Vídeo: Toabh Model | Jason Saha For Wedding Collection 2017 from P.C. Chandra Jewellers (Setembre 2024)
Quant de temps perdreu a les reunions perquè la gent que les dirigeix no està preparada? No hi ha agenda. Els companys arriben tard. El que es discuteix té alguna cosa a veure amb tu o amb la teva feina. Una hora després, no heu fet res, no heu après res i no heu aportat res. Quin era el punt?
Do.com pretén ajudar les persones a tenir millors reunions donant-los els recursos per planificar-los i executar-los. En moltes maneres, és com una llista de comprovació de les coses que cal fer abans, durant i després d’una reunió per assegurar-se que sigui productiu per a tots els implicats.
El dia de la nostra reunió, vaig rebre un correu electrònic de Do.com a través de Shah. A dins he trobat una agenda, els horaris clars d’inici i finalització de la reunió, una llista de les persones que estarien a la trucada i les seves dades de contacte (només els dos, en aquest cas), i enllaços a informació de fons. Tot això ens va ajudar a posar-nos en marxa durant la trucada, ja que Shah va explicar què és el que fa que una reunió sigui productiva, la seva motivació per iniciar Do.com i com canvia la naturalesa de les reunions entre els treballadors del coneixement.
Jill Duffy: Parlem de reunions i per què la gent les odia.
Jason Shah: Segons el que hem trobat, la majoria de la gent assisteix a reunions que no estan preparades. No hi ha bons motius perquè la reunió passi. No hi ha cap agenda distribuïda prèviament. La gent es presenta tard i algú ha de refer les coses. Les persones que les organitzen no sempre estan pensades en qui ha d’estar-hi i, per tant, acabes amb grans reunions en què la meitat de la gent és opcional, i potser la meitat de la gent és central, de manera que la dinàmica està desactivada i impedeix la productivitat.
Això redueix el temps a la gent ocupada.
Si demaneu a algú que s’assegui a l’habitació durant 30 minuts i no complís res, es pensaria que estaves boig. Però això és el que la gent fa milions de vegades al dia al lloc de treball.
JD: Com descriuria una reunió productiva?
JS: heu de tenir uns quants ingredients claus. En primer lloc, ha de succeir. Si es pot gestionar alguna cosa ràpidament per correu electrònic, feu-ho. Però si ha de ser una reunió, està bé.
La preparació és clau: desenvolupar el que es tractarà, qui és el responsable de què, aquest tipus de coses que condueixen a una conversa centrada. Durant la reunió: respectar, mantenir el temps, prendre notes i acabar a temps.
L’hora de la reunió també és important. Hi ha molta gent que té per defecte una hora. Em vaig adonar que eres molt deliberat i vaig dir 25 minuts per a aquesta conversa. Crec que és una bona pràctica.
El que passa després de la reunió també és clau. Si Bob i Stacey diuen que faran un seguiment amb una nova versió de diapositiva, i Mark diu que us enviarà els números de vendes, en realitat hauran de fer-ho. Ens trobem que la majoria de la gent diu: "Genial! Bona reunió!" i marxen i no hi ha seguiment. I encara que hi hagi, passa en el moment equivocat, cosa que precipita una altra reunió o un treball més innecessari.
Així doncs, la preparació, la bona reunió, el seguiment amb èxit després són components clau d’una bona reunió.
JD: les eines de gestió de projectes i altres eines de gestió de treball estan dissenyades per racionalitzar el treball. La idea és tenir menys reunions i (i menys correu electrònic). Podeu assignar-vos les tasques i els terminis sense tenir reunions al respecte. Des del vostre punt de vista, aquestes eines han canviat les reunions en la força de coneixement?
JS: Sí. A nivell macro, esperem que tinguem menys reunions a causa d’aquestes eines.
Per exemple, si veig que les maquetes s’han actualitzat a Dropbox i crec que són bones, no he de reunir-me amb el dissenyador per parlar-ne. Ni tan sols m’ha de notificar. Només puc apagar un missatge que diu: "Hola, he vist els fitxers actualitzats." Amb quelcom com Slack, puc fer una pregunta ràpida a algú sense haver de reunir-me per parlar de la naturalesa de la pregunta.
Abans, la gent volia menys tecnologia perquè era difícil, per exemple, aconseguir el dongle per al monitor o perquè distregués la gent.
Espero que l'augment d'aquestes eines condueixi a menys reunions, però no sé si hi ha dades concretes que ho recolzin, a banda de la propaganda que hi hagi diferents empreses. I a la reunió en si, crec que la naturalesa d’aquestes està canviant perquè estem més orientats tecnològicament. Si utilitzem serveis fora d’una reunió, les reunions mateixes també haurien de mantenir-se al dia.
JD: M'agrada tenir reunions de treball. Solen ser els més productius per a mi. Em reuneixo amb un grup de persones, ens asseiem i fem el treball que hem de fer allà mateix, potser amb les nostres eines projectades a una pantalla.
JS: Això em fa pensar en el model de classe flipped. L’aula és un lloc on treballar, més que simplement veure una presentació, de la mateixa manera que una reunió no s’hauria de convocar només per passar per una baralla que algú us podria enviar per correu electrònic.
JD: Parlem una mica sobre Do.com. Doneu-me l’explicació de 30 segons de què és Do.com i, a continuació, parlarem amb més detall sobre com l’utilitzeu.
JS: Do.com és un programari de col·laboració per a reunions. No té res a veure amb el vídeo i l’àudio. Es tracta de la productivitat de les reunions.
