu un problema totalment diferent, que podeu fer. No podreu resoldre amb el mateix escàner antic.

No és un treball per al vostre PMF

A casa, per exemple, tinc una impressora multifunció de sis anys i un escàner pla. Imagino que moltes altres persones també tenen alguna cosa en aquesta línia. Per a tasques puntuals, com digitalitzar el darrer rebut de l’optometrista per presentar reclamacions sanitàries, funciona bé.

Però no és ràpid. I la funció d’alimentació no ha funcionat mai bé, així que no puc escanejar piles de paper. A més, és una monstruositat de color massatgista que té una empremta enorme a la meva aparadora (mai no he trobat un lloc millor per a això).

Quan els dispositius són maldestres, lleus i poc fiables, no utilitzem gairebé tot el que podríem. El pur acte d'encendre'ls és com una molèstia. Si voleu escanejar el vostre camí cap a una vida sense paper, realment necessiteu un escàner que us encanta i que estigui creat específicament per ajudar-vos a portar una vida sense paper.

Escàners especialitzats

Afortunadament, hi ha tota una categoria d'escàner (i les aplicacions per anar amb ells) exactament per a aquest propòsit. Són compactes i eficients i poden gestionar diverses tasques d’exploració que solen trobar els usuaris domèstics i les empreses molt petites.

Tot i que no m'encanta el meu MFP maldestre, estic totalment enamorat d'alguns escàners que hi ha al mercat. Són mons millors en exploració que el meu MFP de sis anys, i també són ràpids. A més, alguns escàners exporten les vostres exploracions convenientment als llocs que realment voleu conservar, com ara Dropbox, Evernote i altres serveis d'emmagatzematge en núvol, en lloc d'una carpeta predeterminada del vostre ordinador Windows o Mac.

Darrerament he estat experimentant amb dos escàners que m’han cridat l’atenció. Ambdues són ideals per a ús domèstic, i és possible que també siguin una bona opció per a algunes empreses petites. Són l’escàner NeatDesk i el Fujitsu ScanSnap iX500. (En realitat, NeatConnect té un model més nou que té una interfície tàctil, però personalment estic més familiaritzat amb l'altre model.)

Fujitsu ScanSnap

El que m’agrada del Fujitsu ScanSnap és la manera que us permet exportar tot el que escanegeu a Evernote, Dropbox, Google Drive, correu electrònic (com a fitxer adjunt), SugarSync i altres llocs que probablement acabareu arrossegant la sortida final de totes maneres.

Vaig escanejar una pila de targetes de visita (realment odio les targetes de visita) i les vaig enviar a Evernote, on les enganxaria ràpidament a un bloc de notes anomenat Contactes i les etiquetaria, anotaria i, si no, les gestionaria. Algunes de les targetes de visita tenien diferents gruixos de paper i amplades diferents, però l'escàner no en va recórrer. Aquest és el poder d'utilitzar un escàner que us ajudarà a anar sense papers.

Vaig trobar amb ScanSnap que quan vaig portar les exploracions de les targetes de visita a Evernote, havia de girar-les i anomenar-les adequadament. (Evernote, però, pot realitzar OCR en tot el que escanegeu, fent que el text es pugui cercar encara que sigui una imatge.)

El meu aspecte molt preferit de ScanSnap, però, és que es plega per disminuir la quantitat d’espai que s’ocupa. És adorable.

NeatDesk

Mentrestant, NeatDesk és una solució convincent si esteu disposats a comprar completament a l’entorn Neat. Quan utilitzeu la solució d’emmagatzematge en núvol, NeatCloud i l’aplicació mòbil Neat, a més d’un dels escàners de l’empresa, realment obteniu resultats perfectament units. L’entorn Neat fa molt per classificar automàticament els formularis que escanegeu, en particular els documents d’impostos. Tot i així, heu de pagar una quota mensual per la peça NeatCloud i els preus comencen a partir de 5, 99 dòlars mensuals.

NeatConnect, que només he utilitzat algunes vegades, té una interfície de pantalla tàctil que, com ScanSnap, permet enviar documents directament a contenidors d’emmagatzematge en núvol, com Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive i Evernote.

La comoditat és clau

NeatDesk va ser un dels primers escàners que he utilitzat que es va centrar molt en ajudar les llars i les petites empreses a deixar-se sense paper, i estic impressionat amb la rapidesa amb la qual s’emmagatzema i embruta piles de paper. Podeu carregar a la font diversos papers, ja que hi ha ranures per a documents, rebuts i targetes de visita, i la màquina simplement processa tot el que es divideix.

ScanSnap és igual de sorprenent i impressionant. M'encanta poder descarregar-me només en documents i confiar que la maquinària ben dissenyada els alimentarà a través de l'escàner amb facilitat.

Neat automatitza algunes coses més que ScanSnap, com ara les imatges rotatives. Però ScanSnap ve amb un programari que podeu utilitzar per obtenir els mateixos resultats i, en alguns casos, fa molt més. El meu paquet incloïa ABBYY Fine Reader, un dels programes OCR més potents que hi ha. També va venir amb Adobe Acrobat, per fer tot tipus de coses amb fitxers PDF que sempre heu de fer, però que no podreu fer amb Adobe Reader gratuït.

Tots dos són molt capaços, en general. Si sabeu molt sobre els escàners, probablement vulgueu saber que ScanSnap funciona lleugerament diferent que la majoria dels altres escàners, ja que no utilitza controladors estàndard. Podeu llegir una mica sobre això a la revisió detallada de PCMag sobre l’edició de ScanSnap Evernote, força similar a l’iX500. Però si teniu menys inclinació tècnica, tot el que heu de saber és que funciona ràpidament, té un aspecte excel·lent a la pantalla i envia els vostres documents escanejats allà on els voleu.

L’objectiu de conduir cap a casa és aquest: si voleu anar sense papers i que el fet de ser sense paper sigui part del vostre estil de vida, necessiteu un dispositiu que no odies. Ha de quedar bé. Ha de funcionar ràpidament, ha de posar el paper anterior en algun lloc on el puguis trobar fàcilment i fer cerques al text contingut. Tot i que costen uns quants centenars de dòlars, els escàners especialitzats val la pena comprar si es compromet a anar sense papers. El vostre MFP no us ho permetrà tallar.