Com protegir els vostres documents word microsoft

Heu escrit un document important o sensible a Microsoft Word. I voleu mantenir-lo privat o almenys segur. Potser voleu assegurar-vos que només vosaltres i algunes persones pugueu llegir-lo o editar-lo. Potser voleu restringir els tipus de modificacions que algú pot fer al document. Potser voleu assegurar als lectors del document que aquesta és la versió final. Podeu fer tot això i molt més si sabeu quines eines heu d’utilitzar en Word i com utilitzar-les.

L'última versió d'Office 365 de Microsoft Word ofereix diverses opcions per protegir el vostre document. Podeu configurar un document per obrir-se en mode de només lectura per evitar edicions accidentals. Podeu xifrar el document perquè ningú hi pugui accedir sense la contrasenya adequada. Podeu limitar el contingut que es pot editar dins d’un document i la manera com es pot editar. Podeu afegir una signatura digital per assegurar-vos que ningú no pot empinar amb el document. I podeu marcar un document com a final perquè la gent sàpiga que no s'ha canviat des que el vau guardar per última vegada.

Per a aquests trucs, utilitzo la versió més recent de l'Office 365 de Word. Les opcions que cobreixo aquí funcionen bàsicament a Word 2016, 2013 i 2010. Tot i això, la possibilitat de marcar un document com a final i fer-lo només de lectura són dues opcions separades a Word 365 i una única opció combinada a les altres versions. de Paraula.

Document de protecció

Per començar, obriu un document a Microsoft Word que voleu protegir. Feu clic al menú Fitxer i, a continuació, feu clic al botó per protegir el document. Al menú Protect Document, seleccioneu la primera opció per obrir sempre de només lectura .



Llegeix només

Guardeu el document i torneu-lo a obrir. La paraula parpelleja un missatge que l'autor voldria que l'obrís com a només de lectura, tret que hagis de fer canvis. Feu clic a Sí per obrir el document en mode de només lectura. Per descomptat, qualsevol pot dir que no i obrir el document en mode d’edició. L’objectiu és facilitar a la gent l’obertura del document com a només de lectura per mitigar les possibilitats de fer canvis no desitjats.



Xifra amb la contrasenya

Per desactivar l’opció de només lectura, obriu el document en mode d’edició. Feu clic al menú Fitxer i seleccioneu Protegir document. Al menú Protegir document, seleccioneu l’opció a Obre sempre de només lectura . Manteneu-vos a la mateixa pantalla i feu clic de nou al botó Protegir document. Aquesta vegada, seleccioneu l'opció Xifrar amb contrasenya .



Crea una contrassenya

A la finestra Encriptar document, creeu una contrasenya i feu clic a D'acord. Assegureu-vos d’utilitzar una contrasenya complexa però memorable. Si oblideu la contrasenya, Microsoft no ofereix cap manera de recuperar-la o restablir-la, cosa que significa que no podreu accedir al document. Torneu a escriure la contrasenya per confirmar-la. Feu clic a D'acord.

Restaureu i tanqueu el document. Torna a obrir-lo Escriviu la contrasenya per accedir al document. Feu clic a D'acord.



Elimineu la contrasenya

Per eliminar la contrasenya, feu clic al menú Fitxer i seleccioneu Protegir document. Feu clic a l'opció Xifrar amb la contrasenya . A la finestra Encriptar document, suprimiu els punts que obscureixen la vostra contrasenya. Feu clic a D'acord. Restaureu i tanqueu el document. La propera vegada que l’obriu, no se li demanarà cap contrasenya.



Restringiu l'edició

Feu clic al menú Fitxer i torneu al botó Protegir document. Seleccioneu l'opció Restringir l'edició .

A continuació, el document mostra un plafó d'edició restringida a la dreta per formatar i editar les restriccions. Aquí, podeu donar permís a les persones per llegir el document, i també seleccionar què poden editar i com.



Restriccions de format

Marqueu la casella Limitar el format a una selecció d’estils per evitar que les persones canvien la formatació del document mitjançant la funció d’estils de Word. Feu clic a l’enllaç per a configuració. A la finestra emergent de restriccions de format, es permeten tots els estils de manera predeterminada. Podeu mantenir com és, canviar-lo pel mínim recomanat o canviar-lo a Cap. Si no esteu segurs de quina opció voleu triar, seleccioneu-la per a Mínim recomanat.

També podeu comprovar qualsevol de les tres opcions de Formatat per permetre que la configuració automàtica de substitució de les restriccions, el bloqueig de la possibilitat de canviar temes o la possibilitat de canviar conjunts de QuickStyle. Si no esteu segurs, deixeu aquests tres paràmetres no marcats. Feu clic a D'acord per tancar la finestra Restriccions de format.



