Vídeo: Coordinadora Alcoià-Comtat pel Valencià - Bon 2017!! (Setembre 2024)
Jeff Weiner, director general de LinkedIn, va publicar recentment un article amb la seva única regla per eliminar reunions inútils: no hi ha presentacions. Arribo cap a on va, però és una afirmació absolutista i no puc dir que estic d'acord amb ell en el 100% de les circumstàncies.
Crec que la manera de celebrar millors reunions és, primer, comprendre quin tipus de reunions pretenen organitzar, i després organitzar-te i preparar-te en conseqüència. Fer uns senzills passos en la fase de planificació d’una reunió fa un llarg camí per fer-la més productiva per a tothom.
4 tipus de reunions
Al meu parer, hi ha quatre tipus de reunions. Si mai no heu pensat en el tipus de reunió que voleu celebrar, pot ser el problema del vostre problema.
Trobada de debats / col·laboració. Les reunions de brainstorming són exemples de reunions de discussió o de col·laboració. En aquest tipus de reunions, una o més de les parts implicades podrien participar a l'ordre del dia. La informació prové de diverses persones. Les reunions col·laboratives sovint també són reunions de resolució de problemes.
Reunió del registre d'entrada. El registre d'entrada és una reunió programada regularment, normalment al voltant d'un projecte en concret, que podria estar en curs o tenir una data de finalització prevista. Els escorcolls diaris són un exemple de check-in. Els check-in són adequats per assegurar-se que totes les parts implicades estiguin al dia de problemes, solucions, canvis, progressos, etc.
Reunió de treball. Les reunions de treball són un favorit personal. En una reunió de treball, teniu feina que cal completar. És tan senzill com això. Reunions de treball per a ajornar la demora al cap. Sovint són col·laboratius. Un exemple del que es pot aconseguir en una reunió de treball serien els programadors i les parts interessades que s’uneixen per implementar canvis de codi (per exemple, a un lloc web o un altre producte interactiu) que les dues parts només poden verificar de forma precisa en presència de les altres.
Com fer les trobades més productives
1. Programar ràpidament. Excepte en el cas de gestionar un projecte en curs o a llarg termini, odio les reunions programades a més de dues o tres setmanes. Sovint, abans de programar una reunió, hi ha converses entre totes les parts, per correu electrònic, telèfon o persona, i prefereixo tenir aquestes converses al cap abans de la reunió. Programa massa lluny i la informació pertinent es passarà del meu cap.
Quan intenteu trobar un temps adequat per a diverses persones que no posen a la seva disposició els calendaris, podeu utilitzar un lloc gratuït anomenat Doodle, que us permet crear un sondeig en el qual les persones puguin indicar les hores lliures.
2. Utilitzeu una línia de tema clara. En una invitació a una reunió, tenir una línia de temes clara és clau per a la productivitat de tothom. L’assignatura hauria d’indicar en poques paraules l’objectiu general de la reunió. Ajuda la gent a saber-ho abans que es mostrin o marquin a la reunió què haurien d’esperar.
Una línia de temes clarament escrita també pot indicar certes parts sobre el que necessiten preparar abans de la reunió.
3. Tenir una agenda o objectius. Cada reunió necessita una agenda o llista d’objectius. Depenent de la complexitat de la reunió, és possible que no necessiteu que sigui explícit, en aquest cas s'haurà d'indicar implícitament a la línia de l'assumpte. Un exemple és "Assumpte: programació per al número d'octubre de la revista": l'objectiu és completar aquesta tasca en una reunió de treball.
L’objectiu d’una reunió d’entrada és fer el registre d’entrada, revisar el progrés i plantejar-se preocupacions, de manera que probablement no necessiteu una agenda explícita d’aquest tipus de reunions.
Les reunions de discussió es beneficien realment de tenir una agenda. Tothom hauria de rebre l’agenda abans de la reunió. Us recomano incloure'l al camp de notes de la sol·licitud de reunió.
Quan el líder de la reunió pren temps per escriure una agenda o una llista bàsica d’objectius, també l’ajuda a solidificar en la seva pròpia ment l’objectiu de la reunió i com la dirigirà.
4. Definiu el líder de la reunió. Cada reunió necessita un líder o co-líders. En la majoria dels casos, el líder de la reunió és conegut implícitament: és qui ha convocat la reunió o té alguna cosa per compartir, en el cas d’una reunió informativa. A la reunió telefònica i de vídeo xat (per exemple, Webex), sovint és la persona que inicia la trucada.
La pitjor reunió absoluta a la qual vaig assistir no va tenir cap líder i, a la meitat de la reunió, em vaig adonar que diverses parts implicades pensaven que havia de dirigir la reunió. Va resultar alhora furiós i mortificador, per no parlar del tot improductiu. En una altra escena temerària, una vegada vaig convocar una reunió, la vaig programar i tenia la intenció de dirigir-la, només que un altre col·lega la fes càrrec completament, també irritant.
5. Perdeu la tecnologia, però feu la demostració. Sí, aquest article pretén tractar temes relacionats amb la tecnologia, i sí, us dic que perdeu almenys part de la vostra tecnologia per celebrar reunions més productives. Abans de perdre el vostre temps creant un deck de PowerPoint, pregunteu-vos: "En realitat necessiteu una presentació?" Si la resposta és afirmativa, recordeu que les diapositives s'han d'utilitzar per mantenir la gent compromesa i reforçar els vostres punts; no us serveixi per vosaltres. A les tovalloles estelades no hi ha ningú impressionat i ningú no vol veure un vídeo quan hagi arribat a sentir-vos parlar o que hagi discutit amb vosaltres.
Si teniu un producte o servei per mostrar, demostreu el seu funcionament! No mostreu imatges ni vídeos. Doneu-los el veritable McCoy.
Si voleu donar certa informació a tots els assistents d’una reunió, incloses fotografies i vídeos, envieu-los abans de la reunió perquè es familiaritzin amb el material, que serà més productiu per a tothom. Aleshores, podreu dedicar-vos al fons de la qüestió i, probablement, també en molt menys temps.
