Vídeo: Mark an email as important in Gmail (Setembre 2024)
"On és la llibreta d'adreces?"
Aquesta és una de les preguntes més habituals que els usuaris de Gmail semblen fer. Si molta gent no troba ni els seus contactes de Gmail / Google, és millor que el sistema no sigui increïblement intuïtiu ni fàcil de gestionar. (Durant tot aquest article, faig servir els contactes de Google i els contactes de Gmail de forma intercanviable, ja que són realment el mateix.)
Tot i que sabeu que existeix una zona de contactes de Gmail, hi ha una bona possibilitat que sigui una zona de desastre d’adreces de correu electrònic no identificables i possiblement fins i tot de números de telèfon, tots agrupats vagament com a Altres contactes.
El meu compte de Gmail de l'empresa tenia més de mil entrades al grup Altres contactes. Vaig decidir que era inacceptable, així que vaig començar a netejar els meus contactes de Gmail. Comparteixo aquí el que vaig fer, el que vaig aprendre, i algunes solucions alternatives que recomano utilitzar si no voleu embolicar-vos amb els contactes desacordats de Gmail.
5 fets sobre Gmail / Contactes de Google
Els contactes de Gmail funcionen diferent que molts altres gestors de contactes, de manera que conèixer uns quants principis bàsics pot ajudar-nos enormement. A continuació, es detallen cinc fets que podrien proporcionar informació:
- Com s'arriba a la vostra llibreta d'adreces de Gmail? Està amagada a sota del correu electrònic a la part superior esquerra de la interfície. Feu clic a Correu i veieu una opció desplegable per a contactes. O bé, inicieu la sessió a Google i aneu a google.com/contacts.
- Quan responeu (inclòs "respon a tot") o reenvieu un correu electrònic, Google afegirà automàticament a qualsevol persona i a tots els usuaris del fil a la llista de contactes, tret que hagueu desactivat aquesta funció. A més, si feu servir un dispositiu Android, els vostres contactes de Google també podrien incloure fitxes per als números de telèfon que heu trucat, segons la configuració del vostre compte al dispositiu.
- Google Contactes té una eina de combinació, però no sempre funciona o sembla com espereu (més endavant).
- Google Contactes obté informació de classificació tant de Gmail com de Google+ (grups i cercles, respectivament), però no es sincronitzen, tot i que de vegades sembla que potser haurien de ser.
A continuació, aprofundim en alguns consells i solucions per netejar els contactes de Google.
Neteja de contactes de Google
Comprendre els grups de contacte contra els cercles
Un cop entreu a Google Contacts (de nou, feu clic al logotip de Mail a la part superior esquerra i seleccioneu Contactes), el primer lloc per cridar l’atenció és a les llistes que apareixen al carril esquerre.
Els meus contactes són persones de Gmail que he afegit com a contactes. Circles és informació sobre persones que coneixeu i seguiu a Google+ i no té res a veure amb el correu electrònic. Quan observeu una llista de persones dels vostres contactes de Gmail (utilitzeu la barra de cerca, per exemple, per trobar a tots els que es diuen Smith), també podreu veure si aquestes persones es troben a qualsevol dels vostres cercles de Google+, ja que apareix aquesta informació fins ara dret dels seus noms. Hi ha una certa coincidència entre els grups de contacte i els cercles, però no gaire, tot i que les persones dels vostres cercles apareixen del tot als vostres contactes de Google.
Confús encara?
Els més contactats són les 20 millors persones amb qui heu intercanviat el correu electrònic més, encara que hagueu estat en silenci en un fil. Dit d'una altra manera, no són les persones les que envieu el correu electrònic més necessàriament ni les recents, ja que ens fixem en tota la vostra història de correu electrònic. La vostra ex de fa tres anys encara podria arribar molt bé als seus 20 primers llocs.
El darrer grup Un altre és de Gmail (i possiblement del vostre dispositiu Android, com he dit anteriorment) amb el qual heu contactat.
Trobar i Combinar
Al meu parer, el millor curs d’acció és començar cercant contactes duplicats al grup d’altres contactes (o a tots els contactes de Google si encara no teniu cap subgrup) i fusionar-los.
Feu clic a Altres contactes, seleccioneu Més a la part superior de la pàgina i, al menú desplegable, trieu Cerca i combinació de duplicats. Apareixerà un resum que us permet revisar els detalls de les possibles fusions abans d’acceptar l’acció. Assegureu-vos de comprovar a través d'aquesta llista els noms habituals que poden ser de dues persones diferents.
Ara, si aquesta llista és sorprenentment, excessivament llarga, haureu de cancel·lar i tornar a fer la funció de cerca / fusió en un subgrup petit dels vostres contactes. Simplement podeu seleccionar un subgrup diferent del ferrocarril esquerre o podeu fer una cerca, com ara una cerca per domini (per exemple, cercar totes les adreces de correu electrònic amb pcmag.com). De qualsevol forma, us proporcionarà una porció més manejable de possibles duplicats per revisar. Repetiu el que calgui.
Consulteu les instruccions oficials de Google per trobar i combinar contactes per obtenir més detalls.
Assigna persones a grups i afegeix detalls
Just a sota d'aquesta entrada per a altres contactes, podeu veure el grup nou. Si voleu classificar els vostres contactes en grups diferents, és el següent àmbit de Google Contactes que us hauria de cridar l'atenció.
