Organitzar-se: com mantenir-se centrat en el kanban personal

Imagineu-vos un sistema de gestió per a tota la vida, una cosa fàcil d’aprendre a utilitzar, manté tot organitzat, impedeix la multitasca i us ajuda a assolir els vostres objectius. Això és kanban personal.

Tot i que Kanban està guanyant popularitat en la gestió de projectes en entorns d’oficines, la gent també està prestant idees bàsiques per organitzar aspectes de la seva vida personal, des de planificar casaments fins a la gestió de les tasques familiars. Aleshores, què és el kanban personal, com funciona i què pot fer per vosaltres?

Què és Kanban?

Kanban és un estil de treball que va començar a les plantes de fabricació automobilística japonesa i és popular avui en dia entre els desenvolupadors de programari i les persones que treballen en serveis professionals.

Es basa en targetes, en què escriviu informació i en un tauler, en el qual organitzeu les targetes. Una part de la raó per la qual és popular a les indústries del programari i dels serveis és perquè crea una representació visual per a alguna cosa que d'una altra manera no és visual.

El programari Kanban comença amb un tauler. Penseu-hi com un tauler on organitzeu notes enganxoses. Aquestes notes s'anomenen targetes. Podeu moure les cartes al voltant que vulgueu, tot i que les targetes virtuals sempre cauen perfectament en columnes. Tradicionalment, les columnes s’etiqueten d’esquerra a dreta fer, fer i fer. En algunes eines, podeu personalitzar l’objectiu o l’etiqueta de les columnes.

Les eines Kanban són generalment col·laboratives; tantes persones tenen accés a la mateixa targeta i targetes. En algunes etapes de la seva vida, les cartes solen tenir un destinatari que té l’encàrrec d’acabar la tasca. Tothom de l’equip pot veure totes les cartes o tasques, on es troben en el seu cicle de vida i qui n’és responsable.

El kanban personal pren algunes de les idees bàsiques de kanban, però deixa fora o fa opcionals moltes de les regles específiques de la productivitat professional i del treball d'oficina. En funció del que incorporeu al vostre consell de kanban, podeu compartir-lo amb membres de la família, amics, cuidadors, tutors o planificadors de casaments.

Algunes aplicacions de kanban al mercat inclouen SwiftKanban i Trello, tot i que el conseller delegat de Trello, Michael Pryor, em va dir que l’eina de la seva empresa no és tècnicament un consell de kanban, sinó que es va inspirar en elles.

Com funciona Kanban personal

Al centre del kanban personal es troba la visualització de tot el que es necessita per gestionar i com es farà.

"Hi ha diferents formes de gestió visual que hi ha, i un avantatge que dóna kanban és que limita el treball en curs", va dir Janice Linden-Reed, presidenta de la universitat LeanKanban, una organització que ensenya kanban als professionals i promou el seu ús. "Té una manera de resoldre els problemes relacionats amb la multitasca i ajuda a la gent a centrar-se perquè no es vegin aclaparats. El que fa que aquest sigui canban en lloc de només un tauler de treball és limitar el treball en progrés i el flux."

Linden-Reed va explicar que el kanban és un sistema més que un sistema d'empenta. "Només assumiu tanta feina com pugueu fer en qualsevol moment", va dir. "Si només voleu tenir tres tasques en un moment donat, en teniu les tres, i en acabar una, podeu treure la següent. En tenir un sistema de tirada limitat, us pot ajudar a mantenir-vos concentrat i organitzat." Dit d’una altra manera, si teniu la configuració Per fer, fer, fer, mai no tindreu més de tres targetes a la columna de realització.

Quan vaig parlar amb Pryor sobre el kanban i el kanban personal, em va explicar que l'objectiu de l'eina de la seva empresa, Trello, era "destil·lar-se a quelcom molt senzill, que és només una llista de llistes, de la mateixa manera que un full de càlcul és un grup de nombres i si canvieu una cel·la, canvia una altra cel·la. Només és una manera d’organitzar visualment qualsevol cosa que estigueu pensant. " En aquest sentit, Trello és excel·lent per gestionar la vostra vida personal, ja que no us permet emprar l'estructura i el llenguatge que trobareu a les aplicacions de kanban realitzades per a la gestió de projectes empresarials.

