Organitzeu-vos: com capturar dades importants amb aplicacions d'escaneig i ocr

Una aplicació d’escaneig amb reconeixement òptic de caràcters (OCR) és indispensable per organitzar-se. Les millors aplicacions d’escaneig us ajuden a capturar tot tipus d’informació, com ara diapositives de presentació d’una reunió, notes de pissarra, targetes de visita, per no parlar de documents importants. També són útils per a altres usos, tot, des de la digitalització de les receptes de paper fins a les garanties d’estalvi.

Fa uns anys, vaig haver d’obtenir un nou passaport i el mateix dia deixar-lo per obtenir un visat. Just després de recollir el passaport, vaig pensar: "Probablement hauria de tenir una còpia d'aquest abans de lliurar-lo". Vaig treure el telèfon i el vaig escanejar. El visat va trigar més de dues setmanes i, mentrestant, necessitava els detalls del meu passaport per a un munt de paperassa. Bona cosa vaig tenir una còpia llegible.

Com funcionen les aplicacions d'escaneig?

Si utilitzeu una aplicació d'exploració per a mòbils, no és molt diferent que fer una fotografia. En un marc ideal, reproduïu el document de forma plana en un fons contrastat i assenyaleu la càmera del telèfon.

A continuació, l’aplicació d’exploració us guia a través del procés. Normalment us indica que alineeu les vores del document amb les marques de retall a la pantalla del telèfon. Mantingueu constant com podeu, però no patiu. L’aplicació s’ajusta per a moviments lleus. La exploració triga un segon o dos. Quan s'acabi, generalment veieu una vista prèvia del document. L'aplicació sol preguntar-vos si voleu afegir més pàgines o iniciar una nova exploració.

Potser esteu pensant que podríeu ometre una aplicació d'exploració i, en canvi, fer-vos una foto de qualsevol paper que voleu desar digitalment. Podríeu, però hi ha dos inconvenients. Primer, és probable que una imatge sigui tan clara com una exploració, de manera que corre el risc de no tenir text llegible. En segon lloc, no podeu cercar el text, cosa que podria fer molt difícil trobar el que necessiteu més endavant.

Què heu d’escanejar amb una aplicació d’exploració?

Vegem exemples de com podeu utilitzar una aplicació d’exploració per mantenir-vos organitzada. Després d’això, t’explicaré quines funcions heu de buscar a les millors aplicacions d’exploració i anomeneu algunes aplicacions que les tinguin.

Targetes de visita

La propera vegada que algú us doni una targeta de visita, utilitzeu una aplicació d'exploració per capturar la informació de contacte d'aquesta persona i, a continuació, devolució de la targeta. Mostrareu el fàcil que és ser sense paper, mentre que també recopileu les seves dades en format digital, de manera que no haureu d'escriure res més endavant. Algunes aplicacions d’escaneig poden detectar targetes de visita i crear una entrada nova a l’aplicació de contacte. Altres busquen LinkedIn per suggerir connectar-hi.

Pissarres i Materials de presentació

A les reunions, la majoria volem donar tota l’atenció a cada orador. És difícil fer-ho si fem una visita a la presentació o a la pissarra, amb l’esperança de no perdre’ns un detall important. Una gran solució és escanejar ràpidament les diapositives o altres materials, ja que semblen, sabent que després podreu mirar-les amb més detall.

Documents per correu electrònic o per fer còpies de seguretat

Tot i que moltes persones i organitzacions estan encantades d’enviar-vos documents digitals, encara hi ha un munt de casos quan trobem paper. Suposem que el banc us ofereix un document paper important per signar, però voleu que el vostre advocat el revisi primer. És un bon moment per utilitzar la vostra aplicació d’exploració. Escanegeu unes quantes pàgines perquè pugueu enviar-les per correu electrònic. Algunes aplicacions d'escaneig inclouen una eina que també les podeu signar digitalment.

Altres documents importants que podeu cercar i fer còpies de seguretat inclouen registres de vacunació, documents fiscals i certificats legals (naixement, matrimoni, immigració, etc.).

Què heu de buscar en una aplicació d'exploració

Les millors aplicacions d’exploració capturen els vostres documents de manera clara, fan que el text pugui cercar i us ajudarà a guardar els fitxers acabats als llocs adequats. Aquí hi ha què buscar:

Detecció automàtica de vores

Una excel·lent aplicació d'escaneig i OCR troba automàticament les vores dels documents de forma automàtica. Quan apunteu la càmera al paper, les marques de retall que veieu a la pantalla haurien de cercar per si mateixes la vora del document i ajustar-les a diferents dimensions. Així doncs, tant si busqueu un full de paper A4 com una targeta de visita, l’aplicació es calcula automàticament.

Desa i exporta les opcions

Les millors aplicacions d’exploració us ofereixen opcions per guardar o exportar els vostres textos recentment escanejats, com ara Google Drive, Dropbox o un altre servei d’emmagatzematge. No voleu una aplicació que us obligui a guardar els documents en un lloc nou.

