Organitza’t: com evitar que l’hora de xuclar el correu electrònic

El correu electrònic arrasa la productivitat i gairebé ningú se n’adona del mal. La quantitat de temps que les persones passen als programes de correu electrònic és cada cop més gran i s’acosta al 30 per cent de cada dia. Hi ha una manera de fer-ne un toc. I, realment, podeu superar el problema del correu electrònic sense reduir necessàriament la quantitat total de temps que dediqueu al correu electrònic. La solució, que us detallo a continuació, depèn primer de comprendre millor el problema.

El correu electrònic és pitjor que Facebook

Segons la investigació, el correu electrònic és pitjor que la vostra productivitat que el Facebook, i el problema és que la gent no s’adona de quant temps dedica al correu electrònic.

Robby Macdonell, vicepresident de desenvolupament de productes de RescueTime, hi està d’acord en base a allò que veu i escolta dels usuaris. RescueTime és una eina de gestió del temps que rastreja les aplicacions i els llocs web que feu servir al vostre ordinador i dispositiu mòbil. A continuació, genera informes que mostren com dediqueu el temps.

Vaig preguntar a Macdonell quines tendències de productivitat veuen ell i els seus companys de RescueTime quan miren de forma global les dades recollides dels seus usuaris. "La tendència més gran que veiem és que el temps de la gent sol estar dominat per les aplicacions de comunicació. El correu electrònic específicament és el que, a les nostres dades, sempre està a la part superior".

"Una cosa que escoltem de les persones que es registren a RescueTime és:" em fa por veure què diuen les dades perquè no vull veure la quantitat de temps que passo a Facebook o Reddit ". Sovint, una setmana després, diuen: "No va ser tan dolent com pensava, però oh, déu, em dedico molt al correu electrònic", va afegir Macdonell.

Per què el correu electrònic és "dolent?"

Aleshores, per què és correcte el correu electrònic? Alguns experts en productivitat diuen que es deu al fet que el correu electrònic és "treballar sobre el treball" i no pas el treball real. Un altre argument, probablement més exacte, és que el correu electrònic ens interromp constantment. La quantitat de temps que passem al correu electrònic no és el problema. És que el temps s’escampa durant tot el dia.

Els treballadors del coneixement, en particular, necessiten habitualment períodes d’enfocament ininterromput per fer el treball realment important. "La majoria de la gent s'aconsegueix que el correu electrònic sigui l'activitat que us permetrà apartar-vos d'aquest pensament creatiu de forma repetida durant tot el dia", va dir Macdonell.

Llegir un correu electrònic més d'una vegada produeix sobrecàrregues i us permet cansar-vos, segons Mikael Berner, CEO de EasilyDo, una aplicació que automatitza petits aspectes de la vostra vida per ajudar-vos a alliberar temps. Quan comprovem el correu electrònic durant tot el dia, realment no estem processant el correu electrònic ni cuidem-lo, i aquests segons seran perduts. "Si voleu obrir un correu electrònic, feu alguna cosa amb ell, com ara respondre-hi o eliminar-lo o arxivar-lo. Ni tan sols obriu un missatge de correu electrònic a menys que pugueu processar-lo en aquest moment."

És més, els sistemes de comunicació estan dissenyats per avisar-vos quan arribi un missatge nou. "T’inclouen notificacions tot el temps", va dir Macdonell. "És cada cop més rar que aconsegueixi més d'un parell de minuts abans de ser atacat per alguna altra activitat." Tot i que no llegiu tots els correus electrònics que arriben a la safata d'entrada, la vostra atenció es divideix quan rebeu una notificació que ha arribat un correu electrònic nou. I, fins i tot, si no teniu les notificacions activades, continueu escoltant el vostre propi focus cada vegada que comproveu la safata d’entrada per veure si algú intenta enviar-vos un missatge de correu electrònic sobre alguna qüestió urgent.

