Vídeo: Аллан Савори: Как озеленить пустыню и повернуть вспять изменение климата (Setembre 2024)
Un dels trucs organitzatius més senzills que utilitzo en el treball és mantenir fulls de càlcul privats del meu propi progrés. Ningú requereix que ho faci. Ningú demana veure els meus fulls de càlcul. Els guardo completament pel meu compte, per mantenir-me treballant de manera eficient i poder veure ràpidament el que he aconseguit.
En aquesta edició de Get Organized, compartiré alguns dels fulls de càlcul que guardo actualment i explicaré què fan per mi. Si bé el contingut dels fulls de càlcul relacionats amb el meu treball específicament, molts dels principis són universals i adaptables a altres tipus de treball.
Desar i programar idees
La columna Organitza’t és setmanal, cosa que vol dir que he de presentar 52 idees que realment faré servir en un any… cosa que significa que probablement necessitaré més de 50 a 100 idees que finalment rebutjaré (la majoria necessitem generar un enorme volum d’idees per trobar-ne de bones).
Per fer-ho, guardo un full de càlcul molt rudimentari amb una llista continuada d’idees a la part inferior i una graella a la part superior amb totes les dates de publicació programades. El full de càlcul m’ajuda a pensar àmpliament sobre com planificar temes en moltes setmanes i mesos. Puc canviar fàcilment l’ordre d’articles futurs per posar més temps entre temes que semblen massa similars o agrupar-ne els que estan relacionats lògicament.
Aquest full de càlcul particular es troba a Google Drive perquè aquest servei el tinc disponible des de pràcticament qualsevol lloc i, si tinc una idea mentre estic fora de l’oficina, puc iniciar la sessió i afegir-la sense dubtar-ho.
Com que torno a aquest full de càlcul freqüentment per registrar el treball un cop el realitzeu, miro regularment les idees que he ideat. Molta gent anota notes de les seves idees però no es refereix mai a elles. Amb aquest sistema em trobo amb la meva pròpia llista d’idees com a mínim un cop per setmana.
Progrés del projecte de registre
Una gran part del meu treball a PCMag és provar productes de programari i aparells de fitness i escriure ressenyes sobre productes, així que tinc un altre full de càlcul dedicat a aquest treball.
(Disculpeu una petita quantitat del contingut borrós de la imatge anterior.)
Permetin-me que expliqui ràpidament les columnes que veieu a la imatge de dalt. La columna 1, anomenada ID, és l’ID d’article d’una revisió del producte que s’ha publicat. La columna B és el nom del producte. La columna C, Estat, manté l'estat de la revisió, de manera que "pubbed 12-abril-13" significa que un article va ser publicat el 12 d'abril de 2013. Les columnes D a I són caselles de verificació relacionades amb el treball que s'ha de completar abans de revisar un producte. pot passar pel procés d’edició i publicació.
Els criteris (columnes DI) inclouen registrar el producte en una base de dades ("QB"), enviar un formulari que descriu les especificacions del producte ("Especificacions"), penjar una imatge del producte ("Imatge") i crear una presentació de diapositives addicionals. imatges ("Presentació de diapositives"). Cada producte també necessita una puntuació d’un a cinc ("Valoració") i he afegit una altra columna per a "Notes", on generalment només indico si un producte mereix una elecció PCMag Editors.
El full de càlcul és, en el fons, una sèrie de caselles de selecció. Em permet veure d'un cop d'ull si he fet tots els treballs precursors necessaris. Però també té altres avantatges.
De la mateixa manera que registro les meves idees de pluja d’idees per a les futures columnes Get Organized, també registro a la part inferior dels productes de full de càlcul de comentaris que podria interessar a revisar. Per tant, sempre tinc un llistat de publicacions d’idees actuals.
També serveix de referència molt ràpida si necessito cercar la data de publicació o l’ID d’article únic per als productes que he revisat (cosa que faig força sovint). Segur, tenim altres sistemes a l’oficina per trobar aquesta informació, però normalment és més ràpid per treure-la d’aquest full de càlcul, perquè l’he personalitzat perquè sigui específic de les meves necessitats.
Controlar el que ha canviat
L’últim full de càlcul que vull compartir és el que faig per fer un seguiment d’un article específic que escric: Les 100 millors aplicacions per a iPhone. L’article requereix una organització complexa per gestionar perquè actualitzo el contingut amb freqüència. És a dir, cada poques setmanes, les 100 millors aplicacions són noves. He d’estar atent a quines aplicacions he dit que són les millors avui en relació amb el que vaig dir que eren fa sis mesos.
El meu mètode és bastant simple. Registro cada aplicació a Excel, ja que entra a la llista de 100 millors. Enregistro la data en què es va afegir l'article o la darrera vegada que vaig actualitzar el text, si es tracta d'una aplicació que encara és bona, però que s'ha actualitzat significativament des de la darrera vegada que vaig escriure un problema. També guardo una llista de les aplicacions que anteriorment estaven a la llista, però des de llavors han perdut el seu lloc.
Aquest full de càlcul també m’ajuda a veure si he tocat 100 aplicacions perquè Excel les compta automàticament per a mi. També la faig servir per agrupar les aplicacions en diferents pàgines afegint sanefes que indiquen salts de pàgina. La codificació de colors també em permet veure quines aplicacions són noves a la llista (groc), que és un indicador durant el procés de publicació, cosa que vol dir que he de revisar les seccions més de prop que d'altres.
Permetin-me també admetre que no utilitzo totes les columnes que he configurat originalment en aquest full de càlcul. En un moment o altre, vaig pensar que alguna informació era important, només per adonar-me més tard que no la necessitava del tot. Com que aquest full de càlcul només pertany a mi, puc abandonar les àrees sense cap conseqüència. Podria netejar el full de càlcul i eliminar les seccions que no faig servir, però val la pena guardar-les i no utilitzar-les que invertir en fer un full de càlcul més ordenat. Quin és el punt? Ningú però jo mai ho veu.
Beneficis de l'ús de fulls de càlcul per fer un seguiment del seu treball
Els fulls de càlcul senzills poden ser eines potents per organitzar el vostre treball i no cal que us expliqui a Excel per fer-los. Els avantatges d’utilitzar fulls de càlcul per fer el seguiment del vostre treball inclouen:
- per poder veure el que ja heu fet per no repetir-lo (o si voleu repetir-lo, podeu veure ràpidament quan i com ho heu fet per primera vegada, així podreu aprofitar el treball anterior)
- tenir un lloc dedicat a enregistrar idees i examinar-les regularment
- mantenir un registre de la vostra feina si mai necessita fer proves del que ha aconseguit
- facilitant les vostres pròpies tasques mitjançant la creació d’un sistema de recuperació d’informació totalment personalitzat a les vostres necessitats.
