Organitzeu-vos: com vaig passar a treballar al núvol

Després d’anys de treballar en un sistema híbrid, on alguns arxius eren locals i alguns estaven al núvol, fa poc vaig fer el canvi a treballar completament en línia. Vaig optar per utilitzar Google Drive, però podria haver estat qualsevol servei similar, com ara Microsoft Office Online.

A continuació, us detallem com vaig migrar al nou entorn, alguns dels avantatges i els contres de treballar completament en línia i consells si també esteu pensant en canviar.

Per què he migrat a Google Drive

Fa temps que utilitzo Google Drive, inclosos Google Docs, fulls i diapositives. Però fins fa poc no l'he utilitzat exclusivament per a tota la meva feina.

La meva configuració anterior tenia alguns fitxers emmagatzemats localment a l’ordinador (per descomptat, una còpia de seguretat) i només un grapat de fitxers que vivien com a Google Docs i altres fitxers en línia. Majoritàriament, he utilitzat Google Drive per a fitxers col·laboratius, com ara un document per planificar unes vacances amb amics.

Una de les principals raons per les quals vaig decidir traslladar-me completament al núvol va ser perquè he estat utilitzant molts dispositius diferents, molts més que mai. En qualsevol dia, voldria fer feina des de qualsevol dels cinc dispositius diferents, depenent de si anés a casa, en una reunió, viatjant o en algun altre lloc. Tinc un ordinador d’escriptori Mac, un Chromebook Pixel que és portàtil, però no és fantàstic per a reunions, un telèfon intel·ligent i un ordinador portàtil. I de tant en tant, treballo a l’ordinador d’una altra persona.

Sempre que sigui possible, prefereixo fer notes i edicions directament als meus fitxers, en lloc de fer una nota per separat en una aplicació de presa de notes sobre el que he de fer més endavant al fitxer. Treballar al núvol compleix aquesta necessitat i Google Drive va satisfer la majoria de les meves altres necessitats, com ara la compatibilitat amb formats de fitxers de Microsoft Office, molta emmagatzematge i suport per a tots els dispositius que tinc.

Quan tota la feina és al núvol, teniu accés directament als fitxers. Sempre que tingueu connexió a Internet (i de vegades fins i tot quan no ho feu), podeu editar els fitxers. Van tardar uns quants anys en arribar a Google Drive, però ara que ja és aquí, ho estic utilitzant amb grans resultats.

Consells per a la migració al núvol

Quan decidiu mantenir tota la vostra feina al núvol i emmagatzemar-ne cap localment, tindreu un gran repte: esbrinar què fer amb tots els vostres fitxers antics. El meu consell és que no us preocupeu massa dels fitxers antics. No perdis el temps intentant migrar o reorganitzar perfectament totes les teves dades antigues, que de qualsevol manera mai no podries tornar a mirar.

En comptes d'això, centra't en com organitzareu o emmagatzemareu noves dades a mesura. En el meu cas, vaig començar a utilitzar Google Drive per a tots els meus documents nous immediatament. Vaig crear carpetes noves a Google Drive en línia que reflectien el mateix sistema organitzatiu que utilitzava al meu escriptori. Quan vaig començar un fitxer nou, el vaig convertir en Google Doc. Vaig prestar més atenció al present que al passat.

Jo tenia alguns fitxers que classificaria com a antics ni nous, sinó "en curs". Un fitxer en curs és el que vaig crear fa temps, però que encara avui és rellevant i en ús. En el meu cas, acostumen a ser fulls de càlcul on registro el treball mentre el realitzo. Per exemple, tinc un fitxer continu on faig un seguiment dels articles que escric, de les dates que publiquen i d’altres metadades. L’hi afegeixo contínuament, i sempre és útil i rellevant, tot i que el vaig crear fa anys.

Per migrar aquests fitxers en curs, només els he penjat a Google Drive, un per un, i els he convertit a fitxers amb format de Google. Els fitxers Excel es van convertir en fulls de càlcul de Google. Fàcil.

El motiu pel qual els vaig fer un per un va ser comprovar i assegurar-me que s’obrien i que els continguts no estaven garrotats. Per sort, tot es va transferir sense problemes. Tot i així, vaig guardar aquestes còpies originals de gran valor dels fitxers al meu equip durant aproximadament un mes, per si de cas, el que em porta a un altre consell: conserveu còpies originals dels fitxers importants durant un període de solapament.

