Vídeo: La revolució no es fa, s’organitza (Setembre 2024)
Vaig conèixer per primera vegada Doodle.com fa uns anys mentre treballava amb una desena de voluntaris en un projecte. Els participants estaven escampats per tot el món -India, Israel, Singapur, Califòrnia, Massachusetts- i, d’alguna manera, vam haver de trobar un moment en què la majoria de nosaltres podríem reunir-nos en línia per parlar del projecte. Un dels voluntaris va enviar un enllaç a Doodle.com i, a partir d’aleshores, les dates i horaris per conèixer es van unir com a màgia.
Doodle és un lloc web i un servei gratuït que fan que la programació sigui tan senzilla com crear una enquesta. Vós convideu la gent a la votació i simplement marquen els moments en què estan disponibles per reunir-se en funció de diverses opcions que el creador de les enquestes ofereix. És un somni d'eficiència fet realitat.
Però primer, una visió ràpida del funcionament de Doodle.com:
Jill Duffy: Sóc un gran fan de Doodle, i he de dir, tinc la sensació que ho presento a la gent tot el temps. És això un problema per evitar la paraula?
Michael Naef: D'una banda, anem molt bé. Ara som a més de 15 milions d’usuaris cada mes. Així, doncs, és un èxit impressionant i molt emocionant per a nosaltres. Però, d’altra banda, encara hi ha molt potencial per fora si es té en compte que gairebé tothom ha de fer la programació en algun moment o altre.
El nostre millor mecanisme de comunicació és l'eina, el servei, perquè té integrada la viralitat. Tens altres persones a la plataforma programant-la perquè has de convidar la gent a participar en la teva enquesta que els envia.
JD: És certament com ho vaig saber. Informeu-me dels avenços de la productivitat en perdre menys programació de temps mitjançant una eina com Doodle.
MN: Es tracta d’un estudi recent que vam fer. Fa un parell d’anys vam fer un estudi en què es va examinar el temps que necessita la gent per organitzar les seves reunions cada setmana. Vam trobar que les persones podrien estalviar fins a mig dia a la setmana si poguessin treure tot el temps dedicat a organitzar reunions.
Aquest nou estudi que vam utilitzar per esbrinar quina programació en línia us ajuda especialment a estalviar en termes de temps, en comparació amb mitjans clàssics, com ara el correu electrònic o les trucades telefòniques. Vam trobar que podeu estalviar fins a dos terços del temps que necessiteu programar, només traient la coordinació humana del bucle i fent que tot el procés sigui més eficaç i que tingui menys nervis.
JD: Quin és el nombre mitjà de persones que hi ha en un calendari de reunions?
MN: En el nostre cas, la mitjana és d’uns cinc a sis. És just allà on comenceu a estalviar, potser la meitat del temps que haureu de programar [en comparació amb la programació per correu electrònic o telèfon], i estalvieu cada cop més temps, mentre més gent participi. De fet, veiem programar enquestes per a deu persones, 20 persones, fins a centenars de persones.
JD: Estic pensant si només teniu dues o tres persones, no necessiteu cap eina per programar-la. En aquest moment, pot ser més fàcil parlar amb la gent i estalviar temps d'aquesta manera.
MN: Sovint ho és. Això és molt cert. En el cas de dues persones, tenim una eina per a la planificació individual. Es diu MeetMe i funciona una mica diferent. Publiqueu els horaris gratuïts i ocupats en un petit calendari publicat a l’URL personal a Doodle.com.
Així, en el meu cas és Doodle.com/myke. Podeu publicar-lo i, si la gent vol conèixer-lo, només pot avançar-vos i fer suggeriments al [vostre calendari] amb una alta probabilitat que tingueu temps perquè poden veure les vostres franges de temps lliures. A continuació, podeu acceptar, rebutjar o ignorar la sol·licitud.
És cert que per a tres persones, encara podeu arribar a un resultat per correu electrònic o telèfon, però trobo que aquest mètode no és tan ràpid com utilitzar una eina com Doodle.
