A casa amb l’oficina 365

Escriure sobre Microsoft Office no és com revisar un producte; és més com escriure un document científic sobre "L'aire que ens envolta". Office és tan omnipresent i tan dominant en la seva categoria que, com passa amb Google per a la cerca o Adobe Photoshop per a l’edició d’imatges, l’Excel, PowerPoint i Word de la suite s’han convertit en escassos recursos per a aplicacions de full de càlcul, presentació i processament de textos.

Pel que fa a les oficines corporatives, un gestor de productes per a un rival que seria rival (Lotus SmartSuite, ara ja feia temps) em va dir, competir amb Office no era com intentar competir amb copiadores Xerox o Konica Minolta. Era com intentar competir amb paper de copiadora.

Les metàfores no són exactes, però. Si bé no hi ha substituts del paper d’aire o fotocopiadora, els treballadors d’oficines domèstiques poden triar entre diverses alternatives a Office, amb funcions prou enginyoses com per merèixer la mirada o mantenir Microsoft als peus. Els estudiaré, centrant-me en Windows més que en aplicacions de Mac o de mà, en una sèrie de quatre parts que s'executaran les altres setmanes en aquest espai. Però començaré avui amb el monstre de Microsoft, concretament, amb la confusa veritat que hi ha més maneres d’aconseguir Office que hi ha llocs web per reservar una habitació d’hotel.

Lloguer d’oficines

Podeu comprar Office 2016 com la majoria de nosaltres utilitzàvem per comprar la majoria del nostre programari: com a compra única instal·leu en un ordinador i rebrà assistència i correccions d’errors, però no actualitzacions a futures versions. Deseu 149, 99 dòlars per Office Home & Student 2016 i obteniu Excel, PowerPoint, Word i el programa de recollida i cerca de contingut de forma gratuïta OneNote i recopilació de continguts. Office Home & Business 2016 (229, 99 dòlars) afegeix el gestor de correu electrònic, calendari i contactes d'Outlook, mentre que Office Professional 2016 (399, 99 dòlars) llança les aplicacions de bases de dades de publicació d'escriptori i Access Database.

Tot i això, la manera preferida actual d’obtenir les aplicacions d’Office 2016 és a través d’un servei de subscripció anomenat Office 365, que promet que sempre tindreu les actualitzacions i funcions més recents, més espai d’emmagatzematge als servidors de Microsoft i una llicència per a les versions d’Office de mà, com Office Mobile. per a subscriptors d'Office 365 Office 365 Personal (6, 99 dòlars mensuals o 69, 99 dòlars anuals) combina llicències per a un PC o Mac, una tauleta i un telèfon amb 1 TB d’emmagatzematge en núvol de Microsoft OneDrive.

La web també és on Microsoft ha conegut la seva competència més dura amb la franquícia d'Office en l'última dècada, des d'altres usuaris que adopten el model de desplegament de programari de subscripció basat en navegador. A l'espai de productivitat, dos grans noms que pateixen els mals de cap de Microsoft són G Suite de Google i Zoho Docs.

L’elecció més popular per als usuaris que tinguin un ordinador portàtil i un escriptori, o un col·legi d’oficina domèstica o dos, és Microsoft Office 365 Home, que augmenta l’anterior fins a cinc ordinadors o Mac, cinc tauletes, cinc telèfons i 1 TB d’emmagatzematge. per usuari. Les dues versions també us ofereixen accés a les aplicacions gratuïtes i basades en navegador d'Office Online si heu de fer algunes modificacions ràpides des d'un altre sistema.

Oficialment, si teniu una empresa petita i petita mida (SMB) amb diversos empleats, el producte per a vostès és Office 365 Business (8, 25 dòlars per usuari al mes). O, si no està satisfet amb el correu electrònic del seu proveïdor de serveis d’internet o d’amfitrió web, haureu d’escollir Office 365 Business Premium, que afegeix correu electrònic amb una bústia de correu de 50 GB i suport de videoconferència HD per 12, 50 dòlars per usuari al mes. Però, sempre que estiguis a una oficina domèstica en lloc d’un edifici d’oficines, aprofitaria el valor superior d’Office 365 Home.

Comparteix i comparteix un lot

Així que, amb totes aquestes opcions fora de termini, què ofereix Office? Dues coses: algunes aplicacions d’última generació, aplicacions profundament potents i algunes capacitats impressionants per a la col·laboració d’equips. És possible que aquest últim no sigui una prioritat per als treballadors d’oficines a casa, però és un bon exemple del plantejament de múltiple opció de Microsoft: podeu compartir un fitxer o una carpeta amb drets de només lectura o editar per correu electrònic o un enllaç retallat i enganxat. des de OneDrive, mitjançant un enllaç generat per un missatge d'Outlook o configurar l'edició de diversos usuaris amb el seguiment de versions. Fins i tot podeu xatejar àudio o vídeo d’Skype entre col·laboradors d’Office. El civil OneDrive es converteix en OneDrive per als negocis de comptes empresarials, que es converteix en el SharePoint preparat per a empreses.