"No és com el 30% del temps que algú es dedica al correu electrònic al principi del dia i la resta del dia es dediqui a fer altres coses", va dir. "Està molt estès, cosa que suggereix que estàs interromput constantment".

Com combatre el correu electrònic

Podeu sortir del correu electrònic i tornar al treball real i dur. Es pot fer en poques setmanes i en cinc senzills passos.

1. Instal·leu un programa de seguiment de temps, com RescueTime o Toggl, i deixeu-lo fer el seguiment de quant temps dediqueu al correu electrònic cada dia i quan. Assegureu-vos que totes les vostres aplicacions de correu electrònic i de xat estiguin classificades amb precisió com a comunicació.

2. Espereu aproximadament dues setmanes perquè tingueu prou dades. A continuació, trieu una data a l'atzar i mireu el vostre informe per hora. Esteu en bon estat si l’ús de les vostres comunicacions està concentrat a una o dues vegades al dia. Esteu malament i heu de fer canvis si l’ús de les vostres aplicacions de comunicació es reparteix en llesques petites durant tot el dia, tal com es mostra a la imatge següent.

L’objectiu no és necessàriament reduir el nombre d’hores que dediqueu al correu electrònic. L’objectiu és fer que l’ús del correu electrònic estigui menys estès i més concentrat perquè els vostres informes semblin més:

3. En funció dels vostres patrons, identifiqueu una o dues vegades al dia quan no comproveu el correu electrònic. Per a moltes persones, el matí, aproximadament una hora abans del descans de mig dia, i la tarda, començant aproximadament una hora després del descans migdia, són moments ideals. Durant aquests períodes, tanqueu aplicacions de correu electrònic i bloquegeu el correu web mitjançant la instal·lació d’una eina sense distraccions com StayFocusd. Si teniu un compte RescueTime Premium, podeu utilitzar les seves eines per impedir accedir al correu web.

4. De la mateixa manera, tria un moment en què comprovareu el correu electrònic. Diguem que el vostre període d’enfocament no per correu electrònic serà de 9:00 am a 11:30 am i la vostra sessió de correu electrònic serà des de les 11:30 fins a l’hora de dinar. Si són les 11:10 i teniu la temptació de comprovar el correu electrònic, serà més fàcil evitar-lo si teniu un temps predeterminat quan obriu aquesta safata d'entrada.

5. Si teniu paranoic que arribarà un missatge urgent i important mentre intenteu treballar, configureu un sistema d’alerta VIP. Els usuaris d’iOS ja en tenen un integrat a la seva aplicació Mail. Si no utilitzeu iOS o voleu un sistema d’alerta VIP que tingui més opcions i personalitzacions, proveu AwayFind. En qualsevol dels dos casos, podeu obtenir una alerta, com ara una notificació push al telèfon o fins i tot un missatge de text, quan una persona molt important us envia un correu electrònic. Això vol dir que només podeu consultar el correu electrònic si rebeu una notificació, amb la qual cosa rarament serà possible. La resta de correu electrònic pot esperar.

Un altre truc que personalment faig servir és retardar l’obertura de les meves aplicacions de correu electrònic un cop començo a treballar. M'agrada escriure a través del missatge de correu electrònic de la feina al matí, només per comprovar qualsevol cosa realment urgent. La raó per la qual faig servir el telèfon és perquè em resulta més fàcil de tancar que el meu portàtil o ordinador de sobretaula si no hi ha res que requereixi la meva atenció immediata. Si veig un correu electrònic important però no urgent, podria afegir una estrella. Si és realment urgent, responc des del telèfon. Però com que no m'agrada llegir ni escriure per telèfon, no tinc la temptació de deixar-me xuclar en altres correus electrònics que no siguin realment urgents.

Es tracta d’aquests petits trucs que aporten grans avantatges per evitar-vos que no tingueu el missatge de correu electrònic i retrobar-vos en el treball que importa.