Organitza’t: deixa de lluitar el correu electrònic amb més correu electrònic

La sobrecàrrega de correu electrònic és un gran problema de productivitat en el lloc de treball. Em trobo amb tota la gent que es queixa del correu electrònic, dient que és aclaparador, desitjant que hi hagués un interruptor desactivat per a tots els nous missatges que es posessin a les seves bústies de sortida.

Moltes d’aquestes mateixes persones, però, es fixen al correu electrònic de tal manera que acaben agreujant el problema. El que veig són les persones que intenten combatre el correu electrònic amb més correu electrònic, que al seu torn genera cada cop més correu electrònic. Com que es troben amb una misèria per correu electrònic, no solen veure el que passa clarament, així que no tenen ni idea que ho empitjoren.

Hi ha algunes maneres en què he notat que la gent es dispara a peu mentre intenta fer front a la sobrecàrrega de correu electrònic.

No utilitzeu la vostra safata d'entrada com a llista de tasques pendents

El primer exemple de gent que empitjora els seus problemes de correu electrònic són els llistats de tasques , ja que m’agrada anomenar-los. Els llistats de tasques pendents deixen correus electrònics a les seves bústies de sortida quan el missatge conté una tasca o desencadena la memòria d’una tasca assignada. És a dir, fan servir la safata d'entrada com a llista de tasques.

Penseu en com les persones solen assignar tasques per correu electrònic. Rarament la tasca s’indica clarament a la temàtica. El receptor ha d’obrir i llegir el correu electrònic per conèixer els detalls de la tasca. Tanmateix, molt probablement, el missatge no tindrà tota la informació que el receptor necessita, com ara un termini o altres detalls sobre la tasca. Un intercanvi de missatges d’anada i tornada aclareix la tasca i acaba creant un nou missatge de correu electrònic cada vegada que succeeix. En resum, les bústies de sortida de correu electrònic són llistes de tasques molt fàcils.

Un altre problema és que els llistats de tasques han de revisar constantment cada correu entrant per veure si conté una tasca i, si no ho fa, es desfan del correu ràpidament. Els llistats de tasques acaben desherbant sense parar.

Pitjor, els llistats de tasques s’acostumen a comprovar les seves bústies d’entrada per a les tasques diàries i, sovint, acaben enviant-se per correu electrònic els recordatoris d’altres coses que volen fer.

Si el correu electrònic és un problema, per què voleu crear més correu electrònic d'aquesta manera?

Tot i això, els llistats de tasques no poden veure com el seu sistema empitjora. Sovint defensen que l'ús de la seva safata d'entrada com a llista de tasques és l'únic que funciona. Però si aquesta mateixa persona se sent desbordada pel correu electrònic, és clar que no funciona. Hi ha algunes solucions i arribaré a elles en un moment.

Deixeu d’enviar el missatge de correu electrònic

Vaig parlar recentment en una retirada corporativa sobre la gestió de correu electrònic. Per preparar-me per a la xerrada, vaig parlar amb alguns empleats i vaig saber que molts d’ells gestionaven grans volums de correu electrònic, de vegades 1.000 missatges al dia, amb Nudgemail. Van pensar que era una manera perfectament sana de gestionar el flux.

Nudgemail és una eina freemium que us permet retardar fonamentalment el correu electrònic mitjançant una configuració d'un moment en què tornarà a aparèixer a la safata d'entrada com a missatge nou. "Essencialment" és una paraula molt important aquí.

La majoria de funcions d’amortització, com les de SaneBox o algunes de les millors aplicacions de correu electrònic, amaguen el missatge original de la safata d’entrada i, a continuació, tornen a aparèixer com a nou missatge de lectura no llegit en el moment que trieu. Nudgemail funciona una mica diferent. Quan l'utilitzeu per retardar el correu, el correu electrònic original es queda a la safata d'entrada i apareixerà un missatge nou a la part superior de la safata d'entrada, amb el fil complet del missatge original citat.

No em facis mal. Nudgemail és una excel·lent eina i, en algunes circumstàncies, és una gran solució. Qualsevol que vegi la safata d'entrada com un flux d'informació en lloc de punt de recollida de comunicacions que s'ha de processar, pot fer-ho bé per utilitzar-lo. Però quan els treballadors em diuen que el nombre elevat de missatges de les bústies de sortida no els pot fer la feina i un 20 per cent dels missatges són missatges repetits en forma de Nudgemails, aquest és un problema.

Per la qual cosa els llistats de tasques poden negar el fet que el seu sistema està trencat, alguns usuaris de Nudgemail el converteixen en una muleta. Estan tan enganxats als seus hàbits actuals que no poden imaginar una solució millor.