Edició de restriccions

A Edició de restriccions, marqueu la casella Permetre només aquest tipus d’edició al document. Feu clic al menú desplegable situat a sota. Ara podeu triar entre quatre opcions: els canvis rastrejats activen els canvis de seguiment per a qualsevol lector del vostre document i restringeixen tots els altres tipus d’edició; Comentaris permet als lectors inserir comentaris al document, però no fer cap altra modificació; L'emplenament de formularis permet als lectors omplir els formularis que heu creat, però no canviar aquests formularis; i Sense canvis (només de lectura) es posa el document en mode de només lectura de manera que no es poden fer canvis. Seleccioneu l’opció que vulgueu.



Excepcions

Si marqueu l’opció de comentaris o sense canvis (només de lectura), podeu crear excepcions perquè qualsevol pugui editar determinades parts del vostre document. A la secció Excepcions, marqueu la casella de Tots i seleccioneu qualsevol part del document que voleu que algú pugui editar.



Fer complir la protecció

Finalment, feu clic a l’opció de Sí, Comença a aplicar la protecció . Escriviu i torneu a escriure una contrasenya i feu clic a D'acord. Restaureu i tanqueu el document. Torna a obrir-lo Els controls d'edició de la cinta ja estan grisats. Feu clic a qualsevol secció del document que heu permès editar i els controls esdevindran accessibles.



Desactiva la protecció

Per desactivar la protecció, feu clic a la pestanya Revisió i feu clic a la icona per restringir l'edició. Feu clic al botó Aturar protecció que es troba a la part inferior del quadre de restricció d'edició. Escriviu la contrasenya i feu clic a D'acord. A continuació, desmarqueu les opcions de format i edició de les restriccions que apareixen a la part superior dreta.



Afegir una signatura digital

Feu clic al menú Fitxer i torneu al botó Protegir document. Seleccioneu l'opció per afegir una signatura digital . Això indica a les persones que han llegit el document que tu i ningú més ho has signat, cosa que indica que vas ser l’última persona que el has de revisar i guardar.



Certificat de signatura

Per crear una signatura digital, necessitareu un certificat de signatura. La primera vegada que feu això, Word parpelleja el missatge: "Per signar un document de Microsoft Office necessiteu una signatura digital, voleu obtenir-ne una de soci de Microsoft?" Feu clic a Sí. Apareixerà una pàgina de suport de Microsoft per ajudar-vos a trobar una identificació digital. Proveu els enllaços dels diferents proveïdors per obtenir una identificació digital. A continuació, feu clic a l’enllaç de la pàgina web per afegir o eliminar una signatura digital als fitxers d’Office. Desplaceu-vos cap avall per obtenir més informació sobre com podeu afegir una signatura digital.

Després d’haver tingut l’ID digital, torneu al botó Protegir document i feu clic de nou a l’opció per afegir una signatura digital . A la finestra de Sign, empleneu els camps necessaris i feu clic al botó Sign. Se us demana que confirmeu la signatura digital. Feu clic a D'acord.

El vostre document està ara signat digital i està de només lectura. Word explica que el document ha estat signat i marcat com a definitiu i que, si algú li impedeix, les signatures no són vàlides. Qualsevol usuari que obri el document veurà l'avís de la vostra signatura digital.



Marca com a final

Finalment, si no podeu o no voleu fer servir una signatura digital, podeu marcar el document com a definitiu. Feu clic al menú Fitxer i torneu al botó Protegir document. Seleccioneu l’opció de marcar com a final .

Un missatge emergent us indica: "Aquest document es marcarà com a definitiu i després es guardarà". Feu clic a D'acord. Un altre missatge apareix i us indica: "Aquest document s'ha marcat com a final per indicar que l'edició s'ha completat i que aquesta és la versió final del document. Quan un document està marcat com a definitiu, la propietat d'estat es defineix en 'Final' i escrivint, editen ordres i marques de prova estan desactivades. Podeu reconèixer que un document està marcat com a final quan la icona Marca com a final apareix a la barra d'estat. " Feu clic a D'acord.



Edita de totes maneres

Quan algú obre el document, apareix un missatge a la part superior: "MARCAT COM A FINAL. Un autor ha marcat aquest document com a final per descoratjar l'edició". També apareix el botó Edita de totes maneres. Si algú fa clic en aquest botó, encara pot editar i recuperar el document. Però el document us mostrarà com a autor i l’altra persona com qui l’ha modificat per última vegada. L’objectiu final aquí no és evitar que algú pugui editar el document, sinó dir als lectors que el document és definitiu i que haureu d’aparèixer com a autor i com a persona que l’ha modificat per última vegada.