Com evitar 5 errors habituals de gestió d’idees

La gestió d’idees pot ser útil en diversos contextos empresarials. Les eines poden utilitzar mapes mentals per organitzar pensaments i tasques, ajudar a donar sentit visual a dades complexes i utilitzar la gestió del coneixement social per ajudar a combatre la capacitat de treball dels empleats i executius i fomentar la creativitat. Tot i que el nostre avaluador el va posar en contacte amb el millor software de gestió d’idees actualment existent al mercat, la tecnologia té molt camí per recórrer.

El programari de gestió d’idees encara és limitat en diverses maneres. Front & Main Honey us ofereix una interfície intuïtiva i fàcil d’utilitzar sense una funcionalitat molt més profunda; XMind és capaç i portàtil, però té maneres d’utilitzar; fins i tot Mindomo, que inclou tant les capacitats de mapeig social com mental, és el que el nostre crític va anomenar "el producte menys defectuós del grup". La gestió de les idees és un concepte tècnic ambiciós, per la qual cosa l'execució ha estat prou previsible, ja que els proveïdors de programari elaboren els kinks. Mentrestant, l’usuari de la empresa és a l’usuari del negoci per evitar els errors comuns i les trampes de productivitat. Aquí hi ha cinc obstacles especials a evitar.

1. Mantingui la màxima seguretat de la seguretat

La majoria de les plataformes de gestió d’idees basades en núvols aborden la seguretat de manera obsequiada amb protocols d’inici de sessió al consumidor que s’executen i, de vegades, la capacitat de protegir amb contrasenya documents o fitxers específics; L'autenticació de dos factors és un producte sòlid potser depenent de la solució. Queda molt lluny de la seguretat de nivell empresarial, sobretot si es tracta de capes de xifrat afegides per a les dades clau de l’empresa o d’una idea brillant que podria ser un valuós secret comercial de mans d’un competidor.

Per descomptat, no accepteu la seguretat per defecte en una plataforma de gestió d'idees sense fer la diligència deguda. Si no estàs còmode amb el nivell de seguretat que té el programari, hi ha algunes opcions. Treballeu amb el departament informàtic de la vostra empresa per decidir si és factible i la plataforma de gestió d’idees que heu triat és prou personalitzable amb les interfícies de programació d’aplicacions (API) per reforçar la seguretat integrada i afegir encriptació i autenticació més profunda. Tot i que sovint, no serà factible o seria massa molesta.

Una alternativa més manejable és exportar documents i dades claus, ja sigui un mapa mental especialment enginyós, un document d’intèrpret d’idees ràpides o valuoses dades de sondeig social amb respostes confidencials dels empleats, i en lloc de xifrar i emmagatzemar el fitxer en una solució d’emmagatzematge en núvol. No us oblideu d’eliminar les dades de la plataforma de gestió d’idees un cop exportades i una còpia de seguretat. Les solucions de gestió de documents de qualitat empresarial, com ara Zoho Docs Standard o Box (per a empreses), faran la feina o podeu buscar una solució d’emmagatzematge en núvol xifrada com CertainSafe per obtenir mesures de seguretat encara més paranoiques com MicroEncryption. Mantingueu les idees daurades sota pany i clau.

2. Agafeu la funcionalitat mòbil amb un gra de sal

Quan el nostre revisor va posar tots els productes de gestió de idees a la seva velocitat, es va trobar amb els bloquejos de carreteres quan es tractava de productivitat mòbil. Si bé la majoria del programari de gestió d’idees té aplicacions Android i iOS decents, no hi ha molta capacitat d’integració mòbil amb altres aplicacions ni la capacitat de sincronitzar dades i treballar fora de línia. Les aplicacions mòbils de gestió d’idees milloren amb cada actualització incremental, però si esteu continuant i us sorprenen amb una idea de negoci, cal fer un mapa, cobrir les vostres apostes.

