Organitzeu-vos: com catalogar les vostres possessions

Contingut

• Organitzeu-vos: com catalogar les vostres possibilitats
• Productes per fer inventaris personals

Geeks com jo continuaran sobre com heu de fer una còpia de seguretat de les vostres dades més importants, per no perdre informació insubstituïble, com l’única còpia que teniu de les fotografies dels vostres fills, els contactes de tota una carrera, una biblioteca de música sencera i etc.

Però rarament algú esmenta els registres digitalitzats de les seves possessions físiques. Es parla d’inventaris d’objectes de valor físic amb menys freqüència perquè sembla tan sols connectat amb tenebre al món de la tecnologia.

No és cert.

En cas de desastre, com un incendi, una inundació, un robatori o un meteorit arrencant un forat de sis peus al sostre, l’últim que voldreu fer és intentar llistar tot el que teniu, peça a peça i estimeu el valor d’alguns articles danyats o desapareguts per a una reclamació d’assegurança.

Altres raons per les quals podeu catalogar les vostres possessions i documents relacionats amb elles són l’accés fàcil i la capacitat de cerca de coses com ara garanties, o la prova de compra o donació per a cancel·lacions d’impostos.

No et deixis enganyar: és una feina molt gran

El dia que vaig començar a catalogar les meves possessions, el sol va sortir a les finestres i em va cridar l’atenció a l’aire lliure a l’aire estiuenc. M'agradaria que hagués estat un fred hivern dissabte al matí, així que hauria pogut començar amb una tassa de cafè fort a la mà i tots els meus documents es van estendre al terra al meu voltant, sense haver d'anar tot el dia. El fet és que potser molt bé tindrà el meu acollidor matí d’hivern de catalogació, ja que es tracta d’un treball que trigarà mesos a completar. No us penseu creure que podeu conquistar-lo a la tarda.

Tanmateix, el que podeu fer ara i el que heu de fer primer és preparar la vostra estructura.

Configura la teva estructura

"Estructura" en aquest sentit significa nidificació de carpetes o sistema de classificació o algun altre ordre jeràrquic per organitzar els vostres objectes de valor i documents. El programari que podeu utilitzar de vegades us ajudarà a desenvolupar la vostra estratègia de classificació, però cada solució de programari ho fa de manera molt diferent. És preferible esbrinar el que necessita primer i trobar el programari adequat, en comptes d'escollir el programari primer i després adonar-se que se sent incòmode perquè intenta que pensis diferent en les seves coses.

D'altra banda, aprendràs molt i obtindràs incursions més prometedores amb la teva estructura si treballes per prova i error, com a mínim, una mica amb la solució de programari que almenys sona. He resumit algunes de les opcions a continuació. Llegiu-los a través d’ells per obtenir una idea de quina configuració us convé més.

Us recomano deixar de banda una hora i mitja aproximadament per configurar la vostra estructura.

A mesura que vaig provar diferents solucions, la que va funcionar millor per la meva forma de pensar i la meva possessió va ser NeatCloud per la seva flexibilitat. A continuació, es mostra un exemple de com vaig iniciar la meva estructura:

• Electrònica de casa (compartida) (aparell de televisió, encaminador Wi-Fi, caixa Roku, reproductor de DVD)

• Electrodomèstics (refrigerador, forn, unitats d’aire condicionat)

• Mobles per a la llar (mobles principals)

• Documents de propietat

• Informació de l'empresa cooperativa i de gestió

• Projectes de millora d’habitatges

• Papers d’assegurança d’hipoteca i propietari d’habitatges

• Electrònica personal

• Valors personals: no electrònics (joieria, equipament esportiu)

Aquesta estructura va canviar a mesura que vaig trobar cada cop més articles a catàlegs i importants, per la qual cosa era important per a mi trobar una solució que tingués una gran flexibilitat integrada. També m'agrada que Neat us permeti anomenar i nidificar les carpetes que us agradin. Algunes altres opcions, com ara els compartiments per a aplicacions Mac, ofereixen moltes més orientacions segmentant les vostres possessions per la sala on les conserveu. Puc imaginar fàcilment com aquest mètode de catalogació del que posseeix seria molt més fàcil per a molta gent.

És difícil dir si aquesta serà l’organització amb la qual em mantinc al llarg del projecte. Ja he identificat diverses àrees que falten (impostos i, en especial, deduccions fiscals, com ara contribucions benèfiques) i repenso si la simple divisió d’objectes de valor electrònics i no electrònics funcionarà per a mi.

Escaneig i presa de fotografies

Després de conèixer la vostra estructura, més o menys (podeu canviar-la tal i com podeu avançar, però intenteu obtenir un esquema aproximat en primer lloc), voldreu començar a escanejar documents, agafar fotografies i carregar tots aquests fitxers al sistema. tu triïs. Aquesta és la part complicada i que requereix molt de temps, tot i que alguns dels proveïdors de programari (en especial) tenen serveis addicionals de correu electrònic. Emballeu una caixa plena de declaracions d’impostos o rebuts o garanties i les envieu a un centre on s’escaneja i s’introdueix al sistema. Neat utilitza un mètode de doble cec per mantenir la seguretat intacta durant aquesta exploració manual.

Si escanegeu i pengeu imatges a casa vostra, deixeu que la vostra estructura guiar el seu funcionament. Proveu de completar els "conjunts" alhora. Un conjunt pot ser tot el que necessiteu per catalogar a una habitació, o a un armari o a un arxiu; o podria ser tot classificat com a "joieria", o "col·leccionisme", o "antiguitat". Penseu en quin conjunt voleu completar abans d’iniciar-vos a la catifa del còmode pijama d’hivern i emporteu tots els vostres documents i tot el contingut de la vostra caixa de joies per començar a inventar els articles.

Un dels problemes que he trobat quan treballava amb "conjunts" eren els rebuts. Els rebuts són extremadament valuosos per demostrar la valor d’un article pel qual potser no coneixeu la "marca i model", com ara mobles i joies més recents; per a joies i mobles de valor més vells, voldríeu una valoració. No conservo els rebuts amb els articles que vaig comprar (no m’imagino que ho faria ningú). Em guardo tots els rebuts en sobres i carpetes, etiquetats per any de la compra…, excepte els rebuts que necessitava per a les declaracions d’impostos, que apareixen amb les còpies de les presentacions d’impostos. Així que aquí tot es va complicar i es va complicar. Per ser sincer, continuo treballant-hi, esperant aquell dia nevat per abordar la part de la prova del valor del projecte.