Vídeo: Teams al Moodle: fem una classe per videoconferència des del grup de Teams de l'aula (professorat) (Setembre 2024)
Recordeu el compromís de Thierry Breton d’eliminar el correu electrònic corporatiu intern al 100 per cent de la seva empresa, Atos, fins al 2014? En el moment en què va anunciar la seva ambició –és el 2011-, molta gent del món tecnològic i empresarial es va desconcertar. Van anomenar ridícul el seu pla. Van dir que necessitem correu electrònic. Confiem en ell. És necessari!
Avui avancem fins avui i el clima ja ha canviat. Els funcionaris d'oficines escolto cada cop més que el correu electrònic és el problema de la seva existència. És la pèrdua del seu temps com la paraula "m": reunions. Quan em pregunto per què és una càrrega tan gran, la gent sol dir una cosa així com: "Rebo tones de correus electrònics que no tenen res a veure amb mi" o "La meitat dels fils en què no sóc és rellevant per a la meva feina". Fins i tot vaig començar a escoltar el mateix sentiment de poques persones sobre el correu electrònic personal: "Rebo nou correus electrònics de seguiment dels membres del meu club de llibres que confirmen la propera data del club de llibres! Hola, gent! Va ser al primer correu electrònic".
A continuació, es detallen algunes de les estratègies per retallar o retallar eficaçment els correus electrònics de pas que simplement no necessiteu. (Encara que aquest article no cobreix el correu electrònic, tinc molts altres consells sobre com gestionar els butlletins de correu electrònic i les ofertes diàries.)
1. Sol·liciteu eliminar els correus electrònics de grup, presencials
Com més confiem en el correu electrònic, més apte hem d’oblidar que alguns problemes es tracten millor amb una breu conversa. Aquest consell pot semblar boig i de tecnologia molt baixa, però pot ser extremadament eficaç. Si formeu part d’un correu electrònic de grup habitual (per exemple, d’un informe diari o d’un registre setmanal de projectes) i no voleu ser-ne més, tingueu una conversa amb la persona que gestiona o inicia aquest correu electrònic, preferiblement de forma presencial. de cara o per telèfon si és necessari. "Hola", diràs, "Sabeu aquell missatge de correu electrònic diari sobre tal i com ara? Suposo que hi estic? Continuo rebent missatges, però mai no es relacionen directament amb mi o amb el meu treball. em podríeu eliminar?"
El pitjor que podríeu fer en aquesta situació és respondre a tots amb un missatge que es llegeix "cancel·lar-se de baixa". És grollera. Demostra que no tens cap tipus de toc social ni xarxa. I demostra que no sap com gestionar el teu propi correu electrònic.
Tanmateix, quan tens una conversa cara a cara, tornes a ser humà. Ets una persona agradable amb una sol·licitud raonable i senzilla. A més, si hi ha alguna raó per la qual rebeu els missatges, la persona us explicarà per què us han inclòs fins ara.
2. Reduir xarxes socials, eines de gestió de projectes i missatgeria instantània
Segons la meva opinió, les xarxes socials (incloses les xarxes de negocis com Yammer i Podio) gestionen la missatgeria d’inclusió molt millor que el correu electrònic. Prenguem el cas del meu amic que feia ganes del seu club de llibres. Si l’organitzador hagués establert la següent invitació a la reunió del club de llibres a Facebook que no pas per correu electrònic, obtenir la informació s’hauria sentit menys obligat per als socis. Els esdeveniments de Facebook són opcionals. Podeu accedir a ells i digerir la informació quan us ve de gust. Quan la mateixa invitació d’esdeveniments arriba per correu electrònic, la lectura immediatament se sent obligatòria.
A les organitzacions empresarials, les eines de comunicació alternatives també poden ajudar a reduir enormement els correus electrònics no desitjats. Aquí a PCMag, solem utilitzar un programa de missatgeria instantània quan tenim alguna cosa per comunicar-nos ràpidament i desitgem una resposta igual de ràpida. Utilitzem Yammer per gestionar algunes tasques que funcionen de forma bàsica "si algú pot respondre, si us plau, faci". Utilitzem la plataforma de gestió de projectes Basecamp per albergar debats sobre projectes en disseny i art en un mateix lloc.
Així que utilitzeu totes les diferents eines a la vostra disposició, i si esteu en una posició directiva, animeu també a altres persones. Advocar per una solució de diverses eines ajudarà a reduir els correus electrònics necessaris.
3. Utilitzeu ordenació automatitzada o filtres
La solució més comuna per gestionar correus electrònics no desitjats és configurar regles d’ordenació automatitzada, o filtres com de vegades es diuen, que posen els missatges no desitjats a un lloc designat (normalment una carpeta, però de vegades, a la paperera) abans fins i tot d’introduir la vostra safata d’entrada.. Tots els principals programes de correu electrònic tenen aquesta funció.
Cerqueu el correu electrònic que ja no vulgueu, identifiqueu alguna cosa concreta i arreglat al respecte (per exemple, sempre la mateixa paraula clau a la línia de l'assumpte, al remitent, etc.) i configureu una regla que classifiqui tots aquests missatges en una etiqueta nova i adequada. carpeta per a vosaltres.
Una altra opció a Microsoft Outlook és que podeu "donar-vos de baixa" amb gràcia i sense previ avís des d'un fil simplement "silenciant" una conversa (vegeu els meus consells sobre Outlook per a com fer-ho), tot i que us deixen enganxats si algú reutilitza el mateix tema. línia a una data posterior, ja que és l'objectiu de dur a terme l'operació. (És a dir, quan silencia un fil, Outlook passa automàticament a la carpeta "Elements eliminats" qualsevol missatge que contingui la mateixa línia d'assumpte del correu electrònic infractor.)
Jo personalment no utilitzo gaire l’ordenació automatitzada ja que es basa en un nou comportament: comprovar les carpetes designades de forma regular. En el passat, sempre que he configurat l’ordenació, de seguida vaig oblidar que ho feia i, diversos dies després, vaig notar un munt de correus electrònics que podrien haver inclòs alguna cosa important empès al camí. Preferiria esborrar els missatges no desitjats a mesura que els rebo. Si trieu aquesta ruta, només cal que tracteu regularment aquests correus electrònics classificats.
4. Digues a la gent que no escrigui enrere "Gràcies"
La primera vegada que vaig escoltar un company d’un ex treball va dir en veu alta a un altre col·lega: “T’importaria no respondre amb‘gràcies’a un missatge quan tot el que fa és confirmar que saps que he fet el que havia de fer? M'ajudarà a mantenir el meu temps de correu electrònic ", em va desviar la ment! Pots dir això? Per descomptat, és possible que surti lleugerament malhumorat, però l’inconvenient és que no rebrà tones de missatges de correu electrònic veritablement innecessaris.
També podríeu tornar-lo a expressar perquè fos extremadament passiu-agressiu: "realment no m'ofendré si m'ho agraeixes amb menys freqüència per correu electrònic. Ja sé que aprecieu el meu treball", però no ho recomano!
Recursos addicionals
Altres eines per ajudar-vos a mantenir-vos al capdamunt del correu electrònic són Sanebox (que configura automàticament una ordenació automatitzada) o l’aplicació Bústia de correus per a iOS (molt útil per mantenir-vos al correu electrònic sense sortir de l’oficina), però són més generals. triat per correu electrònic que no tallar missatges no desitjats.