Obriu l'aplicació Mindomo per a crear un mapa mental o Bloomfire per començar a elaborar una pregunta de pluja d'idees per al vostre personal. Només cal guardar el treball en una nota o document en una altra aplicació. Aleshores, quan us trobeu amb un problema de format, un error de sincronització o una fallada desa de l'aplicació per a mòbils de gestió d'idees, lluny d'una certesa, però un risc que val la pena mitigar amb certesa, no us deixeu assegut al metro amb una idea fantàstica. lluny i res concret per mostrar-ho.

3. Tingueu cura amb la integració d’aplicacions

Una de les limitacions actuals amb el programari de gestió d’idees és la manca de documentació clara o, encara millor, integracions preconstruïdes amb altres programes d’empresa populars on les idees formades a la plataforma s’arrelaran i es convertiran en projectes i iniciatives reals. Bloomfire s’integra amb Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition per a la gestió de relacions amb els clients (CRM), però la majoria de les plataformes de primera línia social no integren de forma nativa plataformes de gestió CRM o recursos humans (RR), ni tan sols amb una empresa interna Wiki on hi ha molta. inevitablement s’acabarien les dades de la votació.

El mateix passa amb les plataformes centrades en mapes mentals, on la integració amb una eina de visualització de dades per a una representació conceptual més convincent seria útil per mirar les idees mapeades d’una altra manera. Dit això, fins i tot per a un codificador capaç, no és exactament recomanable intentar crear una integració sense un kit de desenvolupament de programari de codi obert (SDK) i instruccions o documentació clares per integrar una altra plataforma. La vostra millor opció és, una vegada més, una exportació i importació manual de dades des de la vostra plataforma de gestió d’idees a l’aplicació empresarial que necessiteu. Feu un seguiment dels fluxos de treball manuals: quines dades cal exportar i importar i qui és el responsable: en una eina com Asana per mantenir-ho tot recte.

4. No intenteu adaptar la gestió de projectes

La gestió d’idees i els mapes mentals poden ser una manera excel·lent de disminuir la gestió de projectes delegant tasques i organitzant pensaments mitjançant visuals interactius i una drecera de símbols útils. El perill no consisteix en utilitzar la gestió d’idees per executar millor la gestió de projectes, sinó en utilitzar una plataforma de gestió de projectes per a alguna cosa que no està feta per fer. Si un departament d’informàtica ja inverteix en un sistema de gestió de projectes o de col·laboració, el camí que resulta eficaç és afegir aquesta tecnologia a la gestió d’idees també.

En aquest cas, acabareu amb una confusió de fragments de projectes polivalents, sales de xat o canals que generen sorolls inintel·ligibles en forma de comentaris a la part superior dels comentaris sense organització conceptual. Les empreses acabaran amb una altra bústia de correu electrònic on la sobrecàrrega d'idees sense estructura acaba amb massa enterrats a la pila. El programari de gestió d’idees no és tan madur en general des d’una perspectiva de funcions com una eina de gestió de projectes o de col·laboració, però fa el que està dissenyat per fer-ho: proporciona el camí de la menor resistència a disminuir la idea i reduir-la i gestionar la superposició. bombolles de pensament de tots els usuaris que hi participen.

5. La idea no és suficient, fes alguna cosa amb ella

A nivell estètic, la gestió de les idees és atractiva perquè té una aparença fresca. Plataformes com Mindomo i Bloomfire són ideals convincents i aporten idees en mapes mentals de disseny intel·ligent i gràfics de resposta social interactius interactius, respectivament. El perill que suposa aquest tipus de plataformes és mirar les seves visualitzacions elegants i pensar que la feina està feta.

Aquest mapa mental i els resultats de les enquestes no signifiquen res si aquesta visió no es recopila i es transforma amb una finalitat comercial més elevada. De les cinc plataformes que hem revisat, només Bloomfire té analítiques integrades, però totes, excepte Front & Main Honey, s’integren directament amb Microsoft Office 365. Per tant, si exporteu les dades a un CRM, a la gestió de projectes o a l’aplicació de business intelligence. o bé, enviant-lo directament a Office 365 per elaborar una estratègia al voltant d'una idea, finalitzeu el treball. La reunió d’idees és una part crítica per innovar orgànicament qualsevol aspecte del vostre negoci, però només és la primera part.