Organitzeu-vos: com utilitzar els canvis de pista als documents de Google

Des del 2014, Google Docs ha permès a les persones fer un seguiment dels canvis mentre editen o col·laboren amb el treball amb altres persones. La possibilitat de fer el seguiment dels canvis us proporciona més poder d’edició de dues maneres. Primer, podeu editar el vostre propi treball sense haver de comprometre els vostres canvis, en cas que vosaltres o algú més vulgueu revisar-los. En segon lloc, podeu crear un document i compartir-lo amb altres persones, i poden suggerir canvis al fitxer, que podreu veure o acceptar, rebutjar o modificar més o més. Fa que el procés de col·laboració sigui més transparent i fàcil de gestionar.

Tot i que moltes persones es refereixen a aquesta funcionalitat com a Canvis de seguiment -això s’anomena a Microsoft Word i ja fa més temps que s’hi troba-, Google ho diu Suggerint. Funciona de manera similar a la característica de Microsoft Office. De fet, si importeu un Google Doc a Microsoft Word o viceversa, tots els canvis o suggeriments rastrejats es conserven i es poden veure.

A continuació, es mostra com fer servir Suggeriments a Google Docs.

Com habilitar el mode de suggeriment

Si escriviu i editeu en solitari o voleu suggerir canvis en el treball d'una altra persona, comenceu a activar el mode Suggeriment. A l'escriptori, busqueu a la cantonada superior dreta de la pantalla una icona de bolígraf i l'edició de paraules. Feu clic a ella i trieu Suggeriment. Als dispositius mòbils, busqueu el menú de configuració, on s’anomena Suggerir canvis. Activa-ho.

Un cop hàgiu activat Suggesting, les vostres noves edicions apareixen a la pàgina com a edicions més que com a text compromès. Per exemple, cada supressió apareix com a text amb un quadre de comandes. Les paraules que escriviu apareixen en un nou color (en aquest cas verd).

Per a cada canvi que suggeriu, Google Docs crea un petit quadre de resum al marge dret que mostra qui va suggerir el canvi i què és. Aquests quadres de resum també ofereixen a vosaltres ia altres editors el poder d'acceptar o rebutjar els canvis, que coparé amb més detall més endavant.

Com compartiu el vostre document

Si voleu rebre els canvis suggerits d'altres persones, primer heu de compartir el document i activar-ne l'edició. A la cantonada superior dreta de l'escriptori, feu clic al botó Comparteix blau. Al mòbil, l'opció està a la configuració de l'opció Comparteix i exporta. Podeu compartir el document només amb les persones que trieu o bé generant un enllaç que faci visible el document per a qualsevol persona amb aquest enllaç.

Aquí teniu la part més important: heu de donar un permís per editar als vostres col·laboradors. Seleccioneu Can edita entre l’opció aplicable.

Quan els col·laboradors rebin el document, haurien de comprovar que els suggereixen més que l'edició perquè tothom pugui veure els canvis. Quan els equips funcionin així amb freqüència, tothom estarà acostumat a veure les seves edicions a la pantalla i sabrà immediatament si no està habilitat Suggerir. Si la gent és nova al seguiment dels canvis, potser haureu de recordar-los.

Com utilitzar els comentaris

Una norma comuna d’edició (que tothom rompeu tot el temps) és no escriure mai al document quelcom que no voldríeu publicar. Per exemple, no poseu mai cap broma com a text de marcador de lloc i no escriviu mai cap comentari en línia. Les preguntes i els pensaments més llargs per a la discussió pertanyen a comentaris.

Per afegir un comentari, busqueu la icona a la barra d’eines que sembla un quadre de veu amb un signe més al centre. Alternativament, podeu ressaltar algun text i apareix un botó de comentari al marge dret. Feu-hi clic i podeu afegir el vostre comentari.

Els comentaris apareixen al marge dret al costat de tots els altres canvis seguits. Els col·laboradors poden respondre els comentaris, la qual cosa us permetrà tenir una discussió al document sobre els canvis que podeu fer.

Com acceptar, rebutjar i resoldre comentaris

Un cop tingueu tots els suggeriments, qui tingui la paraula final de l’obra pot llegir el document i acceptar o rebutjar els canvis.

Per als comentaris, teniu l'opció de "resoldre" cadascun. En resoldre un comentari, se suprimeix l'historial de converses de manera permanent i per a tothom, així que assegureu-vos que el problema s'ha resolt de veritat abans de prémer el botó.

Què veuen les altres persones?

Alguna cosa a tenir en compte a mesura que suggereixen canvis i fer comentaris sobre un document és el que veuen les altres persones si tenen accés al mateix fitxer. Per exemple, tret que hagin desactivat l'opció, l'autor o els autors originaris rebran una notificació per correu electrònic sobre tots els suggeriments que feu i els comentaris que afegiu en temps real. Això vol dir que, si algú suggereix una edició i després canvia d’opinió, l’autor encara veu el suggeriment original per correu electrònic. És una abominació.

Us recomano molt que desactiveu aquestes notificacions, sobretot si trobeu difícil el procés d’edició. En lloc de turmentar-vos amb el coneixement de cada petit pensament que travessa les ments dels vostres editors, aneu a Google Drive, feu clic a la icona de l’engranatge i trieu la configuració. A Notificacions, assegureu-vos que totes dues caselles no estan marcades.

Com utilitzar l’historial de versions

Una altra eina que no fa estrictament part de Suggerir, però és útil per a escriure i editar col·laboracions és l’Historial de versions.

Mireu a Fitxer> Historial de versions. Apareixen dues opcions: Nom de la versió actual i Vegeu l’historial de versions.

Podeu utilitzar el nom de la versió actual per guardar una còpia del fitxer abans d’obrir-lo a altres persones per a l’edició. D’aquesta manera, si alguna cosa va malament, com un col·laborador oblida activar Suggeriments, podreu tornar fàcilment i ràpidament al vostre esborrany anterior.

L’altra opció, Veure Historial de versions, us mostra les versions prèviament desades del fitxer etiquetat per data i hora. Podeu canviar els noms per alguna cosa més descriptiva si us ajuda. Mentre observeu les versions anteriors del fitxer, veieu canvis ressaltats amb un altre color. És una eina útil per tornar el rellotge quan potser acceptés o rebutjava els canvis i ara desitgés que no ho fes.

Com comparar documents

L’última eina que cal destacar és una nova anomenada Compare Documents. Es troba al menú Eines (Eines> Compara documents). Amb aquesta eina, podeu comparar dos documents per veure què hi ha de diferents. És útil trobar canvis que s’han afegit (intencionadament o d’una altra manera) al vostre document, ja sigui per part vostra o d’una altra persona. Aquesta vista també pot obtenir comentaris sobre els fitxers.

Si col·laboreu amb un grup de persones que no estan acostumats a l’edició de grups, sempre podeu desar un esborrany del vostre treball i comparar-lo amb la versió editada per assegurar-vos que no hi hagi cap tipus de canvis.

Més consells sobre Google Docs

Hi ha alguns altres consells que val la pena saber si feu servir Google Docs sovint. Per començar, assegureu-vos de saber com guardar Google Docs fora de línia. D’aquesta manera, les interrupcions d’internet i altres imprevistos no podran interrompre la vostra feina. També podeu xifrar documents de Google emmagatzemats a Drive, un altre consell útil. Assegureu-vos també d’explorar la nostra llista dels millors consells de Google Docs.