Vídeo: Organitza i conserva els teus arxius digitals | UOC (Setembre 2024)
Als experts els agrada dir que les reunions maten la productivitat. Les reunions innecessàries i mal planificades, certament, sí. Però són necessàries algunes reunions. Les reunions poden segellar nous acords comercials. Poden llançar equip en noves empreses productives. Poden corregir el curs d'un projecte que no ha estat correcte. I poden facilitar la camaraderia entre els col·laboradors que no poden estar junts al mateix espai. Quan haureu de tenir una reunió absolutament, necessitareu alguns consells per fer reunions més productives, així com el programari adequat per fer-ho.
Programació
Probablement, Outlook em ve al cap com el típic programari d’oficina que s’utilitza per programar reunions, però trobo que moltes de les funcions d'Outlook són malabarses i difícils d’aprendre a utilitzar com es pretenien. Si tots els participants de la vostra reunió són usuaris especialitzats de l'Outlook, probablement podeu trobar un moment per reunir-vos que funcioni per a tothom, reservar una sala de conferències i obtenir aquesta reunió al calendari sense fer res més que Outlook. Necessito quelcom més senzill, i sóc una mica afeccionat a les organitzacions, de manera que només puc imaginar com se sent els altres sobre Outlook com a eina de programació.
Doodle.com és aquesta solució senzilla. És un dels meus llocs web preferits per planificar reunions i reunions. Doodle.com és un lloc web i un servei gratuït que fan que la programació sigui tan senzilla com crear un sondeig. Vós convideu la gent a la enquesta (enviant un URL o invitant-los directament a Doodle) i comproven els horaris de marques disponibles segons les opcions que el creador de les enquestes ofereix. És un somni d'eficiència fet realitat.
Per obtenir més informació sobre Doodle, vegeu la meva entrevista amb el fundador de Doodle, Michael Naef, que inclou un vídeo que mostra com funciona Doodle.
Servei d'allotjament virtual
Webex i GoToMeeting són dos dels serveis de reunions virtuals més coneguts que, segons la meva experiència, solen ser utilitzats per persones les empreses de les quals ja tenen un compte amb aquest proveïdor. Els comptes pagats són plens de funcions, com ara la possibilitat de gravar reunions, parlar amb altres participants, compartir tot el que passa a la pantalla de l’ordinador d’algú, connectar diverses càmeres web i molt més. GoToMeeting requereix una instal·lació de l'aplicació instal·lada per utilitzar.
Webex ofereix un compte gratuït (GoToMeeting no), però inclou algunes limitacions molt ajustades. Per exemple, només una persona pot acollir reunions i el nombre màxim de persones a la reunió és de tres. Tothom a la reunió ha de fer servir el VoIP perquè no és compatible el telèfon d'entrada i l'amfitrió pot compartir els seus escriptoris, pissarres i documents, però no aplicacions ni res que funcioni de forma remota. Així que si utilitzeu qualsevol d'aquests serveis, probablement voldreu el compte de pagament.
Join.me és una altra opció més popular per acollir reunions virtuals. Igual que Webex, té una opció gratuïta, però amb limitacions soltes en les limitacions. Un compte Join.me gratuït accepta fins a 10 participants en una reunió virtual, suporta la compartició de pantalla i la capacitat de compartir el control (és a dir, lliurar algunes de les tasques d’allotjament a un altre participant).
MeetingBurner (gratuït; comptes Pro des de 39, 95 dòlars mensuals) és una altra opció que s'executa al navegador sense necessitat d'instal·lacions. Amb un compte gratuït, podeu celebrar reunions de fins a deu persones, però VoIP no és compatible; Skype, però, funciona correctament dins del servei.
Skype no és una mala eina per acollir determinats tipus de reunions, però no sempre és tan fiable com algunes d’altres. Igual que amb les altres eines, un compte gratuït d’Skype inclou diverses limitacions (cap intercanvi de pantalla és el gran per a les reunions i la videoconferència amb una altra persona), però pot ser una opció còmoda quan necessiteu tenir àudio ràpidament. truca amb persones que estan repartides per tot el món… i que ja tenen comptes de Skype.
Col·laboració cara a cara
La majoria de les eines del seminari web esmentades anteriorment faciliten la col·laboració virtual en línia, però quan tothom està a la mateixa sala i pot parlar de forma presencial, m’agrada fer servir eines de menys gestió.
Google Drive (gratuït) és útil a l’oficina perquè diverses persones poden actualitzar documents en temps real. Podeu veure quan algú altre està editant o veient el mateix document que teniu obert. Google Drive no és ideal per a dispositius mòbils, malauradament. Encara veig que és molt més fàcil d’utilitzar en un ordinador portàtil durant les reunions que a través de l’aplicació de l’iPad de Google Drive, per exemple.
Asana ha agafat el món de la col·laboració per tempesta amb la seva excel·lent eina col·laborativa en línia de gestió de tasques (i de gestió de projectes). És un servei fantàstic que podeu utilitzar durant els vostres cicles de treball i mostra el seu valor durant les reunions per crear noves tasques, com ara accions de seguiment assignades a persones al final d’una reunió.
Prenent notes
Evernote (gratuït a 45 dòlars mensuals per la prima) és el goril·la de 800 lliures de presa de notes, i el faig servir furiosament durant les reunions. M'encanta que tingui una funcionalitat de gravació d'àudio integrada que em permet capturar tota la conversa per si necessito referir-me més endavant. També és excel·lent en un dispositiu mòbil per la seva funció de càmera. Captura una imatge d'una pissarra, penja-la a Evernote i OCR analitza tot el text de la imatge i es pot cercar completament.
Minutes.io (gratuït), dissenyat amb el propòsit explícit d’ actuar actes de reunions, funciona en un navegador però funciona tant en línia com fora de línia. Quan se us demana que prengueu notes oficials per a una reunió de manera inesperada, minutes.io es llança ràpidament i funciona bé, donant-vos una plantilla per a la tasca a punt.
