Organitzar-se: gestió de documents digitals de família

La gent està desesperada per desfer-se del paper de la seva vida. Els arxius digitals ofereixen tants avantatges. Podeu cercar-les de manera eficient. Podeu fer còpia de seguretat de documents electrònics a diverses ubicacions de manera que podreu accedir-hi en qualsevol moment i des de qualsevol lloc. I compartir documents digitals amb familiars, advocats i qualsevol altra persona que ho necessiti és molt més fàcil que fotocopiar o fer fax.

Però abans de començar a escanejar l'escriptura a casa vostra i a enviar totes les factures i declaracions mensuals per correu electrònic, és important pensar en què espereu realitzar-vos passant a un format tot digital, com els diversos serveis que us poden ajudar. fer-ho, automatitzarà gran part del procés. També voldreu saber exactament què fan aquestes diferents solucions, perquè us donen resultats molt diferents. El fet de ser feliç amb els resultats depèn en gran mesura dels objectius originals.

Serveis de sincronització de fitxers (la solució DIY)

Podeu emmagatzemar i gestionar fàcilment documents familiars en línia mitjançant Dropbox, Box, SugarSync o qualsevol altra solució d’emmagatzematge en núvol, però hi ha avantatges i contres per aquest mètode.

Pros. L'ús d'un servei de sincronització de fitxers és probablement barat (podeu obtenir 5 GB de forma gratuïta) i extremadament senzill per a determinats tipus de documents ( per exemple , documents únics, en comptes de recórrer factures o declaracions), sobretot si ja teniu una sincronització de fitxers. compte configurat. Els serveis de sincronització de fitxers ofereixen funcions de col·laboració, de manera que podeu fer que els fitxers siguin accessibles a altres persones de la vostra família o del vostre advocat, etc.

Contres. Si voleu guardar les factures i els estats mensuals en aquest compte, no serà automàtic. Haureu d’iniciar sessió cada mes a tots els vostres comptes i guardar PDFs localment a la carpeta de sincronització de fitxers. Tampoc rebrà cap record per fer aquesta acció, molt menys per pagar les factures. Finalment, haureu de comprovar la seguretat del servei escollit per assegurar-vos que els vostres documents seran segurs.

De fet, hi ha una solució per a aquests contres i és FileThis (actualment en beta). FileTh es connecta als vostres comptes en línia i envia tots els documents importants en un dipòsit al qual us connecteu. Les opcions inclouen Box, Dropbox, Google Drive, Evernote i fins i tot el vostre propi ordinador.

Serveis especialitzats: Centrats en Finances

Hi ha diversos serveis especialitzats per ajudar-vos a gestionar els documents de la llar sense papers, però acostumen a servir a propòsits lleugerament diferents, de manera que és realment important pensar què cal fer realment.

Per exemple, Manilla (gratuït) és un compte en línia que podeu configurar per guardar els registres automàticament de totes les vostres declaracions mensuals, així com recordar-vos que pagueu les factures. També té una característica perfecta que us permet fer un seguiment de programes de recompensa, com a voltes freqüents de quilòmetres, i us pot indicar el fet de fer accions sobre un compte abans que caduqui els vostres punts. Manilla és ideal per a persones que necessiten ajuda per pagar les factures puntualment o per a qualsevol persona que vulgui centralitzar totes les declaracions dels proveïdors de serveis, però no fa molt més que això.

Doxo és similar a Manilla, recollint els vostres extractes i factures, però també us permet penjar altres documents domèstics importants, de manera que es converteix en un gabinet de fitxers digital més general. M'agrada que Doxo combini l'automatització que es troba a Manilla amb el mètode DIY per explorar i penjar tots els altres documents. Malauradament, Doxo té molt menys socis que Manilla, de manera que no pot connectar-se a un parell de proveïdors importants, com Chase Bank, Netflix, CapitalOne i alguns altres grans noms. Doxo té una característica interessant que Manilla no té: la possibilitat d'exportar els vostres documents recopilats a una altra ubicació, com ara un compte Dropbox, de manera que podeu fer una còpia de seguretat.

NeatCloud, que fa que NeatDesk i el centre d’emmagatzematge en línia NeatCloud (des de 5, 99 dòlars mensuals), se centren a ajudar-vos a escanejar i penjar documents de paper que teniu a casa vostra. És ràpid i molt bo per identificar els tràmits fiscals i financers en particular, i podeu classificar i organitzar-vos en un compte basat en núvol tota la resta. Tot i això, Neat no ofereix cap automatització per obtenir documents recurrents com ho fan Manilla i Doxo.

Serveis especialitzats: Orientada a la vida

TheDocSafe (5, 95 dòlars al mes) va en una direcció lleugerament diferent. Us ofereix una llista llarga d’informacions familiars i personals que potser voldreu centralitzar, incloses moltes coses que potser no teniu en paper en primer lloc, com ara informació de contacte d’emergència. En configurar el compte inicial, us permetrà obtenir un missatge bàsic per assegurar-vos que cobreix tots els documents que podríeu tenir: teniu un habitatge? Estàs casat? Tens fills? Tens una última voluntat i testament? Per a cadascuna d’aquestes preguntes, podeu introduir respostes i penjar els títols, actes, certificats i papers legals rellevants.

Javont Vault és similar en algunes maneres, però està dissenyat més per permetre-li transmetre tots aquests detalls a un beneficiari quan moriu. Tot i així, funciona de meravella per centralitzar de forma segura molts treballs familiars o personals importants en vida. Podeu consultar l’inventari de les vostres possessions, llistar tots els vostres identificadors i contrasenyes d’accés al compte en línia i deixar notes detallades als éssers estimats sobre què espereu que facin amb tota aquesta informació un cop mort. Javont Vault està bloquejat per un número de seguretat social, per la qual cosa es limita només a ús nord-americà.

La part més important? Previsat

El pas més important a realitzar abans de digitalitzar i organitzar els documents de la vostra llar és pensar en què es vol fer o quin problema s’ha de resoldre. Si comenceu a sortir sense papers sense tenir en compte un objectiu clar ni un resultat, es podrien desaprofitar els vostres esforços, ja que moltes de les solucions disponibles ofereixen serveis molt diferents.