Organitzeu-vos: utilitzant la safata d'entrada vip a iOS

Diguem, només per motius d’argument, que pateixes de sobrecàrrega de correu electrònic. Et trobes a les males herbes de la teva safata d'entrada. Els missatges importants es perden sovint entre els problemes de les publicacions de missatges de llistes, les actualitzacions de resum de les xarxes socials i els missatges dels amics sobre els plans socials de la setmana que ve. Una de les solucions més ràpides i senzilles per als usuaris d’iOS és utilitzar la funció VIP a l’aplicació Mail.

Ara, no dic que sigui la millor solució, ni una que funcioni per a tothom, al contrari. La safata d'entrada VIP només alleujarà els percentatges de correu electrònic si compleix uns criteris (descrits una mica més endavant).

En general, crec que la manera de resoldre veritablement la sobrecàrrega de correu electrònic és desenvolupar hàbits que t’ajudin a mantenir-se al capdavant dels teus missatges dia rere dia. (Tinc almenys 11 consells com per gestionar el correu electrònic mitjançant comportaments consistents.) Però una aplicació o funció de vegades pot ajudar-vos a tornar a posar el cap per sobre de l’aigua, cosa que heu de fer abans de poder començar a desenvolupar millors hàbits diaris.

Què és la safata d'entrada VIP?

La safata d'entrada VIP és una característica de l'aplicació Mail a iPhone, iPad, iPad mini i iPod touch. Ordena a una àrea especial tots els missatges de la safata d'entrada de les persones que marqueu com a "molt importants". No mou cap correu electrònic. En el seu lloc, destaca només els correus electrònics importants en una safata d'entrada independent perquè siguin més fàcils de veure i no es perdin entre coses menys importants.

La safata d'entrada VIP també inclou configuració de notificació, de manera que podeu escoltar un so personalitzat i rebre alertes visuals quan els missatges nous de persones molt importades arribin a la vostra safata d'entrada.

Com funciona la safata d'entrada VIP?

La safata d'entrada VIP bàsicament només ressalta els missatges de persones importants mitjançant la publicació independent. No mou cap missatge. No crea duplicats de missatges. Penseu en això com afegir automàticament una etiqueta "VIP" a qualsevol missatge de correu electrònic d'una persona molt important que es trobi a la safata d'entrada i, a continuació, mostrar només aquells missatges etiquetats a la safata d'entrada VIP.

Com configurar una safata d'entrada VIP

Als iPhones i iPads, l'aplicació Mail ja inclou una safata d'entrada VIP i tot el que heu de fer per activar-la és començar a marcar persones com "persones molt importants".

1. Des de l'aplicació Mail, feu clic a la icona del cercle blau amb la fletxa blanca cap a la dreta.

2. Toqueu "Afegeix VIP" i sereu dirigits a la vostra llista de contactes. Podeu seleccionar qualsevol contacte que el seu nom aparegui en text negre. El text gris indica que no teniu una adreça de correu electrònic per a aquesta persona (o la persona ja està marcada com a VIP).

3. Quan acabeu d'afegir VIP, podeu personalitzar la configuració amb el botó "Alertes VIP". Aquest botó és una drecera a la configuració de notificació VIP. També podeu accedir-hi d’aquesta manera:

Configuració> Notificacions> Correu> VIP.

Aquí, podeu activar les alertes d'àudio i visuals que us permetran saber quan arriba el nou correu VIP.

Com aprofitar millor la safata d'entrada VIP

Crec que hi ha dues maneres d’utilitzar la millor manera d’utilitzar la safata d’entrada VIP.

Primer, marcar com a VIP no més de sis persones. Si teniu massa VIP, derrota totalment el propòsit.

En segon lloc, utilitzeu-lo per separar el blat de la corfa a les bústies de sortida actuals. Quan activeu la safata d'entrada VIP, es visualitzen els missatges existents a les bústies de sortida, així com el correu de nova entrada. Si teniu centenars de missatges a les vostres diverses bústies de sortida, però només voleu veure el correu de la vostra mare, el vostre cap i l’altre que és important, tot el que haureu de fer és marcar només aquestes tres persones com a VIP, i el vostre iPhone o iPad. es mostren només els seus missatges en segons.

És important tenir en compte que la safata d'entrada VIP només mira els missatges de la safata d'entrada, però ho fa a tots els comptes de correu electrònic configurats a l'aplicació Mail. Tanmateix, no contempla el correu emmagatzemat als arxius o altres carpetes. És crucial saber-ho. No és una funció de cerca directa.

La safata d'entrada VIP és per a vostè?

L'ús de la safata d'entrada VIP us pot ser útil si compleix els criteris següents:

• el nombre de missatges de la safata d'entrada, però no necessàriament dels seus comptes de correu electrònic, és aclaparador
• Sovint trobeu a casa missatges de correu electrònic importants d’un bon nombre de persones seleccionades
• Ara mateix, heu de comprovar si heu perdut algun missatge de correu electrònic important d’un bon grapat de persones seleccionades
• no arxiveu missatges a altres carpetes (inclosa la "notificació" o la publicació de missatges mitjançant l'aplicació Bústia de correus)
• necessiteu una manera ràpida de millorar la vostra experiència d’entrada, ja que actualment és un desastre que és impossible fer altres mesures cap a la creació d’un sistema organitzat per a la gestió del vostre correu.

Al cor de la safata d'entrada VIP hi ha la compartimentació. Els meus hàbits organitzatius giren en gran mesura en diferents maneres de compartimentar la informació, de manera que només em pugui dedicar a allò que necessito. Aquesta és una gran raó per la qual crec que la funció VIP pot ser valuosa per al tipus adequat d’usuari.

Recursos addicionals

Si els punts anteriors no us descriuen realment ni el que necessiteu, una solució alternativa que us pot ajudar a reclamar una safata d'entrada desordenada ràpidament mitjançant un tipus diferent d'ordenació i compartimentació és SaneBox (a partir de 6 dòlars mensuals amb prova de 14 dies gratuïta). SaneBox bàsicament neteja la safata d'entrada de manera que només contingui missatges de persones amb qui heu correspost anteriorment. Tots els altres missatges s’incorporen a una nova carpeta, que realment heu de comprovar periòdicament perquè el servei sigui efectiu.

Per obtenir més consells sobre gestió de correu electrònic, vegeu:

• 11 consells per gestionar el correu electrònic
• Com evitar la sobrecàrrega de correu electrònic
• Com configurar les plantilles de correu electrònic
• Com gestionar els butlletins informatius i els correus electrònics d’oferta diària
• Com reduir el correu electrònic no desitjat