Per tenir algú en qualsevol grup, també els heu de llistar a Els meus contactes. Així és.
Per afegir persones a grups, utilitzeu el botó amb la icona de tres caps. És molt explicatiu des d'allà, però consulteu les instruccions per a l'edició de contactes de Google per obtenir més detalls.
En cap moment no em venen en grups perquè siguin veritablement valuosos, ja que només els he utilitzat en un grau limitat, però puc preveure alguns escenaris en els quals pot ser útil. Un grup que he creat, per exemple, són els tècnics executius. Si mai estic en termini i desesperava obtenir una cotització, segur que ajudaria a saber amb qui a la indústria de la tecnologia vaig connectar directament (a diferència de connectar-me mitjançant una empresa de PR) en el passat.
Si tingués un temps il·limitat (qui ho fa?) Seria intensament a la secció "notes" dels individus. Feu clic a qualsevol persona de la llista de contactes i podeu afegir informació típica de la llibreta d'adreces, a més d'una foto i notes.
Al meu compte personal de Gmail, seria útil afegir detalls per als professionals de la RP, ja que les adreces de correu electrònic i fins i tot les comunicacions prèvies no sempre m’ajuden a esbrinar si representen una empresa o producte que necessito investigar.
Desactiveu la funció d’afegit automàtic
Si, després de fer una ullada a la vostra llista de Altres contactes, us adoneu que és "brossa" (adreces genèriques i similars), us recomanaria desactivar la funció d'afegiment automàtic.
Vés a la icona de l’engranatge a la part superior dreta i tria Configuració. Quedeu-vos a la pestanya General i desplaceu-vos cap avall per trobar "Crea contactes per completar-se automàticament" (hi ha dos a sota de la fotografia de perfil).
T'interessa altres aplicacions i serveis?
Suposem que després de llegir aquesta informació, decidiu simplement no utilitzar Google Contactes. No et puc culpar. A continuació, es mostren alguns altres llocs on guardar la vostra llibreta d’adreces que us permetrà agafar i afegir informació automàtica dels vostres contactes de Google.
Contactes LinkedIn i LinkedIn. El veritable problema que veig en gestionar la vostra pròpia llibreta d’adreces és que és difícil mantenir la informació actualitzada. No he de ser responsable d’actualitzar el vostre títol de feina i l’adreça de correu electrònic quan canvieu d’ocupadors. A tu, amic. I per això m’encanta LinkedIn com una llibreta d’adreces. És molt més fàcil tenir informació actualitzada si tots els vostres contactes són responsables del manteniment.
LinkedIn funciona molt bé per ajudar-vos a trobar contactes i informació bàsica, però una aplicació especial anomenada LinkedIn Contacts va una mica més enllà d’aquestes línies.
Si connecteu el vostre compte de LinkedIn a Gmail, el lloc de xarxa professional en línia us recomanarà "persones que pugui conèixer" en funció de la informació que trobe a Google. Alguns ho odien realment, però pot ser valuós, depenent de com sigui de valent el vostre compte de LinkedIn.
Al costat del flip, també podeu optar per exportar els vostres contactes de LinkedIn i després importar-los a Gmail.
Contactes iOS. Si sou un usuari d’iPhone o iPad, potser voldreu sincronitzar els vostres contactes de Google amb el dispositiu iOS de manera que només pugueu utilitzar l’aplicació Contactes d’Apple com a llibreta d’adreces principal. Les instruccions són lleugerament diferents per als usuaris de Google Apps.
Fàcilment i iOS. Una altra manera de gestionar els vostres contactes amb iOS és amb l’aplicació EasyilyDo i la seva nova funció (de pagament) anomenada Catch All Contacts. Quan publiqueu Catch All Contacts, EasilyDo recorre els darrers dos anys del vostre correu electrònic per obtenir informació de contacte del cos de missatges i la desa a l’aplicació iOS Contacts. Si bé l’aplicació EasyilyDo és gratuïta, aquesta funció costa 39, 99 dòlars (una vegada) per compte de correu electrònic. Malauradament, la funció no està disponible per als usuaris d'Android. sobre Easyly for iPhone and EasyilyDo for Android a les seves respectives ressenyes.
Cloze L’aplicació web i l’aplicació per a mòbils Cloze unifiquen totes les vostres bústies de sortida, a més de les vostres fonts de xarxes socials i també proporciona informació interessant sobre els vostres contactes. No és exactament un gestor de contactes, però és compatible amb un bon Gmail antic. Cloze pot identificar persones que són importants per a vostè (de manera que pot augmentar el seu ego agradant les seves publicacions de Facebook), així com persones amb qui està perdent el contacte. Tal com he dit, no és exactament una aplicació de gestió de contactes, però és prou adequada per proporcionar-vos informació sobre els vostres contactes a través de Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook i altres comptes en línia.
Per obtenir més consells sobre la gestió de contactes, vegeu Organitzar-se: 7 maneres d’organitzar automàticament els contactes. I quan estigueu preparats per adquirir la vostra safata d'entrada de Gmail, consulteu 30 consells de Gmail que us ajudaran a conquerir el correu electrònic.
