Com comprar un servei de videoconferència

La vostra empresa ha decidit traslladar algunes de les seves comunicacions a vídeo. Heu sentit parlar de grans jugadors com ClickMeeting, RingCentral, Skype i Vonage, però realment no coneixeu la diferència entre ells. També heu sentit a parlar d’eines enfocades al consumidor, com ara Facetime i Google Hangouts, però realment no esteu segurs que siguin adequades per a l’ús empresarial.

En el nostre cercle de les millors solucions de videoconferència, desglossem les diferències entre les eines més importants del mercat amb una comparació funció per característica. Tot i que aquest resguard pot ser útil per a compradors que entenen què fan aquestes funcions i com poden beneficiar el seu negoci, pot ser massa avançat per a equips que acaben d’iniciar el procés de compra de solucions de videoconferència.

Per ajudar-nos, vam parlar amb Brian Gilman, vicepresident de màrqueting de productes de Vonage, sobre quins factors han de considerar els principiants a l’hora d’escollir una solució de videoconferència. Es va discutir tot, des de la compartició de contingut i la qualitat de les trucades fins a analítiques de fons. Amb el coneixement que us proporcionem, haureu de poder dirigir-vos al nostre millor servei de solució de videoconferència amb una millor idea del que necessiteu i que el venedor us el pot oferir.

1 UC o Videoconferència

La videoconferència proporciona als usuaris moltes funcions i opcions diferents. Tanmateix, en el seu nucli fonamental, la videoconferència és simplement una manera per a un usuari de comunicar-se i retrocedir amb un altre usuari mitjançant un flux de vídeo en directe. Les solucions més avançades permeten coses com ara transmissions de vídeo d'un a molts, la compartició de pantalla i fins i tot la funcionalitat de transmissió web que poden interrogar els membres de l'audiència i recopilar dades dels espectadors (però ens avançem).

Les comunicacions unificades (UC) fan videoconferència i l’afegeixen a un conjunt més gran d’eines de comunicació. Podreu enviar missatges de xat i de text als companys de feina. Podreu crear fluxos de treball de gestió de projectes. Podreu crear documents i executar edicions simultànies tal com ho faríeu amb una plataforma com Google Drive.

Potser l’aspecte més important d’una plataforma UC és la seva capacitat d’integrar-se amb solucions de tercers per ajudar-vos a obtenir i exportar millor dades d’eina a eina. Per exemple, si heu de trucar a un client i voleu accedir als seus registres per millorar les vostres comunicacions, aleshores la integració entre el vostre compte Salesforce i la vostra eina UC us ho farà molt fàcil. Des del tauler de Salesforce, podreu iniciar la trucada, veure l’historial d’interaccions del client i afegir notes sobre el que s’ha dit durant la trucada.

"Tenir una plataforma unificada és clarament una cosa que seria d'interès", va dir Gilman. "Una plataforma singular de mobilitat, col·laboració i veu és alguna cosa que la majoria de les empreses busquen avui."

Gilman adverteix que la creació d'una plataforma de comunicacions mitjançant venedors individuals seria prohibit en costos. A més, les dades poden no transferir-se del sistema al sistema tan fàcilment com en una plataforma d'un sol venedor. A més, si es trenca alguna cosa, haureu de determinar la raó parlant amb diverses representacions de suport de diverses empreses, cosa que sembla un malson.



2 Facilitat d’ús

Totes les formes de programari empresarial tenen un ventall d’ús. Algunes eines de màrqueting de correu electrònic estan tan ben dissenyades que semblen com si algú pugui despertar-se i convertir-se en venedor de correu electrònic sense tenir cap formació formal. Altres eines són tan complicades i tècniques que fins i tot els venedors més avançats es troben amb el botó d'assistència.

La videoconferència no és diferent. Algunes eines ofereixen interfícies d’usuari netes i intuïtives (UI) que us permeten fer clic al nom d’una persona i iniciar una trucada directament. Alguns us permeten programar reunions amb antelació fent clic al calendari d’un company i escrivint el vostre nom. Hi ha eines que us permeten crear una sala de conferències virtual, enviar un enllaç i convidar a centenars o milers de persones a aquesta sala sense cap requisit previ per a cap dels vostres convidats. Aquests són els tipus de solucions que voldreu tenir en compte a l’hora de realitzar la vostra compra.