OCR

He esmentat OCR a la part superior d’aquest article. Quan teniu OCR, totes les paraules que escanegeu es converteixen en text. També podeu copiar i enganxar el text o editar-lo. Diguem que escanegeu una recepta i vegeu que té un error tipogràfic. Amb una bona exploració i una aplicació OCR, hauríeu de poder arreglar el tipus de resposta. Algunes aplicacions poden convertir el text final a un format de processament de text familiar, com.docx. D’altres us permeten canviar el text a l’aplicació sense haver d’obrir primer el document en un processador de textos.

OCR també us permet cercar el text dels documents. Això vol dir que si voleu trobar els vostres registres d’immunització, podríeu intentar buscar el nom del vostre metge per trobar l’arxiu. No heu de recordar el que heu anomenat al fitxer. Si utilitzeu moltes cerques per trobar fitxers, segurament necessiteu OCR.

Funcionalitat de cerca

Potser no esteu super organitzats a l’hora d’exportar i desar els fitxers a un altre lloc. En aquest cas, voldríeu buscar el contingut de l'aplicació d'exploració per a qualsevol cosa que vau escanejar i que ara necessiteu. Una gran aplicació d’exploració tindrà la seva pròpia funcionalitat de cerca.

Suport múltiple

Les aplicacions d’exploració realment bones poden escanejar diverses pàgines consecutivament. Aleshores, haurien de reunir totes les pàgines en un sol PDF amb facilitat. Les aplicacions d’exploració més altes també són correctes per a la distorsió de la pàgina, com per exemple, quan escanegeu pàgines d’un llibre i no s’aconsegueix que s’aconsegueixin.

Preu

Moltes de les millors aplicacions d'escaneig i OCR tenen un servei de servei gratuït i un nivell de pagament premium. De vegades, l'OCR es considera una característica premium. El preu de les aplicacions d’exploració i OCR és una mica més. Durant un temps, podríeu esperar pagar entre 4 i 7 dòlars per una aplicació decent. Ara, els honoraris únics són deu vegades superiors. Si bé les tarifes de subscripció són més raonables, algunes persones només necessiten una aplicació d’exploració algunes vegades a l’any.

Les millors aplicacions d'escaneig

Ara que enteneu què poden fer les aplicacions d’exploració i per què en podríeu desitjar, en presentem alguns dels millors que podeu trobar. M’he centrat en aplicacions que ofereixen exploració i OCR i fan que el vostre text sigui editable. Hi ha un munt d'aplicacions que simplement fan exploració. Evernote Scannable i l'aplicació Dropbox per a mòbils en són dos exemples. Però no us donen un text final que podeu copiar, enganxar o editar. Aquestes aplicacions sí.

Independentment de quina aplicació trieu, trobareu que tenir una aplicació d’exploració a mà en la qual confieu us ajuda a digitalitzar els vostres documents i a mantenir-vos organitzat.

ABBYY FineScanner

Gratuït; Pro per 4, 99 dòlars mensuals, 19, 99 dòlars anuals o una tarifa única de 59, 99 dòlars anuals

ABBYY FineScanner és possiblement el millor i més capaç escàner i aplicació OCR per a dispositius mòbils. Exporta fitxers a diversos formats, us permet guardar fitxers a la majoria dels serveis d’emmagatzematge principals, i fins i tot s’executa OCR en més de 40 idiomes. Necessiteu un compte Premium per obtenir OCR, que costa 4, 99 dòlars al mes, 19, 99 dòlars anuals o 59, 99 dòlars per una tarifa única.

Disponible a Android i iOS

Objectiu de Microsoft Office

Gratuït

Microsoft Office Lens és una de les poques aplicacions d'escaneig completament gratuïtes. És lleugerament més lent i desagradable que altres aplicacions amb detecció i retallada de punta, però es realitza la feina. L’app té modes especials per escanejar targetes de visita i pissarra. Per editar el text que escanegeu, heu d’exportar el text mitjançant Microsoft OneDrive i després obrir-lo Word.

Disponible a Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Gratuït; Pro per 4, 49 dòlars primer any, després 22, 49 dòlars per any; o 69, 99 dòlars un sol cop a iOS

Scanbot és una excel·lent aplicació de digitalització i OCR. Dit això, la companyia ha canviat recentment el seu model de preus passant d’una quota única de baix cost a una subscripció anual o una tarifa única més cara (69, 99 dòlars). A més, els preus són molt difícils de fer. En qualsevol cas, val la pena tenir en compte la versió Pro de Scanbot si necessiteu una aplicació d’exploració ràpida i precisa per a gairebé qualsevol tipus de document. Disposa d’unes bones eines de correcció i optimització del color, a més d’altres funcions d’escaneig, com ara un lector de codis QR i un escàner de codi de barres. També podeu utilitzar-lo per signar documents sense utilitzar res més que el dit i el telèfon o la tauleta.

Disponible en Android i iOS