Organitzeu-vos: com col·laborar a Microsoft Office en 5 senzills passos

La novetat més important de Microsoft Office 2016 és que permet l’edició col·laborativa en temps real. Permetre que més d'una persona treballi en un fitxer alhora i que totes les parts vegin els canvis a mesura que els col·laboradors els fan ser un punt de venda de suites d'oficines rivals, és a dir, Google Drive amb els seus documents, fulls i altres en línia. aplicacions de productivitat. Si es produeix la superació de co-autorització en directe a l'Office, a més de les aplicacions d'Office, és benvingut. L'ús de les funcions d'edició col·laborativa requereix una mica de configuració i alguns coneixements. Aquests cinc passos us ajudaran a començar.

1. Comproveu el vostre nom

Com sabrà qui ets quan inicieu la sessió als seus fitxers i comenceu a editar? Obriu una aplicació, com Word o Excel, i aneu a Fitxer> Opcions i, a la pestanya General, veureu un encapçalament anomenat "Personalitza la vostra còpia de Microsoft Office". Els usuaris de Mac trobaran aquesta opció a Preferències> Usuari. Aquí podeu actualitzar el vostre nom, les inicials i altra informació identificativa. Probablement veureu alguns detalls que ja s'han completat en funció del vostre compte de Microsoft o de la informació que els hagi proporcionat l'administrador del vostre compte corporatiu.

En qualsevol cas, l'actualització del nom i les inicials és útil si la gent et coneix per una altra cosa que no sigui pel teu nom legal o pel seu nom. La selecció de les inicials identificables també ajuda si compartiu un conjunt d'inicials amb els vostres col·laboradors. Per exemple, he canviat les meves inicials molt comunes, JD, a JED.

2. Desa fitxers al núvol

Ningú pot treballar amb un fitxer si no es desa en un espai compartit. Tindreu un registre més fàcil per fer el seguiment dels fitxers si els deseu en un espai compartit des del primer moment, en lloc d’esperar que Office 2016 us demani que feu una còpia a un espai compartit (cosa que farà cada vegada que intenteu compartir un fitxer que es desa localment).

Vés a Fitxer> Desa com a i tria una ubicació a OneDrive (els usuaris domèstics triaran aquesta primera opció), OneDrive per a empreses o SharePoint.

3. Convidar col·laboradors

Per convidar col·laboradors, necessitareu el menú Opcions per compartir, que es troba a l’extrem superior dret. Cerqueu la icona "persona amb signe més". A partir d’aquí, podeu triar "Convida gent".

Invite People obre un quadre a la mateixa finestra on introduïu adreces de correu electrònic, afegiu un missatge opcional i compartiu el fitxer per correu electrònic. A la versió de Mac d'Office 2016 per al Mac, el botó Compartir també ofereix l'opció Copiar enllaç i enviar fitxer adjunt, que els usuaris de Windows poden trobar al fitxer> Comparteix al plafó. A la part inferior del tauler Compartir es mostra una opció "Obteniu un enllaç per compartir", que copia un enllaç al fitxer al porta-retalls, que podeu enganxar en qualsevol plataforma de comunicació o col·laboració que vulgueu.

4. Quan no apareguin edicions en temps real, actualitzeu la pàgina per veure els canvis

Si tots vosaltres i tots els vostres col·laboradors utilitzeu la mateixa ubicació OneDrive per a empreses o SharePoint per guardar fitxers i tots utilitzeu la mateixa versió d'Office 2016, haureu de poder veure els canvis al fitxer quan es produeixen, amb la tipificació de cada persona marcada per un color i un conjunt identificatiu d’inicials o d’una imatge.

Però, si els vostres col·laboradors accedeixen al fitxer que heu compartit d’una altra manera, com per exemple a través de la versió en línia de Word, com ho va fer el meu col·laborador durant les proves, és possible que no veieu canvis en temps real. He hagut d’actualitzar manualment o actualitzar el meu fitxer.

A la part inferior de la finestra, busqueu una línia que digui "actualitzacions disponibles".

Actualitzeu el document fent clic a aquest text i apareixeran els canvis dels vostres col·laboradors.

5. Bloquegeu el contingut per evitar canvis

De vegades convideu col·laboradors perquè ajudin a editar un document, però hi ha contingut que no haurien de canviar. Podeu bloquejar-lo mitjançant l'eina Block Authors, que no s'anomena tan intuïtivament. Sembla que revocarà privilegis d’edició, quan de fet només bloqueja el contingut que seleccioneu d’editar.

Ressalteu el contingut que voleu bloquejar. Vés a Opinió> Bloquejar autors. La secció ressaltada ara tindrà al seu costat una icona que indica que ningú però el podeu canviar.