Si alguna cosa va malament amb la vostra migració, voldreu els originals. És així com quan dipositeu un xec de paper de forma remota mitjançant una aplicació mòbil i el banc us envia un missatge dient: "Per què no us pengeu en aquest xec fins que no s'esborri?"

Un altre consell és provar que el servei funciona en tots els vostres dispositius. Obre diferents fitxers. Ara apagueu el wifi i intenteu obrir-les. És possible, és a dir, teníeu còpies fora de línia dels fitxers que esperava tenir (més en accés fora de línia en un moment)? Es pot editar? Necessiteu instal·lar cap aplicació o complement per fer la feina que voleu fer? És més difícil del que podríeu pensar per guanyar el temps per a dur a terme aquests assaigs, però segur que apareix en algun lloc i que no podreu fer res del que teníeu previst.

Una vegada que vaig començar a funcionar amb el meu nou sistema de funcionament complet a Google Drive (però encara durant aquest període de superposició abans d’esborrar totes les dades emmagatzemades localment), vaig instal·lar el component de sincronització de Google Drive al meu equip i vaig fer una còpia de seguretat dels dos últims anys. dades de valor al núvol. No vaig provar tots els fitxers per assegurar-me que es convertissin de forma neta a Google Drive, de la mateixa manera que ho vaig fer amb els meus fitxers importants en curs, però em vaig sentir millor saber haver tret moltes de les meves dades antigues per si alguna vegada ho necessitava. Consells al respecte: feu una còpia de seguretat de fitxers antics, però no hi dediqueu massa temps.

Al pesar riscos i recompenses, comoditats i inconvenients, vaig sentir que la còpia de seguretat de les meves dades antigues, que probablement no necessitaré mai més, a Google Drive i anomenar-la un dia va ser suficient per a mi.

Hi ha altres avantatges i contres. Tingueu en compte que no enumero tots els avantatges i avantatges, sinó només alguns que són rellevants per utilitzar Google Drive exclusivament per a fitxers de treball.

Treballant al núvol: avantatges

Còpies de seguretat automàtiques. Sé que la majoria de les persones que no fan còpia de seguretat de les seves dades ara no començaran aviat. Quan treballeu a Google Drive, no heu de pensar en fer una còpia de seguretat. Passa automàticament i sovint.

Tant d’espai! Google Drive ofereix una gran quantitat d'espai. Tothom amb un compte de Google obté almenys 15 GB, però comprar-ne més és barat. A més, hi ha altres espitlleres que li donen lloc a més espai. Per exemple, els fitxers que creeu a Google Drive, com Google Docs, no compten al vostre límit d'emmagatzematge. És enorme.

Compatible amb Office. Mentre que creo i edito fitxers exclusivament a Google Drive, no tothom amb qui col·laboro. Molta gent encara utilitza Microsoft Office. Amb Google Drive, podeu exportar qualsevol tipus de fitxer de Google a un format Microsoft. Amb només uns clics, puc convertir un document de Google en un fitxer.docx de Word.

Col·laboració. Per col·laborar en temps real, res supera el Google Drive. Podeu compartir fitxers amb altres usuaris, gestionar qui els pot visualitzar i editar i, fins i tot, tenir un xat amb els vostres col·laboradors mentre treballeu junts.

Sincronització local. Com he comentat, he pogut fer una còpia de seguretat ràpida dels meus fitxers antics a Google Drive, ja que té un component de sincronització local. Aquesta característica permet a Google Drive fer el doble treball com a suite d’oficines col·laboratives en línia i un programa de còpia de seguretat i sincronització d’arxius.

Preu Google Drive és gratuït. Microsoft Office costa uns 100 dòlars anuals. Necessito dir més?

Treballar al núvol: contres

Preocupació sobre privadesa i seguretat. Les persones que no volen fer servir un servei en núvol són gairebé sempre preocupades per la privadesa i la seguretat. Algú emmagatzema les vostres dades en una ubicació que probablement no pugueu identificar. Google xifra els vostres fitxers emmagatzemats a Drive de manera predeterminada, però l'empresa també gestiona les teves claus, que és una marca vermella per a alguns. Si no confieu en l’empresa que emmagatzema els vostres fitxers o si els fitxers contenen informació altament sensible, pot ser que la vostra migració al núvol no sigui de vostès.

