Taula de continguts:
Vídeo: Tasks vs. Subtasks in Asana (Setembre 2024)
Contingut
- Organitzeu-vos: Utilitzant Asana en els negocis
- Organitzeu-vos: Asana in Business continua
A mesura que el correu electrònic i les reunions continuen perdent el nostre temps, les empreses i els equips de les empreses es troben desesperats per trobar noves maneres de treballar que es basin menys en aquests dos dimonis. "Asana o bust", afirma Mark Arnoldy, director general de Nyaya Health, una organització progressiva sense ànim de lucre que abasta l'eficàcia en la cultura de la seva empresa en nom de fer arribar la salut a la gent del Nepal rural. Nyaya Health utilitza un flux de treball i una eina de gestió de projectes anomenada Asana en gairebé tots els aspectes del seu negoci. La fan servir per fer un seguiment de campanyes de recaptació de fons, planificar com aconseguir pacients del Nepal rural a hospitals de Katmandú i, fins i tot, utilitzar-lo per provar l’alfabetització informàtica dels sol·licitants de feina.
Tot i que he utilitzat Asana jo des de fa temps, volia explorar més completament com es pot utilitzar en empreses per agilitzar la comunicació i fer equips més eficients. Vaig visitar Arnoldy i l'assistent executiva de Monica Landy a la seu de Nova York a Nyaya Health per tenir un millor coneixement del funcionament de l'eina en un entorn empresarial real.
Què és Asana?
Per a descriure Asana, necessiteu desempaquetar aquells que no l'han utilitzat mai. És en part una llista de tasques i, en part, una eina de col·laboració complexa. Podeu utilitzar-lo per a la gestió de projectes o per fer el seguiment d’un sol·licitant d’empleats mitjançant el procés de contractació. És obert i flexible de la mateixa manera que ho és Evernote, cosa que significa que de vegades els usuaris que acaben de mirar acaben mirant una pissarra en blanc, no saben com començar. Però, un cop hi esteu, Asana, com Evernote, es pot convertir en el que necessiteu.
Asana viu al núvol i la interfície primària està en línia (a asana.com). Hi ha algunes aplicacions mòbils, però la interfície web és molt millor i més capaç. Asana té la possibilitat de col·laborar fins a 15 persones, amb comptes pagats a partir de 50 dòlars al mes i pujant des d’allà en funció del nombre de membres de l’equip. Us recomano que utilitzeu un compte gratuït almenys dos o tres mesos amb un grup reduït de persones per provar les seves aigües i aprendre les cordes, ja que utilitzar Asana es basa molt efectivament en adaptar-lo al vostre flux de treball i a les vostres necessitats.
Com es pot veure al vídeo que es troba a la part superior d’aquest article, en el seu nucli principal, Asana et permet anotar tasques, assignar-les a algú (inclòs a tu mateix), afegir una data de venciment, fer notes sobre la tasca i afegir seguidors que puguin vigila el teu progrés o contribueix a la conversa al seu voltant.
Les tasques poden tenir sub-tasques. Totes les tasques es poden arrossegar i deixar caure a una ubicació adequada. I podeu afegir capçaleres de secció a les vostres llistes de tasques per indicar bé el que voleu. Les capçaleres de secció són línies de demarcació i són útils per ajudar-vos a desglossar les parts components d’un procés molt gran o complicat. Podeu aprendre molt més sobre el funcionament d’Asana en general veient alguns dels vídeos tutorials que ofereix Asana.
Alguns dels usos generals d’Asana en els negocis inclouen
- contractació, contractació i seguiment de sol·licitants
- nova formació dels empleats i llista de comprovació per començar a l'empresa
- gestió de projectes
- gestió de fluxos de treball
- gestió de llistes .
Quan em vaig reunir amb l'equip de Nyaya Health, em van mostrar com es veuen i funcionen alguns d'aquests usos als seus comptes d'Asana.
Asana en Business in Action
Nyaya Health compta amb cinc persones a Nova York, quatre a Boston, una a Katmandú i uns 165 membres i voluntaris a terra del Nepal, on la connexió a Internet no sempre està disponible. Els membres de l’equip central de l’oficina als Estats Units són els usuaris principals d’Asana, tot i que alguns administradors del Nepal utilitzen també el sistema per coordinar-se.