"La videoconferència fa molt de temps que té molts matisos perquè avui dia s'utilitzen molts protocols diferents", va dir Gilman. "Afegiu els reptes de les plataformes antigues, amb tercers fora del lloc… aquest és el repte des de fa anys. La capacitat d’enviar un enllaç a una plataforma de tercers i rebre una trucada tan fàcil com una trucada és bàsica per a l’èxit. "

Bàsicament, si obriu el vostre programari de videoconferència i sentiu com si haguéssiu obtingut un títol d’enginyeria, probablement esteu treballant amb l’eina incorrecta.



3 Col·laboració i compartició

Fins i tot si opteu per no comprar una plataforma UC, encara podeu desitjar una eina de videoconferència que pugui dur a terme el compartir informació bàsica de documents i pantalles. Aquestes funcions permeten als usuaris enviar fitxers a qualsevol de la sala de conferències o aparèixer un document d’un lloc web a la pantalla per demostrar-lo.

"La necessitat de col·laboració i intercanvi de continguts és important", va dir Gilman. “Per tenir lloc una reunió efectiva, compartir contingut és gairebé tan important com veure cara a cara. Pot ser tan senzill com compartir documents perquè els usuaris puguin compartir el que treballen en temps real. Aquest és un component crític per a qualsevol entorn de col·laboració. "

Tenir aquestes funcions també us permet utilitzar la vostra eina de videoconferència de maneres que no us havíeu imaginat prèviament. Tothom pensa en videoconferència per a reunions d’equip, però, què passa amb reunions de clients, trucades de compradors potencials o trucades de socis? "Quan comenceu a plantejar-vos com el vídeo pot transformar la forma en què les empreses poden fer negocis, és quan l'adopció es fa molt més àmplia", va dir Gilman.



4 Eines comercials i de consum

Si esteu convençuts que només utilitzareu eines de videoconferència per a comunicacions d’un en un, potser també us heu enganyat a pensar que una aplicació orientada al consumidor serà suficient per aconseguir la feina. En alguns casos, és possible que encertis. Tot i així, tingueu en compte que no totes les trucades es realitzaran des dels límits d’una oficina que subministra Ethernet d’alta velocitat. De fet, la majoria de les vostres trucades es realitzaran probablement en ordinadors portàtils i tauletes mitjançant connexions Wi-Fi (algunes de les quals es troben en vehicles en moviment).

Aquí és on la vostra aplicació de consumidor estàndard no proporciona el valor d'una eina de videoconferència de vídeo de qualitat empresarial. "Aquestes aplicacions de consum són excel·lents, però teniu problemes de qualitat", va dir Gilman. "No són prou estables per gestionar la fiabilitat i la resiliència si parleu amb un client. Consulteu determinades plataformes de consum si teniu un client mòbil al cotxe; la vostra solució de videoconferència ha d'estar preparada per gestionar un denominador menys comú que probablement sigui un dispositiu mòbil. La capacitat de controlar la pèrdua de paquets sense vídeo i degradació de la veu és important ”.

"La tecnologia que funciona amb plataformes ha millorat molt millor. I quan combinem això amb la qualitat de la xarxa que podem oferir, tenim la xarxa resolta ", va dir Gilman. "La possibilitat de compartir una exploració CAT a través de vídeo hauria estat ridible fa tres o quatre anys. Ara podeu veure la exploració CAT més detallada. "



5 Administració de fons

Com que escolliu el sistema, per què no trieu un que us permeti controlar tot? Les eines de vídeo empresarials us ofereixen accés a funcions com ara l'enregistrament de trucades d'un sol clic, estadístiques que us indiquen qui fa la majoria de trucades, quant temps es manté en trucades, quan la gent deixa de trucar i molt més. També podeu controlar qui té permisos administratius per gravar la seva pròpia trucada, qui pot activar o transferir trucades a altres usuaris i qui pot examinar la qualitat de les trucades per assegurar-se que el sistema estigui distribuint imatges clares.

"Els administradors sofisticats voldran saber com va ser la pèrdua de paquets", va dir Gilman. “Va ser al final? Si era local, haureu de mirar la xarxa. "