JD: Aquest calendari es connecta a altres eines, com ara Outlook o Google Calendar?
MN: Sí, sí. Tot el que tenim a Doodle: també tenim una eina de solució de cita per a clients anomenada BookMe que fa un pas més per, per exemple, un estudi de massatges o no, tots aquests productes ofereixen integració de calendari. Tot està basat en la mateixa tecnologia del nostre final. Això és un dels avantatges. Si mai heu poblat el vostre calendari, ja sigui Outlook o iCloud [suport per a iCloud només llançat recentment], o Google Calendar, un cop us hagueu connectat a aquests calendaris, podreu utilitzar-los en tots els serveis que proveïm. Això farà que tot el procés sigui més perfecte i fàcil.
JD: Vull fer una còpia de seguretat de la imatge més gran un moment i parlar sobre la productivitat en general. Un periodista em va preguntar l'altre dia si estem obsessionats amb la productivitat i crec que això és particularment cert per als nord-americans. Des de la dècada de 1970, des que vam posar les mans als ordinadors al lloc de treball, pensàvem que seríem molt més eficients que fins i tot podríem recuperar més temps i fins i tot tenir una setmana laboral de quatre dies. I trobo que no és en absolut el cas. Ens hem obsessionat amb la productivitat d’aquest impuls per treballar més dur, produir més resultats, guanyar més diners per a l’empresa. Em pregunto els vostres pensaments al respecte.
MN: és un tema molt ampli [riu]. Ho experimentem també a Europa. Crec que definitivament és una tendència als Estats Units, però a tots els països i mentalitats molt industrialitzades, on la gent també condueix a ser productiva, a fer coses.
També amb el moviment “jo quantificat” on s’intenta mesurar tot el que es fa i s’intenta optimitzar. Crec que hi ha algun perill que els bucles cada cop siguin més curts i que es faci molt més intens per a l’individu. Les persones han de ser conscients de on són els seus punts forts i de quins són els seus límits perquè sàpiguen quan s’ha de retardar o quan s’accelera quan és necessari o de manera regular.
D’altra banda, crec que és una tendència molt positiva que moltes d’aquestes tasques més tedioses, tant si es tracta de programar un esdeveniment, trobar un vol o buscar connexions al tren, o trobar coses a Internet, com sigui, totes aquestes feines difícils són molt més fàcils i t’ajuden a estalviar temps. Crec que el repte és invertir aquest estalvi de temps no només en una major productivitat, sinó també en una major qualitat de vida per a vosaltres personalment. Hi ha un delicat equilibri entre la quantitat de treball que vols fer, el que t’ofereix i quina vida privada necessites. I quanta zona gris necessita entre aquests dos, i al final és una decisió molt personal.
JD: Trobo que cada vegada hi ha més persones que prefereixen tenir una vida barrejada, que volen que el seu calendari personal i el seu calendari professional siguin un. Sens dubte, faig servir Doodle molt per a fins socials, probablement més que per feina. Tal com vau dir que l’augment de la productivitat es produeix en algun benefici del temps d’oci i la reducció de l’estrès.
Hi ha altres exemples d’aplicacions de productivitat, però, que creen un cicle viciós per intentar fer-vos més productiu de manera que només continueu treballant.
MN: Sempre hi ha aquestes dues visions diferents. Hi ha la vida privada i la vida laboral, i es parla d’aquest equilibri treball-vida. Aquesta és una altra vegada una pregunta molt personal: si creieu que la vida i la vida són coses molt separades i cal que hi hagi un equilibri entre ells, o si la combinació d’aquests dos àmbits de la vostra vida ha de tenir el ritme adequat per a vosaltres. persona.
JD: Parla’m més sobre l’estudi que vas realitzar. Hi ha trobat alguna cosa sorprenent?