No responguis tan ràpidament

Molt sovint, respondre a un correu electrònic és una manera de reconèixer el missatge d’una altra persona sense avançar realment la conversa. Imagineu-vos un correu electrònic de companys de feina per demanar la vostra opinió sobre una presentació. Encara no heu mirat la presentació. Segons el vostre lloc de treball, potser seria més acceptable respondre ràpidament amb "No ho sé. Encara no he mirat" que esperar dues hores fins que hagueu vist i format una opinió. Quan saltes a respondre ràpidament, fins i tot si el missatge no és substantiu, generas un excés de correu electrònic. Si la cultura de l'empresa t'empeny cap a aquest comportament, és millor que també ho facin les altres persones.

Es pot considerar que una persona que retarda el seu missatge de correu electrònic és una mandra o no és un jugador d'equip, tot i que l'espera de respondre a un correu electrònic és una manera molt més lògica i productiva de fer-ho. Però és completament endarrerit i, per correu electrònic, us heu de separar.

El que acaba passant és que la gent respongui als missatges només per passar-los. Diguem que Raj demana l'opinió de Sarah d'alguna cosa i ella respon: "No estic segur. Què en penses?" Ara la pilota està de nou a la pista de Raj, i l’únic li queda per respondre si només és que Sarah tindrà un nou missatge sense llegir a la safata d’entrada que li recorda que en realitat contestarà aquesta vegada.

Un altre exemple que és comú per a gent dels departaments d'assistència, com ara les informàtiques, és que configuraran una adreça de correu electrònic genèrica perquè els empleats puguin presentar els bitllets d'ajuda, com ara quan un empleat es desprèn que el seu equip està trencat, i que necessita obtenir ajuda ràpidament, pot oblidar-se del correu electrònic genèric i, per contra, enviar-li un missatge de correu electrònic a la persona que coneix a TI Aquesta persona informàtica hauria de tenir cura del problema? Ignoreu el correu electrònic? Responeu i digueu a l'empleada que necessita fer servir l'adreça d'ajuda informàtica correcta? CC el seu cap? Què és el que cal fer?

Sovint la resposta, alimentada pel pànic i la frustració, només genera més correu electrònic (i crea tensió). Un cop més, és un exemple de cultura de l'empresa que crea expectatives sobre una resposta ràpida que és el problema principal. Però podeu defugir d’aquest patró sense pertorbar la pau i generar menys missatges de correu electrònic com a resultat.

Solucions de correu electrònic excessiu

Com deixem de generar correus electrònics excessius? Algunes solucions són senzilles i ràpides, i una persona pot fer-les sense el suport de l'empresa.

En l'exemple anterior, la persona del personal de TI podria probablement solucionar el problema en el moment de tenir una conversa cara a cara (o trucada telefònica amb un empleat remot), en lloc de respondre per correu electrònic. Si la persona informàtica respon per correu electrònic, el company de feina que ho necessiti probablement no el llegirà de prop. Recordeu-la, ja està estressada pel seu problema informàtic. Pot semblar de tecnologia molt baixa, però enfrontar-se a la companya de feina de forma tranquil·la i professional, l'ajudarà a recordar el protocol adequat per presentar els bitllets d'ajuda en el futur, sobretot si la persona informàtica explica quines altres feines tenien prioritat en el futur. moment. Explicar en persona fa molt.

Una altra manera de deixar de generar correu electrònic excessiu per si mateix és trobar bones eines d’assistència de correu electrònic que us ajudin a retallar el correu electrònic a la safata d’entrada, en lloc de propagar-lo, com fa Nudgemail. SaneBox (aproximadament 7 dòlars mensuals) és la solució que recomano. Mailbird és una aplicació de client de correu electrònic que inclou una opció d’atardament i altres funcions que també poden ajudar-vos.

Deixeu d'utilitzar la safata d'entrada com a llista de tasques, tant per a tasques personals com per a tasques relacionades amb el treball. Ara hi ha tantes eines excel·lents que són molt millors per assignar tasques, fer-ne el seguiment, actualitzar els detalls sobre elles, etc., que no depenen del correu electrònic. M'agrada Todoist, tot i que Wunderlist també és una excel·lent aplicació.

Si podeu convèncer el vostre equip o departament de treball perquè triï una millor eina per a tasques de tasques, realment estareu en una forma molt millor. A banda de les aplicacions de gestió de projectes de força completa, hi ha altres aplicacions de col·laboració lleugeres, fàcils d’utilitzar, més ràpides d’instal·lar i que poden ser una millor solució als reptes del vostre equip.

Per obtenir més informació, consulteu els meus altres consells sobre com reduir la sobrecàrrega de correu electrònic de l’oficina.