Amb Do, les persones poden establir agendes perquè sàpiguen de què parlar. Poden prendre notes en temps real i assignar tasques que interactuen amb els altres fluxos de treball. Estem integrats amb Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.
Hem participat a més de 1, 5.000 persones a les reunions de més de 20.000 empreses. Bàsicament ajudem a que la gent tingui menys reunions, millors reunions i, amb sort, més feliços i productius a la feina.
JD: i és un model freemium.
JS: Ho és. Podeu registrar-vos gratuïtament i tenim molts usuaris gratuïts.
JD: Una de les coses que em va cridar l’atenció de Do.com és que és realment l’animació a la gent a prendre les accions correctes, a diferència de ser la solució per si mateixa. Penso molt en coses com la motivació i com no sempre ens comportem de manera que sigui del nostre interès. Així que crec que és bo quan trobo eines més que ens guien en lloc de donar-nos alguna cosa. Tinc la idea que es tracta de Do.com.
JS: Sí, hi estic d’acord. La nostra creença és que les reunions són tant un problema de gent com un problema de tecnologia. Per exemple, no necessitem una aplicació de correu electrònic per evitar que Bob compti l’enviament d’un missatge super llarg que sigui difícil d’entendre. Probablement això tingui a veure amb la política de l’empresa, la capacitat de Bob per ser professional, la dinàmica d’equip, coses així. Alguna interfície d'usuari enganxada en un navegador web no canviarà Bob.
Això és una cosa que pensava molt quan treballava anteriorment a Yammer. Yammer intentava fer les empreses més transparents. Però, sincerament, Yammer era una eina per a empreses transparents, perquè és molt difícil canviar la cultura d’una organització.
Do.com és molt un producte que intenta ajudar a les persones a ser millors i els proporciona una tecnologia que els permet fer-ho, en lloc de fer-ho per tu. Francament, ni tan sols sé si podríem obviar un interruptor i fer una reunió més productiva. Això seria força màgic.
Realment creiem que això tindrà un poder permanent. Si funciona, ha de venir de la gent, i els permetem que siguin els seus millors.
JD: Explica’m la història de l’origen de Do.com i per què t’apassiona aquest projecte i empresa.
JS: Jo estava treballant a Yammer abans de comprar Microsoft a Yammer. I, com probablement us podeu imaginar, després que Microsoft comprés l’empresa, la cultura va començar a canviar molt, incloent afegir molta burocràcia i reunions.
Vaig passar aproximadament un any després d’aquella adquisició, trobar que realitzar les coses era difícil. Va ser insensible per a mi, sobretot perquè érem una empresa construïda originalment per millorar el treball per a la gent.
Breu història, vaig estar assegut en una terrible reunió un dia amb 10 persones i em vaig quedar a la deriva pensant: "Què faig aquí?" La bogeria només em va impactar.
Si us convidava a un sopar i no m'he preparat abans per obtenir els ingredients i tenir algun concepte que volia que gaudissin els convidats, apareixen i dic: "Hola, anem a la botiga de queviures i ho fem. aquest sopar ", haurien de dir:" Això és una bogeria! No ho tindrem en compte amb vosaltres. Hem vingut aquí a sopar! " Però això són les reunions!
Vaig pensar que era una bogeria i m'havia picat sortir i començar una nova empresa.
JD: Quines altres aplicacions o serveis de productivitat utilitzeu? Teniu bones pràctiques per mantenir productiu?
JS: Puc donar una resposta poc convencional? Crec que algunes de les millors aplicacions de productivitat no són realment aplicacions de productivitat. Uber, per exemple, m’ofereix més productivitat que una aplicació com Asana. Aconsegueixo llocs més ràpidament i perdo menys temps parant sota la pluja esperant un cotxe.
Hi ha una altra eina que utilitzo anomenada BetterSnapTool, i, de nou, no és una eina de productivitat clàssica. He configurat el meu monitor amb tres columnes i, amb Windows Snap, he pres una tecla de drecera i totes les meves finestres es posen en marxa.
També fem servir Trello i Slack aquí. Utilitzem Instacart per als nostres queviures a l’oficina. El fet que ningú s’hagi de preocupar és útil i d’alguna manera ens fa ser més productius com a resultat.
JD: I què passa amb les bones pràctiques o els hàbits de productivitat personal?
JS: He començat a bloquejar el temps al meu dia al calendari per assegurar-me que les coses no es superen. He recollit meditació al matí per ajudar-me a posar-me a zero i tenir clar el que és important.
Un altre que no és convencional és delegar coses. No és una sonora de Four Hour Work Week , però sí que tinc la personalitat que em porta a voler fer-ho tot jo. El fet de tenir consciència sobre la necessitat de predeterminar-se a la delegació i no per fer les coses per mi mateix ha tingut un impacte real.
Per a mi és una combinació de ser més conscients, fer temps amb la boxa i delegar. Estic molt més en pau i m’he centrat en les dues o tres coses que importen cada dia. Com a fundador, pots distreure’s de qualsevol cosa relacionada amb l’empresa, tant si es tracta d’unes relacions d’inversors com d’una oportunitat de PR, i així delegar m’ha fet més productiu.
JD: Quant és de gran personal?
JS: Deu persones. La delegació és cada vegada més fàcil, però és molt petita, per descomptat, per a una empresa.
JD: Sí, però és important que altres empresaris ho sàpiguen que, encara que treballeu amb un equip molt reduït, la delegació continua essent important.