MN: No ens ha sorprès el resultat en si. Teníem moltes proves anecdòtiques que Doodle ajuda a la gent a fer la feina i ajuda a la gent a estalviar temps, i aquesta va ser també la nostra pròpia experiència quan vam utilitzar l’eina. [Els resultats de l'estudi] eren una prova més sistemàtica que realment és així.
El que realment ens va sorprendre va ser la diferència. Si ens fixem en la taula que mostra quant s’utilitza el temps, les persones que programen sense una eina passen de 90 a 120 minuts per programar alguna cosa amb deu a 15 participants. Amb Doodle en aquest experiment només necessiten mitja hora i això suposa un estalvi enorme de temps que no m’hauria esperat.
JD: Podríeu compartir algun consell o pràctica organitzativa que utilitzeu personalment? No necessàriament ha de relacionar-se amb la programació.
MN: Fa un parell d’anys vaig llegir el llibre Getting Things Done, el llibre. Va ser un llibre molt pensatiu i productiu. No he utilitzat totes les tècniques que descriu. Però una tècnica a la qual adhero és treure-ho tot del cap i fer servir sistemes útils i sistemes fiables.
Avui dia treballo estrictament amb calendaris i llistes de tasques pendents. La majoria em treuen del cap totes aquestes petites tasques i alliberen el cap per a un treball més productiu. Saber que tinc un sistema fiable que em recordarà quan s’ha de fer alguna cosa necessària és el que m’ha ajudat a fer-ho molt més, a fer la meva feina molt més productiva. Però també allibera la meva ment. Tenir la ment lliure per al temps de lleure i per a qualsevol cosa que faci, més que no pas pensar, "no he d'oblidar això ni això".
JD: El meu soci és un gestor d’operacions i en un moment determinat té entre 100 i 150 tasques a la seva llista de tasques. Em va dir: "Em guardo els més importants al meu cap perquè estic preocupat per ells, i la resta el mantinc al correu electrònic". Intentava explicar-li que es tracta d'un estrès per a ell. Quan les tasques no estan en un lloc clar on les podeu veure, creen un estrès. Però, un cop passis a un sistema fiable en què pots confiar, saps que tot estarà present quan ho necessitis.
Vol passar a un sistema nou i més organitzat, però. Vaig estimar que tindria aproximadament dues setmanes de dolorosa transició. Vau viure alguna cosa així? Quan vau mudar a GTD, teníeu cap dolor en el transcurs?
MN: No vaig experimentar gaire un període de transició, però vaig experimentar un obstacle mental. Abans d’introduir el sistema a la meva pràctica laboral, realment no confiava que funcionaria al final o que el pogués tenir actualitzat o que realment seria un sistema fiable que m’ajuda a passar els dies. i a través de les setmanes. Això em va portar força temps, un parell de setmanes fins que vaig decidir, "bé, anem a provar-ho". Aleshores, vaig passar un dia configurant el sistema. Ara, ni tinc cap carpeta de correu electrònic. Normalment només tinc una safata d’entrada buida i poso tot allò important a la meva llista de tasques. Va començar força bé.
Fins i tot he simplificat el sistema durant un parell de mesos. Avui és realment un sistema molt senzill per a mi. La millor prova d’això és que la majoria dels dies que no conec les doses i reunions i altres esdeveniments del calendari em presenten el dia següent o l’endemà perquè el sistema està prou ben organitzat perquè tot funcioni. està bé i em recordaré. Normalment només miro el meu calendari al matí per veure què passa avui.
JD: Quines altres aplicacions i serveis utilitzeu?
MN: Recordeu-vos que la llet és molt central per mantenir els meus dosificats al dia. També faig servir el sistema basat en web i l’aplicació per a Android per anotar qualsevol cosa que em vingui al cap durant una reunió o quan socialitzi. En lloc d’intentar recordar-ho, només ho escric.
L’altra és Google Calendar. Tot allò que és realment data i hora es troba aquí. Hi ha molts calendaris a la meva vida privada i laboral.
