Organitzar-se: fer-se càrrec dels teus impostos

Tant si pagueu els vostres impostos com si pagueu un comptador per obtenir ajuda professional, l’únic que podeu fer per aconseguir que el procés funcioni sense problemes - i assegureu-vos que no us perdeu cap tipus de diners ni reduccions d’impostos - és organitzar els vostres documents fiscals. Però, com ho fas?

Com moltes tasques d’organització, fer que els impostos estiguin en ordre és més un hàbit que hauria de viure durant tot l’any que una feina de neteja única. Com veureu, és un joc d’avançar i endarrere.

Comença per anar endavant

Tot i que el termini per presentar impostos sobre la renda dels Estats Units als Estats Units és el 15 d'abril, hauríeu de començar a organitzar els vostres impostos l'1 de gener, és a dir, per a l'any que ve. Comença a desenvolupar nous hàbits per estalviar formularis de donació, rebuts de despeses elegibles i altres documents per a l'any en curs. Dit d’una altra manera, comenceu a organitzar els vostres rebuts del 2014 que envieu el 2015.

En molts projectes organitzatius, és fàcil dirigir la vostra atenció cap al retard, però sovint és més beneficiós crear un millor sistema per avançar. La data de presentació de l'any vinent serà aquí abans que ho sàpigues.

Ja he iniciat una carpeta amb l'etiqueta "Impostos del 2014". Tan aviat com tingui un document pertanyent a aquesta carpeta, com ara un rebut per correu electrònic de fer una donació en línia, el posaré immediatament allà. Si tinc un document de paper, el deixaré en una carpeta a la part superior del meu escàner fins al cap de setmana, quan tinc la possibilitat de digitalitzar-lo i afegir-lo a la carpeta virtual.

Posar aquests documents al seu lloc ràpidament, a mesura que els reculls, és realment la clau per facilitar els vostres impostos més endavant. (Per obtenir més bones pràctiques sobre la gestió de les carpetes de l’ordinador, vegeu Organitzar-se: Utilitzeu carpetes per desbloquejar l’escriptori.)

Heu de conservar els originals de paper?

Diguem que escanegeu els vostres documents fiscals en paper. També heu de conservar els originals?

"Quan la gent digitalitza paper, de vegades se sent obligat a conservar els originals, però pel que fa a l'IRS i al govern, les còpies digitals dels rebuts i dels documents són acceptables", segons Chris Barbier. Barbier és vicepresident de la gestió de productes de The Neat Company, que fa dels productes d’escàner d’escriptori Neat, com ara l’escàner de documents NeatConnect i la solució d’emmagatzematge en línia de NeatCloud. Va ser també un CPA durant diversos anys. Una de les àrees d’especialització Neat és detectar i etiquetar automàticament determinats tipus de documents fiscals quan els escanegeu.

Organitzeu per any, després per mes i, finalment, per impostos

Per a tots els vostres documents, tant en paper com digital, etiqueta les vostres carpetes per l'any impositiu, no l'any en què presenteu aquests formularis.

Barbier recomana la següent jerarquia per etiquetar i organitzar més:

• Curs
• Mes o data
• Categoria d'impostos (és a dir, on es mostrarà el document amb els vostres impostos).

Si pagueu un comptable per preparar els vostres impostos, diu Barbier, aquest mètode de classificació podria acabar estalviant-vos diners perquè heu organitzat tots els documents ja per a ell o ella, i així les hores de facturació seran menys. "No vol pagar al comptable per organitzar una caixa de sabates de documents", afirma.

Mirar cap enrere

Quan arriba el moment de presentar els impostos, la majoria de persones comencen a mirar enrere la presentació de l'any anterior (tret que, per descomptat, hagi sortit malament, per descomptat). A menys que vostè o la vostra empresa hagin tingut un canvi important d’estat (com comprar una casa o casar-se), les deduccions i formularis que envieu aquest any seran similars o iguals a l’any anterior. Utilitzeu aquests formularis antics com a guia, com una llista de comprovació, per assegurar-vos que no us perdi res.

Si presenteu els vostres impostos, feu una ullada a la nostra llista dels millors programes d’impostos del 2014. Per a la preparació i presentació d’impostos en línia gratuïta, l’elecció dels nostres editors és Federal Tax Free i per als serveis de pagament, TaxACT Ultimate Bundle és els nostres editors. "Elecció. (Tingueu en compte que PCMag no recomana que tots els contribuents nord-americans utilitzin un servei de presentació d’impostos en línia. En molts casos, especialment per a qualsevol persona amb una declaració d’impost complexa, un preparador d’impostos humans és una opció més segura.)

A partir d’aquestes ressenyes, vaig presentar els impostos del 2012 i del 2013 mitjançant TaxACT, que té l’opció d’importar la informació de l’any anterior per ajudar-vos a guiar-vos durant l’any en curs. També m’ha agradat que a TaxACT fos fàcil utilitzar les eines d’ajuda per buscar un formulari d’interès hipotecari que tenia a la mà, però que no apareixia automàticament en seguir l’assistent de preparació d’impostos. Acabo d'escriure el número del document i un enllaç em va portar directament a la pàgina on podia introduir la informació.

Fa una còpia de seguretat i esborra

Si aspireu a portar una vida sense papers i heu reduït tots els vostres documents relatius als impostos en paper, heu de fer una còpia de seguretat dels vostres impostos digitalitzats.

"Hi ha qui té por d'utilitzar el núvol per a una cosa tan sensible com els documents fiscals, però sempre voleu tenir una còpia de seguretat en algun lloc, ja sigui un altre ordinador, una unitat externa o el núvol", afirma Barbier. I, certament, hi ha moltes opcions de programari per ajudar-vos a fer una còpia de seguretat de les dades del vostre ordinador, però, amb documents delicats com ara formularis d’impostos, heu de prendre precaucions addicionals?

Mark Grace, vicepresident del negoci global de consum de Absolute Software (que fa de LoJack per a ordinadors portàtils), està menys preocupat per la informació del núvol i més preocupat per les còpies oblidades de documents que queden al vostre telèfon intel·ligent o ordinador. Diguem que obtingueu una foto ràpida del vostre formulari W2 i la pengeu a Evernote, on OCR fa que es pugui cercar el text de la imatge. Em sembla una idea fantàstica, però la foto encara és possible al vostre telèfon. "En el moment en què feu fotografies dels vostres documents delicats, us poseu en risc. No hi ha cap manera d'evitar aquest escenari", diu Grace.

"És evident que hi ha una indústria massiva al voltant de la digitalització dels impostos", diu Grace, "però crec que heu d'estar atents al respecte". Segons ell, ha de tenir una mica de responsabilitat per eliminar còpies de documents que puguin residir en llocs que oblidareu, com ara el rotllo de la càmera del telèfon.

A més de fer una còpia de seguretat dels vostres impostos, Grace recomana utilitzar un servei tant en els vostres dispositius mòbils com en els portàtils que us permetran esborrar-los de forma remota en cas de pèrdua o robatori. "Els lladres estan interessats a trobar les vostres dades quan roben un dispositiu".

Diners al banc

Esperem que aquest any obtindreu una devolució de l’impost sobre greixos. Quan el resultat d’una declaració d’impost és a favor, com més aviat es presenti, en general, més ràpidament obtindrà aquest reintegrament. Si organitzeu els vostres rebuts, documents i papers ara per a la presentació de l’any que ve, potser obtindreu efectiu de l’any que ve encara més aviat. I com més aviat tinguin els diners, més aviat podreu començar a obtenir ingressos per interessos… que podreu informar l'any següent.