Per què funciona Kanban personal

Una de les principals raons per a les quals kanban és eficaç per ajudar a que la gent es mantingui organitzada és que les obliga a pensar a través del que vulguin gestionar per assenyalar-lo a un consell de kanban.

Prenem l’exemple d’utilitzar kanban personal per organitzar les tasques familiars. Primer, heu d’esbrinar quines seran les columnes. Podrien ser "To-Do, Doing", "Fet", però també podrien ser més elaborats. En comptes d'una columna de tasques pendents, heu de fer cada dia, tasques setmanals i tasques mensuals. Potser el primer diumenge del mes, el vostre fill és responsable de treure una feina de la columna mensual. Potser cada dissabte, la vostra parella és l’encarregada de tirar dues tasques setmanals. Qualsevol cosa que decidiu, anotar el procés mapant-lo al tauler de kanban t’obliga a pensar en com funciona el treball de manera natural, així com en què es vol gestionar.

Linden-Reed va utilitzar el kanban personal per gestionar les tasques quan la seva filla tenia només sis anys. Va donar a l'agència de la seva filla i també li va ensenyar com afrontar només una tasca a la vegada.

Tonianne DeMaria Barry és autora de Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Ella diu que el kanban personal crea una narració d'obra. "El personal Kanban transforma el nostre treball en una història, un sistema. Es requereixen fins i tot les tasques més tedioses i les converteix en un joc adequat i convincent per a totes les edats", em va dir per correu electrònic. Quan algú presenta la seva llista de tasques en un tauler, "el treball deixa de ser una col·lecció de tasques no relacionades, sinó que es converteix en una sèrie d'esdeveniments i opcions que s'impacten mútuament i flueixen d'una a l'altra".

Kanban personal en acció

Una de les millors maneres de tenir una idea de com es pot utilitzar kanban per organitzar i gestionar aspectes de la vida personal és escoltar com l’utilitzen altres persones. A continuació, trobareu alguns exemples, així com enllaços que expliquen més el seu funcionament en un sistema de kanban:

• planificar i organitzar un casament
• inventari de gestió d’un celler
• gestió de les tasques domèstiques (vegeu més amunt)
• redactant un equip d’esports de fantasia
• estalviar idees per a vacances i viatges (vegeu la imatge a continuació)

Qui pot beneficiar-se de l’ús de Kanban personal?

Diferents tipus de persones graviten cap a diferents tipus de programari per ajudar a mantenir-los organitzats. Vaig demanar a Linden-Reed i Pryor la seva opinió sobre el tipus de gent que s’adapta més a Kanban. Tots dos van dir que les persones orientades a visuals es fan bé amb el kanban i després van afegir altres pensaments.

"Qualsevol persona que tingui problemes amb sobrecàrregues o tingui problemes de qualitat en la seva feina, persones que faltin terminis, persones que tinguin problemes per satisfer les expectatives", es pot beneficiar de Kanban, segons Linden-Reed.

DeMaria Barry va assenyalar que els nens amb Asperger solen anar bé quan fan servir kanban personal. "La retroalimentació cinestèsica i la sensibilitat de la serotonina que obtenen de l'origen i de veure el seu treball a la columna Fet els obliga a completar en lloc de centrar-se intensament o ruminar només en una única tasca", va dir. Ella també va dir que els nens amb TDAH sovint tenen èxit perquè "implementar un límit de treball en curs els obliga a centrar-se en les tasques actuals en lloc de distreure's en començar-ne moltes, però no completar-ne cap".

Pryor va dir que gairebé tothom s’adapta perfectament al kanban perquè està pensat per fer coincidir com ja pensem.

"Si us fixem en la manera en què la gent intenta organitzar la seva vida, si mireu un ordinador amb notes Post-It a tot arreu, un refrigerador amb notes a la porta, gent que fa targetes índexs i les posa al davant… tenim una memòria molt espacial ", va dir Pryor. "L'organització visual de les idees pot ser de gran ajuda per a les persones".

Per obtenir més consells, llegiu aquests consells per organitzar les notes de l’escriptor, com organitzar les compres de vacances i trucs per motivar-vos.