L’edició amb una persona mitjançant Office Online i una altra amb Desktop Office va resultar dolorosa. I, en un moment donat, em vaig quedar impacitat quan, després de demanar-me que iniciés el procés de compartició desant un fitxer local a OneDrive, Word va sortir del tot. Però Microsoft ha clarament fet del treball en equip una prioritat màxima.

Publicat per cercar informació dins i sobre Office. Una característica de cerca intel·ligent basada en Bing apareix definicions de paraules i frases a la Viquipèdia i, mentre que la línia "Digues-me què voleu fer" a sobre de la cinta d'interfície d'usuari (UI) suggereix les funcions del programa mentre escriviu les consultes (tot i que aquesta última no és no és psíquic; l'he trobat amb "posar una caixa al voltant d'un paràgraf" quan hauria d'haver escrit "posar una vora").

Aplicacions All-Star

Pel que fa als components de la suite, van des d’invalorables campions indiscutibles de les seves categories fins a aplicacions sobre les quals pocs usuaris realment els importen. Access i Publisher entren en aquesta darrera categoria i no només perquè no estan disponibles per a Mac.

Tinc un punt suau per al programa de disseny de pàgines de Microsoft, que ha canviat poc des d'Office 2010, perquè és relativament fàcil d'utilitzar i vaig confiar en ella per crear butlletins. Però els professionals actuals ho ignoren a favor del molt més hàbil Adobe InDesign i QuarkXPress. L’accés segueix sent una forma potent i poc intuïtiva de crear aplicacions relacionades amb bases de dades relacionals pesades (no estic segur que existeixi una manera intuïtiva de crear aplicacions relacionals de bases de dades.)

Les dues eines freeware són un pas més alt per l'escala de conveniència. Sway és un creador de pàgines web senzill, de presentació que us permet organitzar fitxers, imatges, enllaços, suports i text. També té un botó Remix, que reordena artísticament els objectes en un quadre de història desplaçable o pas a pas emmagatzemat al núvol.

OneNote proporciona quaderns d’ús agradable en equip dividits en seccions que contenen fragments mecanografiats (o gravats per tauletes, gravats en àudio o en vídeo o amb retalls web). Com el seu arxivist Evernote, és útil prendre notes durant una classe o els minuts d’una reunió o simplement organitzar els vostres objectes de tasca i pensaments aleatoris. Els usuaris de Windows 10, tanmateix, quedaran confusos en trobar dues versions de l’aplicació als seus sistemes, batejats amb el nom OneNote 2016 i només OneNote. El primer té més característiques; aquest últim guanya novetats cada mes; l’encavalcament està desconcertant.

Això deixa els tres grans o tres i mig comptant d'Outlook, que segueix sent una forma forta de correu electrònic, tasques, contactes i gestor de calendari intermedi, encara que la nova llista de fitxers usats recentment apareix quan feu clic per afegir un fitxer adjunt. PowerPoint possiblement segueix el Keynote d'Apple per mig pas de la carrera per fer les presentacions de diapositives més curioses, però no deixa de ser un centre de presentació. Conté moltes maneres d’organitzar les diapositives i notes, aplicar transicions i animacions i afegir gràfics, imatges o multimèdia. També és sorprenentment fàcil d’utilitzar.

De la mateixa manera, Corel WordPerfect insisteix que el seu programa preferit és Word 2016 per al control ultra-precís del format i d'alguns tipus de documents especialitzats, com ara les reclamacions legals. Però el processador de textos de Microsoft és un estàndard de gran potència; brilla utilitzant estils i temes per a una formatació ràpida i coherent de text i per manejar notes i referències a la nota de pàgina (en una opció d’APA, Chicago, MLA i altres estils). L'únic problema a mi és que algunes funcions són inevitablement enterrades en diversos menús (el menú Opcions de fitxer és particularment enciclopèdic) malgrat la cinta de la interfície i els seus consells.

Finalment, hi ha Excel, l’aplicació més dominant d’una suite dominant, que és simplement l’únic full de càlcul que importa. Els seus gràfics són molt bonics i útils, com ara les noves previsions visuals que projecten el futur en funció de dades o especialitats existents, com ara el sol de sol o els gràfics Pareto. Els seus quadres de diàleg us guien a través d’operacions de forma única, com la creació de taules dinàmiques, mentre que un arsenal de complements, complements i analítiques de negocis i taulers de comandament s’enllacen amb tot, des de Google Analytics fins a MailChimp.

Tant si l’anomeneu Office 365 com Office 2016, la suite de Microsoft posa un exemple formidable per a altres solucions de productivitat. És difícil no anomenar-ne els primers 100 dòlars que haurien d’incloure el pressupost anual de l’oficina domèstica, però veurem com s’apleguen algunes alternatives a la resta d’aquesta sèrie.