Accés fora de línia Treballar al núvol significa que necessiteu una connexió a Internet. Navegar per les configuracions i en les regles en línia versus fora de línia pot ser un veritable dolor. De vegades, les coses van malament o no, com esperaves.

Amb Google Drive, és possible treballar fora de línia, la qual cosa és fantàstic, tret que hi hagi moltes advertències i, francament, no les tinc memoritzades. Sé que necessito utilitzar el navegador Chrome per funcionar, però sovint oblido els detalls. He comprovat que carregar fitxers en els quals vull treballar abans d'abandonar una zona amb Wi-Fi és una bona solució, però de nou, només si faig Chrome. A continuació, puc treballar aquests fitxers amb facilitat (sempre que no tanqui la pestanya accidentalment).

Però pot arribar a ser desordenat.

Quan acabi d’editar fora de línia, encara necessito connectar el dispositiu a Internet per obtenir els canvis al núvol. De vegades provoca problemes. Diguem que treballo fora de línia en un ordinador portàtil mentre estic en un avió. L’avió aterra, m’enfilo en un taxi, i després recordo un altre canvi que vull fer. Si obro el telèfon i carrego el fitxer mitjançant una connexió de dades, veureu la còpia antiga abans de tots els canvis que he fet a l'avió perquè encara no els he sincronitzat. Diguem que m’oblido d’aquell punt i faig alguns canvis mitjançant el telèfon. Quan finalment connecto el meu ordinador portàtil a Internet, Google em dirà que alguna cosa està desapercebuda. Hi ha solucions, però cap d’elles és neta o senzilla. Prepareu-vos per copiar i enganxar.

La cerca funciona, excepte quan no. Quan emmagatzemeu els vostres fitxers amb Google, el primer nom de la cerca a Internet, teniu grans expectatives per l’eina de cerca. Trobar un fitxer a Google Drive m'ha resultat un gran error. Quan busco el nom del fitxer, probablement trobo el que necessito, però no sempre. Sembla que els nivells inferiors dels noms de fitxers semblen llançar un bucle a Google. Tinc un fitxer anomenat 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, però quan busco "Col·laboració", la imatge de sota mostra el que apareix.

Google cerca el contingut dels vostres fitxers, cosa que us ajuda, però encara podríeu fer proves i errors per trobar el que necessiteu. Quan altres col·laboradors comparteixen fitxers amb vosaltres, aquests són els que més temps trobo més difícils de trobar, amb o sense cerca. Acabo confiant en fitxers marcats amb una estrella (favorits) i la llista de fitxers recents que Google Drive ofereix força.

Distraccions en línia. Per funcionar a Google Docs, heu de tenir oberta la finestra del navegador i, per a algunes persones, estar en línia és una pendent relliscosa. Per a mi, no és gaire problema. Utilitzo diverses eines i trucs per augmentar la productivitat i minimitzar les distraccions. Però per a altres persones, simplement estar en línia és una invitació a navegar per Internet i no fer feina real. Si teniu millor feina a l’hora de desconnectar d’Internet, probablement no us serveixi per treballar al núvol.

Us heu de desplaçar al núvol?

Treballar exclusivament al núvol té els seus beneficis, però també comporta algunes frustracions. Com he dit, treballar en línia no significa necessàriament utilitzar Google Drive, però molts dels avantatges i els contres seran els mateixos en solucions similars. Algunes de les preguntes que us heu de plantejar abans de passar al núvol són:

• Tinc accés fiable a Internet la majoria de les vegades?
• Estic disposat a aprendre les regles de treball fora de línia i fora de línia?
• Treballar al núvol proporcionarà accés als fitxers d’una manera que ara no tinc i que faré servir realment?
• Estic disposat a organitzar-me on hi ha emmagatzemat el meu treball per poder-lo trobar fàcilment?
• Seré capaç de resistir les temptacions de navegar per Internet si sempre estic connectat?

Per obtenir més consells, consulteu 30 consells de Google Drive.