El conseller delegat, Mark Arnoldy, va començar a utilitzar Asana per a la seva tasca personal el 2012, i uns mesos després, va portar l’eina a casa. Des de l'any, va crear una cultura de l'empresa al voltant d'Asana, dient als seus empleats que només funcionarà si té la compra completa de tots. Per tant, "Asana o bust".
A continuació, es detallen algunes de les maneres d’utilitzar Asana que vaig trobar més aviat inventives:
Llista: Àrees de responsabilitat. Una de les maneres en què l'equip d'Arnoldy utilitza Asana és mantenir una llista de responsabilitats dins de l'organització i a qui corresponen. Tenen un projecte anomenat Àrees de responsabilitat, en el qual cada tema o tasca de la llista és una responsabilitat, com ara el programa intern de NYC, la coordinació assistencial de Crowdfunding i l’auditoria 501c3. El responsable es classifica com a destinatari de la tasca adequada. Tothom a Nyaya té accés a aquest projecte. Quan algú hagi de determinar qui és la persona adequada dins de l’organització per a una qüestió a l’abast, només pot consultar la llista. Arnoldy diu que un benefici secundari d’aquesta llista és que les persones senten més propietat per les seves àrees de responsabilitat quan el seu nom apareix al costat d’un, clar com dia, perquè tothom ho vegi.
Seguiment: sol·licitants d’ocupació . Quan un lloc a Nyaya està obert, l'equip de contractació recorre a un projecte que tenen per al seguiment dels sol·licitants de treball. Les capçaleres de la secció d'aquest projecte mostren les diferents etapes de la revisió dels candidats. La "tasca" és el nom del sol·licitant. Totes les notes relacionades amb el sol·licitant i les seves entrevistes es mantenen en la tasca de comentaris. Quan el candidat passa cada etapa, l'equip contractant arrossega la persona / tasca a la cadena per aparèixer a sota de la següent capçalera de secció adequada. Per exemple, si un candidat anomenat Sandeep passa el seguiment del correu electrònic i l'entrevista telefònica, la tasca "Sandeep" es trasllada a la següent fase, "entrevista presencial", etc. mentre passa fins que es fa una oferta de treball. Quan Nyaya troba grans empleats potencials que no poden adoptar una posició en aquest moment, els traslladen a un altre projecte (de nou amb capacitats arrosseguades). El resultat és una piscina atalent per a futures oportunitats de contractació. Totes les notes sobre l’entrevista del candidat encara es guarden amb la tasca de conservació, de manera que és fàcil fer referència a un fitxer encara que es refereixi a una entrevista que va tenir lloc fa un any.
Prova: noves habilitats de contractació. Un altre ús inventiu d’Asana en el procés de contractació de Nyaya Health és convidar els candidats a un espai de treball d’Asana i assignar-los algunes tasques. Com responen les tasques? Què tan bé responen a les preguntes que es fan als comentaris a les tasques? Poden esbrinar com utilitzar Asana en funció del que veuen a la interfície? Segons Arnoldy i Landy, aquesta prova no només els permet veure com pensen els candidats a través de problemes difícils, sinó que també posa a prova la seva alfabetització informàtica. No busquen experiència en Asana, però volen confirmar que les persones que contracten són eficients per aprendre i utilitzar noves tecnologies.
Replica el programari. Arnoldy va admetre que de vegades la seva empresa investiga altres programes de productivitat que el seu ànim de lucre potser vulgui utilitzar, però normalment pot replicar la seva funcionalitat fonamental a Asana, sense gastar diners addicionals. El personal de Nyaya crearà plantilles a Asana per a una determinada funció, després duplicarà la plantilla i canviarà el nom quan tinguin un projecte realitzat. Les convencions de nom, és a dir, la forma de posar el nom del projecte, es troben al títol de la plantilla. Per exemple, una plantilla per a un nou projecte de desenvolupament s’anomena: "TEMPLA DE SUBMISSIÓ; ENTITAT: TÍTOL DEL PROJECTE: DATA DUE (GESTIÓ DE PROJECTES)". Vostè no pot ser molt més clar que això.
